Sua empresa utiliza a tabela de frete de forma adequada? Erros na aplicação da ferramenta podem gerar desacordos entre embarcadores e transportadoras e causar prejuízos financeiros. Um dos riscos aos embarcadores, por exemplo, é de que surjam despesas não planejadas, o que eleva o custo operacional.
Assim, negociar a precificação dos serviços é uma das tarefas mais importantes na gestão de fretes, já que ela define tanto a competitividade quanto a saúde financeira da empresa. Para isso, é preciso também manter um controle efetivo de todos os detalhes, com o apoio de instrumentos adequados e da tecnologia.
Continue a leitura de nosso post para descobrir como o uso correto da tabela de frete garante maior competitividade ao seu negócio!
Descubra a importância de usar corretamente a tabela de frete
Uma tabela de frete contém informações relacionadas ao custo do serviço de transporte. Para calcular o preço de entrega de uma mercadoria, vários fatores são considerados:
- distância do local de destino da mercadoria;
- rota estabelecida para a entrega;
- prazo;
- tipo de carga (produtos sensíveis, perecíveis, perigosos ou de maior valor) e quantidade de volumes, pois isso pode exigir formas diferentes de manuseio e equipamentos específicos;
- tipo de veículo;
- valor dos produtos transportados
- peso e volume das mercadorias;
- riscos existentes no trajeto;
- impostos, seguros e taxas;
- entre outros.
Com tantos elementos, algum tipo de erro pode acontecer, comprometendo o cálculo do valor final. Um exemplo disso é a inserção de um dado errado sobre o peso da mercadoria, que pode resultar em problemas para o transporte e consequente elevação de custos.
Uma cobrança inesperada é sempre um grande problema. Por isso, além da negociação prévia de valores, é fundamental que a tabela de frete seja abrangente o bastante para evitar o surgimento de situações que não tenham sido contempladas.
Essas surpresas, além de elevarem o custo da entrega e gerarem perdas financeiras, causam desgastes no relacionamento com os parceiros, além de atrasos no pagamento (que podem ocorrer em situações de desacordo sobre os valores).
Além disso, erros na tabela de frete são uma causa comum de perda de clientes, especialmente em e-commerces. Em inúmeras situações, ao tentar finalizar uma compra, o valor do frete (ou prazo de entrega) não está correto, fazendo com que o consumidor busque outro canal de compra.
Há casos, ainda, em que o erro é para menos (preço do frete mais baixo do que deveria, em função de cadastro equivocado da mercadoria), o que causa prejuízo financeiro para a empresa, que provavelmente terá que arcar com a diferença junto ao transportador.
Saiba quais são os erros mais cometidos ao usar a tabela de frete
Além das situações citadas, outros erros podem ocorrer na definição dos custos de frete. Uma falha comum é quando os mecanismos de distribuição ou de coleta de produtos, ao longo de toda a operação, não são corretamente analisados. Esse é um critério que faz com que as transportadoras pratiquem preços distintos.
Por essa razão, o embarcador precisa ter capacidade de comparar tabelas distintas. Por exemplo, a tabela de fretes das transportadoras A e B consideram apenas duas variáveis, o custo por tonelada e o ad valorem. Em determinadas situações, o valor do custo por tonelada da empresa A é mais alto do que o da B. Porém, o seu ad valorem é mais baixo.
Assim, o ideal é sempre analisar o conjunto dos elementos de custo utilizados para chegar ao valor final do frete. Em muitos casos, em função do seu perfil de carga, de distribuição ou de coleta, ora A é mais interessante, ora B. Ou seja, a análise deve considerar a tabela integralmente.
No entanto, não é incomum que o embarcador direcione a composição da tabela de frete do transportador. Isso acontece especialmente quando não há uma ferramenta para comparação de preços e, para simplificar, esse agente solicita um modelo único, com os elementos de custo por ele definidos.
O grande problema disso é que, nessa situação, a transportadora pode perder a referência de seus custos reais. Para se proteger contra eventuais perdas, a solução acaba sendo o aumento de margem — o que não é bom para nenhum dos elos dessa cadeia.
Outros problemas frequentes são a cobrança de elementos adicionais, não prevista na negociação, sem autorização prévia, ou ainda a definição errada de distância. Afinal, a distância entre dois pontos, em linha reta, é bastante diferente do trajeto estipulado para a entrega. Há casos em que essa diferença de quilometragem pode chegar a 50%, por exemplo.
Entenda os impactos do uso inadequado da tabela de frete
Como explicamos, os prejuízos do uso equivocado da tabela de frete afetam não apenas a saúde financeira das empresas, mas também o relacionamento entre parceiros de negócio. Confira os principais problemas:
- os erros podem causar perda financeira para o embarcador, que vai pagar mais do que deveria ou arcar com um valor errado (caso aconteça um erro de cobrança);
- cobranças equivocadas costumam ser decorrentes do fato de que as transportadoras, muitas vezes, têm tabelas diferentes para cada cliente, em função da negociação ou outras particularidades do trabalho. Isso pode gerar erros por falhas no processo ou no sistema;
- a cobrança de questões adicionais, não previstas na negociação, sem autorização prévia, também é um erro frequente;
- o erro, seguido da necessidade de ajuste e negociação, causa um desgaste no relacionamento entre as empresas.
Aprenda a usar a tabela de frete
Além da negociação adequada com os fornecedores e da comparação de todas as variáveis que compõem a tabela de frete, é fundamental contar com ferramentas para o controle de todos os processos.
A organização e o investimento em inteligência permitem que as empresas tenham maior agilidade, focando em desenvolvimento e em decisões estratégicas. Assim, é possível investir em soluções que resolvam possíveis falhas que ocorram durante o processo, aumentando a produtividade corporativa.
Confira como o TMS embarcador ajuda a otimizar o uso dessa ferramenta
Um sistema de TMS (sigla para Transportation Management System ou, na tradução para o português, Sistema de Gerenciamento de Transportes) é uma solução para que as empresas façam a gestão de suas entregas.
O sistema contém várias funcionalidades que facilitam a operação do embarcador:
- auditoria de frete, com a conferência dos valores cobrados pelo transportador;
- planejamento do transporte, separação e embarque de carga;
- avaliação de performance e ferramentas que aumentam a produtividade, como automação para o envio de e-mails ou SMS e geração de relatórios;
- agendamento e acompanhamento de entregas;
- possibilidade do transportador consultar e retornar informações ao sistema.
Conheça os benefícios do TMS no uso de tabelas de frete
Além de facilitar todos os controles do negócio, o TMS possibilita que a empresa terceirize essa atividade, podendo direcionar seus esforços para outras áreas estratégicas.
Com a terceirização e apoio da tecnologia, o embarcador tem a segurança de que todas as operações (como validação e liberação de pagamentos) e auditorias estão sendo realizadas de forma adequada e eficiente. Muitas empresas enxergam essa solução como uma maneira de melhorar o seu nível de compliance.
Dessa forma, a utilização da tabela de frete é feita de maneira adequada às necessidades do embarcador, evitando falhas comuns na operação. Com isso, a empresa conquista flexibilidade em suas negociações e garante a qualidade de seus serviços.
Quer saber mais sobre essa solução para otimizar os seus negócios? Entre em contato conosco e descubra como o TMS contribui para reduzir custos e aumentar a produtividade de sua empresa!
