Um Sistema de Gerenciamento de Transporte, também chamado de TMS (sigla de Transportation Management System), é um software que contribui para o aumento da qualidade e da produtividade de todos os processos envolvidos na logística de distribuição de mercadorias. Para indústrias e e-commerces, o TMS embarcador promove uma melhor gestão das operações.
A solução permite que todos os controles sejam analisados de forma integrada, aprimorando os processos de entrega. Assim, o gestor poderá tomar decisões estratégicas para o negócio, baseadas em dados das áreas: financeira, comercial, operacional e logística. Isso simplifica a administração e aumenta a eficiência operacional, além de proporcionar um relacionamento entre embarcador e transportadora mais transparente.
Quer saber mais detalhes sobre o TMS embarcador e como essa solução pode impulsionar os resultados de sua empresa? Confira em nosso post!
O que é um TMS embarcador?
Hoje, o uso de tecnologia da informação (TI) é um diferencial importante para aumentar a competitividade das empresas e melhorar o seu desempenho. Sua adoção no setor de logística garante a redução de falhas e, consequentemente, proporciona vantagens perante a concorrência.
Nesse sentido, o TMS é uma ferramenta essencial. Trata-se de um sistema completo, que reúne todas as informações relacionadas aos processos de movimentação de mercadorias, contribuindo para que a gestão logística seja feita de forma mais inteligente.
A ferramenta é utilizada por diversos agentes, que atuam em conjunto na distribuição de mercadorias:
- embarcadores, como indústrias e e-commerces, que contratam os serviços de empresas transportadoras para o envio das mercadorias;
- transportadoras e operadores logísticos;
- empresas que possuem frota própria e precisam melhorar a gestão de todo o processo.
No caso dos embarcadores, o TMS contribui para que o gestor tenha controle de vários dados, como rotas de entrega, emissão de documentos, recolhimento de tributos, cobranças, entre outros. Com isso, é mais fácil identificar pontos de melhoria e desenvolver estratégias para aumentar a eficiência de todo o processo.
O controle contribui para o aumento da produtividade e também reduz custos para o embarcador, uma vez que é possível auditar os valores dos fretes, fazer uma gestão mais eficiente dos contratos e das tabelas de preços, acompanhar dados relativos à frota e evitar o retrabalho decorrente de informações equivocadas — especialmente, as relacionadas à emissão de documentos fiscais. Confira abaixo mais detalhadamente.
Quais são as funcionalidades do TMS embarcador?
O TMS embarcador beneficia os controles das diversas etapas e processos na entrega das mercadorias. Logo, com suas funcionalidades, é possível identificar cada fase do transporte e acompanhar inúmeras informações. Veja!
Simulações de preços
Uma das principais demandas dos embarcadores é efetivamente saber qual o valor a ser pago por um transporte, antecipadamente, para um determinado cliente, pedido ou rota. Desse modo, a resposta precisa ser assertiva e rápida, pois muitas vezes o fechamento de um negócio depende disso e o TMS Embarcador o faz com maestria, visto que mantém as tabelas de preço dos transportadores no sistema.
Controle e rastreamento das cargas
Problemas nas entregas podem inviabilizar o custo logístico e as operações. Assim, com essa plataforma, há um maior controle no rastreamento das mercadorias até chegarem ao consumidor final.
Desse modo, é possível acompanhar por meio de filtros e análises o andamento do processo. Inclusive, há como integrar esse sistema a outros, como ERP (Enterprise Resource Planning), e-commerce e SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor), o que facilitará:
- o monitoramento dos fretes em tempo real e de todas as transportadoras com quem trabalha;
- o aviso aos clientes quanto ao status das entregas via e-mail ou SMS;
- a permissão aos seus clientes finais para que acessem informações sobre a redução no prazo de entrega ou possíveis atrasos;
- a abertura de chamados no atendimento para solucionar as ocorrências de forma proativa;
- a notificação das transportadoras de pendências, falhas, falta de informação e outros;
- o acompanhamento da satisfação de clientes pelo NPS (Net Promoter Score);
- etc.
Monitoramento do desempenho das transportadoras
Todo gestor precisa acompanhar os indicadores de desempenho para o sucesso do seu negócio, observando os níveis de serviço de entrega dentro do prazo, avarias, extravios, erros de cobranças, custos dos fretes, entre outros que julgar importante. Com o software, ele tem dados completos, por meio de relatórios e gráficos que auxiliarão nas tomadas de decisões estratégicas.
Ademais, o sistema envia um aviso de recebimento dos clientes das mercadorias compradas, bem como se algo deu errado nas entregas, com imagens do endereço comprovando o problema. Esses dados podem ser emitidos via e-mail, aplicativo, EDI (Electronic Data Interchange) ou de outra forma para que o software importe e centralize as informações para gerenciamento.
Agendamento de entregas
O agendamento de entregas agiliza o processo de distribuição de carga, além de mostrar ao cliente as fases do trajeto, conforme foi definido pelo transportador dentro das prioridades para que chegue dentro do prazo.
Índices de problemas nas entregas
Com o TMS, é possível conseguir os números de devoluções e reentregas devido a atrasos, danos às mercadorias, remessa de produtos em desconformidade com o pedido e demais problemas. Isso é feito desde a emissão da ordem de coleta, da confirmação da transportadora e da situação da nota fiscal. Dessa maneira, é mais ágil gerenciar imprevistos e assegurar rapidez nas entregas.
Acompanhamento das tabelas de frete
Essa funcionalidade é relevante para que o embarcador obtenha uma melhor utilização do sistema de gestão de frete. Isso porque ela automatiza as cotações de fretes baseadas nas tabelas previamente cadastradas, mostrando qual transportadora oferece o melhor preço e prazo. Além de agilizar o processo de conferência das faturas de frete.
Gestão de contratação e auditoria
Uma vez que a empresa tem uma ferramenta de gestão, as contratações são mais precisas devido às análises dos fornecedores, que são mais profundas, considerando cotação, planejamento de embarque e desembarque até a entrega.
Outro benefício é agilizar o processo de auditoria de frete. O sistema acaba consolidando e cruzando informações, tais como: tabelas de preço, ocorrências, conhecimentos de transporte e faturas de frete, reduzindo praticamente a zero os erros cometidos por pagamentos indevidos.
Apoio a BIDs
O sistema fornece dados para a formação de Bidding Processes (BIDs) pontuais ou anuais. Existem duas informações importantes para isso: as tabelas de preço armazenadas no TMS e a definição de percentuais de reajuste para que possamos visualizar os impactos de aumento de preços de cada parceiro de transporte.
Gestão de ocorrências
Acompanhar as ocorrências de transporte é fundamental para que possamos monitorar as entregas das mercadorias. Isso também auxilia nas ações proativas quando surge algum empecilho na viagem que pode colocar em risco o relacionamento de clientes importantes. Na verdade, a gestão das ocorrências é relevante porque mantém um histórico da relação com cada transportador, evitando problemas de comunicação.
Custo de frete por produto
Tradicionalmente, os sistemas de gestão integrada (ERPs) não conseguem detalhar os custos de frete a nível de produto. Por outro lado, um bom sistema TMS permite que se tenha uma visão precisa dessa despesa, permitindo assim que se tomem decisões mais assertivas com relação às negociações comerciais.
Quais são os principais passos para implementar um TMS na empresa?
Ao implantar um TMS embarcador, é primordial que haja comprometimento da direção e da equipe, confiança no projeto, conhecimento das necessidades da empresa, preparo dos profissionais responsáveis pela implementação e cultura corporativa sedimentada.
Criação da equipe interna
É necessário contratar um especialista em logística, funcionários analistas que saibam lidar com o software e demais colaboradores de outros departamentos que ajudaram a escolher o sistema.
Criação de um cronograma
Desenvolver um cronograma com as etapas e prazos da implantação do projeto para que seja apresentado à diretoria, à gerência e aos líderes. Com isso, você trabalhará a conscientização da relevância do TMS embarcador para a empresa, verificará os ajustes a serem realizados e obterá os pareceres devidos.
Preparação do ambiente computacional para instalação
Se for usar uma infraestrutura própria para instalar o TMS, é necessário preparar os servidores, sistemas operacionais, redes etc. para receberem o conjunto de programas, banco de dados e sistemas complementares. Do contrário, caso contrate uma empresa terceirizada, considere os mecanismos e velocidade da internet, a segurança dos dados e integrações, tipo de suporte oferecido, entre outros.
Treinamento em cada processo
Um fator relevante é fazer de maneira detalhada os treinamentos dos funcionários em cada um dos processos, mostrando as etapas e campos que são obrigatórios, opcionais e quais são os cuidados que se deve ter com cada um deles. Inclusive, esclarecendo qual campo opcional precisa ser preenchido e em qual situação, de tal forma que os relatórios sejam mais aproveitados com as informações que forem essenciais.
Acompanhamento in loco
Para refinar o uso dos sistemas, é necessário avaliar cada fase, já que algumas podem carecer de ajustes ou modificações para se adaptar ao seu negócio, até mesmo para auxiliar os profissionais que estão se acostumando com a novidade a eliminar vícios internos. Isso proporciona uma padronização de trabalho.
Quais são as diferenças entre TMS embarcador e TMS transportador?
Na verdade, são dois modelos distintos de software, cada um deles adequado a um dos agentes logísticos. No caso do TMS transportador, a modalidade abrange praticamente todos os processos de uma transportadora: comerciais, financeiros, suprimentos e operacionais. Ele é praticamente um ERP especializado, adaptado para empresas de transporte.
Já o TMS embarcador foca especificamente na gestão dos processos relacionados ao transporte dentro do setor de logística das empresas embarcadoras. Está sempre associado à redução do custo de frete, do custo operacional da gestão do transporte e dos erros nas entregas, melhorando a qualidade de atendimento aos clientes. Com ele, o gestor consegue tomar decisões estratégicas com maior segurança, como a escolha de meios de transporte adequados para que a entrega atenda às necessidades do consumidor.
Uma das diferenças do TMS embarcador em relação à versão para o transportador é que a ferramenta controla detalhadamente as faturas de frete enviadas pelas transportadoras avaliando a qualidade das entregas das mercadorias de cada transportadora aos destinatários (clientes finais).
Confira para quem o TMS embarcador é recomendado
Como o próprio nome diz, a ferramenta é indicada para embarcadores, ou seja, indústrias que fabricam produtos que precisam ser entregues aos clientes, seja na modalidade B2B ou B2C, além de varejistas e e-commerces.
Entenda a importância de usar um TMS embarcador
Ao melhorar os processos de gestão, é possível identificar falhas e sugerir pontos de melhoria, contribuindo para o aumento de eficiência e de produtividade de sua empresa. Isso proporciona maior competitividade, além de reduzir despesas operacionais.
O TMS também garante que as mercadorias cheguem nos prazos previstos, sem avarias e de acordo com as características solicitadas pelo comprador (quantidade, peso, dimensão, entre outras), sua empresa conquista maior credibilidade, o que contribui para a fidelização dos clientes.
Quais são os principais benefícios do TMS embarcador?
Como você percebeu, existem várias vantagens associadas ao uso do TMS embarcador, melhorando a performance da sua empresa. Confira a seguir os principais benefícios!
Maior controle do processo de gestão de frete
O TMS gerencia grandes volumes de dados, como informações sobre a frota, documentações fiscais, monitoramento de cargas, custos e demais etapas relacionadas ao deslocamento das mercadorias nos diferentes elos da cadeia de suprimentos.
Cálculo automático do frete
Para fazer o cálculo do frete de maneira correta, vários aspectos precisam ser considerados, desde as características da mercadoria (peso, quantidade e volume, por exemplo) até o local de entrega, assim como os tributos incidentes na operação e o gerenciamento de riscos.
O cálculo desses dados deve ser feito com precisão para evitar perdas e, até mesmo, a desistência da compra por parte do cliente — o que pode acontecer se o valor estiver acima do correto. Com o TMS embarcador, é possível calcular todas as variáveis rapidamente, fornecendo uma informação confiável ao cliente, em tempo real.
Controle de despachos e rastreamento
A gestão de despachos permite automatizar ações como a geração de etiquetas de postagem e romaneio, entre outros recursos que tornam expedição de mercadorias mais ágil.
O TMS também faz o rastreamento das entregas, monitorando a localização da carga em tempo real, o que reduz problemas como perdas, além de melhorar o relacionamento com o cliente, que poderá ser informado sobre o status da entrega a cada etapa do processo.
Integração com o ERP
O sistema pode ser integrado a outras plataformas utilizadas pelo embarcador, como o ERP, conforme dito anteriormente. Assim, as informações do rastreamento, por exemplo, podem ser agregadas ao sistema, que encaminhará notificações aos clientes, embarcadores e transportadores sobre eventuais problemas e imprevistos na entrega.
Emissão de relatórios detalhados em tempo real
Todos os dados da operação, análises de resultados, falhas e outras informações referentes ao deslocamento das mercadorias podem ser consultados em tempo real, facilitando a tomada de decisões.
Além disso, as informações apontadas pelo TMS embarcador podem ser comparadas aos indicadores de desempenho, o que contribui para identificar processos que precisam de melhorias, aumentando a performance do negócio.
Quando contratar um TMS embarcador?
A resposta para essa questão é simples: o melhor momento é quando você perceber que a automação da gestão é fundamental para ter todos os dados da operação à mão, facilitando a tomada de decisões. Todavia, existem algumas dicas que apoiam à percepção da hora de investir num TMS, vejamos algumas:
- o custo de frete passa ser representativo (alto) para a empresa;
- o controle manual ou via planilhas não garante mais a acuracidade dos dados;
- uma pessoa alocada para fazer o processo de conferência/auditoria de frete, não dá mais conta;
- o volume de notas fiscais, CTEs e faturas aumentam diariamente;
- aumentam as reclamações de clientes quanto aos erros nas entregas;
- algumas faturas são pagas sem o respaldo dos CTEs;
- a área comercial pede informações sobre o custo de frete para determinadas situações e existe dificuldade de passar a informação;
- não se tem certeza dos impactos dos aumentos nas tabelas negociadas com os transportadores.
Como escolher o melhor TMS embarcador?
Para escolher um bom sistema TMS, é importante avaliar quais são as necessidades da sua empresa e quais são os critérios mais importantes que precisam de um controle atento.
Também é indispensável analisar o custo-benefício da ferramenta. Por exemplo, apesar do investimento inicial para a implantação do sistema, algumas funcionalidades resultam na redução de despesas e, portanto, devem ser consideradas no orçamento. Verifique:
- quanto a sua empresa economizará com o cálculo de valores adequado dos fretes;
- qual será a economia de tempo com a automação dos processos;
- como o relacionamento com o cliente poderá melhorar, com base no fornecimento de informações corretas sobre prazos e custo de fretes;
- se a gestão de entregas se tornará mais eficiente, contribuindo para a produtividade de toda a equipe envolvida no processo;
- se as falhas pontuais poderão ser identificadas mais rapidamente, sendo corrigidas antes que afetem os resultados;
- como o gestor terá mais segurança em decisões que precisam ser tomadas rapidamente (como a definição do melhor meio de transporte para determinado produto).
Além dessa análise, é importante também escolher um desenvolvedor do TMS que conheça profundamente o seu mercado de atuação, os principais gargalos e as exigências do segmento. Fornecedores que conhecem a atuação dos embarcadores terão softwares de gestão de fretes com apoio completo a todas as necessidades.
Outro detalhe fundamental é a possibilidade de automatização das tarefas. Quanto maior for a quantidade de demandas do embarcador atendidas pelo sistema, maior a eficiência e menor o desperdício de tempo. Isso vale, inclusive, para todos os detalhes da entrega, como os processos de logística reversa, muitas vezes necessários para trocas ou devoluções.
Lembre-se, ainda, de que todas as informações da sua operação precisam ser armazenadas de forma segura, com facilidade para consulta. Assim, uma solução interessante é o armazenamento em nuvem, que permite que o gestor tenha acesso aos dados em qualquer momento, no local onde estiver.
Quais são os diferenciais do TMS embarcador GKO Frete?
O sistema TMS embarcador da GKO tem todas as principais funcionalidades necessárias ao setor, além de alguns benefícios, como seleção do melhor transportador para cada demanda, o que aumenta a eficácia do processo de entrega e da gestão de fretes.
A ferramenta foi desenvolvida para implantação completa ou por módulos, de acordo com as necessidades de cada cliente. A GKO é uma empresa que atua há mais de três décadas no mercado logístico, com especialização na área de gestão de fretes para embarcadores. Por essa razão, ela conhece as principais demandas do setor e tem grande experiência em soluções para esse mercado.
Os módulos do sistema TMS embarcador da GKO compreendem as seguintes funcionalidades:
- simulação de frete;
- auditoria de frete;
- separação e embarque da carga com aplicação de IA (Inteligência Artificial);
- agendamento do transporte (janelas de entrega);
- acompanhamento (visibilidade) das entregas;
- avaliação de performance, por meio de indicadores de desempenho;
- controle da logística reversa;
- gestão de ocorrências;
- notificação automática, via e-mail ou SMS, enviada para as partes envolvidas;
- execução de tarefas como emissão de etiquetas, solicitação de coleta, autorização de postagem, rastreamento de objetos, entre outras.
Como você percebeu, o TMS Embarcador é fundamental para melhorar o desempenho de sua empresa, otimizando a gestão de todos os processos e promovendo maior eficiência operacional. A ferramenta é um diferencial importante para reduzir não apenas despesas desnecessárias, mas também o tempo desperdiçado em tarefas que exigem atenção e uma série de controles.
Conforme estudos da GKO, por meio da auditoria do sistema TMS Embarcador GKO Frete, é possível reduzir pelo menos 2% dos custos logísticos da sua empresa, utilizando a função Simulação, essa redução fica entre 3% e 20%. Já com o uso do módulo Autocarga, é possível diminuir em até 25% o valor dos fretes contratados.
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