Sistemas de gerenciamento de entregas são recursos essenciais para a empresa que busca atender os seus clientes com qualidade e melhorar a eficiência dos serviços prestados. A ideia é a que, para crescer, as organizações precisam contar com ferramentas que ajudam a otimizar a execução das atividades.
O primeiro passo é ter a percepção de que uma operação que ainda não faz uso de tecnologias de gestão não pode atingir todo o seu potencial. Esse aspecto pode representar a perda de oportunidades e gerar obstáculos na relação com os clientes. Por isso, nossa sugestão é avaliar o melhor momento de adquirir novas ferramentas.
Essa é a situação de várias empresas que ainda não exploraram as vantagens desse recurso. Por isso, elaboramos este conteúdo para ajudar na sua tomada de decisão e esclarecer as principais dúvidas.
Continue lendo se você deseja estar bem informado sobre o assunto!
O que é um sistema de gerenciamento de entregas?
Em termos simples, um sistema de gerenciamento de entregas é uma ferramenta que realiza o acompanhamento do envio de insumos e mercadorias desde a sua coleta no ponto de origem até a entrega ao destinatário.
Esse processo também inclui a relação com parceiros, clientes e distribuidores. Esse acompanhamento não fica restrito somente ao transporte, mas considera a gestão de estoque, a relação com motoristas e controle do frete.
Quais os principais sistemas de gerenciamento de entregas?
Hoje, esses sistemas estão cada vez mais completos e oferecem uma ampla gama de funcionalidades que realizam a coleta de dados, possibilitam a análise do desempenho e simplificam o processo de tomada de decisão.
Além disso, existe a flexibilidade de escolher um sistema único ou apenas os módulos que interessam à empresa. Assim, o gestor tem a oportunidade de selecionar a opção compatível com a estratégia do negócio. Com isso, é possível escolher os sistemas a seguir.
Software de roteirização
Esse tipo de sistema foi desenvolvido para executar especificamente a programação da rota de entrega. O propósito é disponibilizar para a empresa o trajeto mais ágil ou econômico com base na lista de pedidos pendentes de entrega.
O algoritmo desse tipo de sistema leva em consideração informações atuais do trânsito, rotas mais seguras e janelas de entrega para criar um trajeto mais produtivo. A utilização desse sistema é benéfica para a operação como um todo, pois reduz custos e possibilita e entrega de um volume de pedidos maior.
TMS embarcador
Como você já deve conhecer, o embarcador é a figura que envia as mercadorias e precisa contratar os serviços de uma transportadora para executar a entrega. Assim, é essencial contar com o suporte de sistemas na execução desse processo.
Uma funcionalidade que se destaca é a escolha da transportadora com base em parâmetros selecionados pelo embarcador.
Suponha que você dispõe de 3 transportadoras para fazer uma entrega. Pedir orçamento e organizar os prazos de entrega de forma manual demandaria tempo da equipe. Haveria também a necessidade de compartilhar o andamento da entrega com o cliente e fornecer uma estimativa de chegada precisa.
O sistema executa todas essas tarefas em tempo real e, assim, permite que a equipe avalie quais as condições oferecidas por cada transportadora. A escolha é baseada nos critérios de preço, agilidade do envio e controle das entregas.
Sistema de WMS
O WMS é um sistema de controle de armazém completo que tem foco na gestão do estoque. Essa é a sigla para Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazém.
Essa ferramenta consiste em módulos integrados que realizam a gestão de todos os ativos em estoque, bem como insumos, equipamentos e mercadorias em produção. O objetivo do WMS é executar o processo de estocagem, circulação de lotes e a expedição de pedidos.
As empresas que dispõem desse tipo de sistema têm um controle preciso sobre a entrada e saída de itens, bem como conseguem planejar com precisão o reabastecimento do estoque.
Esse sistema também pode ser parametrizado para controlar as informações das mercadorias por meio do código de barras ou executar o rastreamento das mercadorias com as etiquetas de RFID (Radio-Frequency Identification, na sigla em inglês).
Essa tecnologia na logística também está ligada à área de suprimentos, o que permite planejar o processo de compras. Além disso, fornece informações dos custos de aquisição para que o departamento financeiro possa precificar os produtos com exatidão.
Quais os benefícios desses sistemas?
Quando o gestor pensa no crescimento da empresa, deve refletir não somente em termos da conquista de novos clientes ou da entrada de receitas. É preciso avaliar os processos e as ferramentas que permitem a sua execução de forma eficiente.
Além do ganho relacionado à automação das atividades, ainda há diversos benefícios que ajudam a tornar o negócio mais maduro e sólido no decorrer do tempo
Possibilita o monitoramento em tempo real
Transparência é a palavra-chave que permite tornar esse processo mais confiável para a empresa que contrata a transportadora e para os clientes. Assim sendo, um bom sistema de rastreamento possibilita a consulta do andamento de cada fase da entrega.
Essa também é ferramenta de gestão que permite, por exemplo, verificar que o motorista está atrasado com as entregas por causa do tráfego ou problemas mecânicos. Essa é uma segurança adicional que é fundamental para identificar problemas e solucioná-los com agilidade.
Ajuda a reduzir custos
A aquisição de sistemas de gestão integrada está profundamente relacionada à redução de gastos. Esse impacto nas finanças pode ocorrer em decorrência do aumento da produtividade, o que ajuda a diluir os custos operacionais de acordo com o volume de entregas.
Há também o elemento que está relacionado à eliminação dos desperdícios em todas as etapas desde a produção até a conclusão da entrega. Isso faz com que os recursos sejam aproveitados com mais eficiência, bem como evita perdas e danos de mercadorias.
Simplifica a contratação de transportadoras
Contratar os serviços de uma transportadora terceirizada é uma prática comum no mercado de transportes. Essa é uma alternativa mais econômica e eficiente para empresas que adotam esse processo.
Embora as facilidades obtidas demonstrem a importância desse serviço, ainda há obstáculos a serem superados. Por exemplo, o gestor da empresa contratante tem que executar diversas atividades, tais como:
- a gestão dos fretes;
- a análise da movimentação do estoque;
- os prazos de entrega;
- os casos de devolução e reentrega;
- o monitoramento da satisfação dos clientes.
Essas são rotinas complexas que requerem o apoio de tecnologias para que sejam executadas com agilidade e confiabilidade. Afinal, até mesmo pequenos erros podem causar problemas na operação logística.
Vale a pena usar?
A resposta é sim! Mas nós vamos elaborar um pouco esse posicionamento. É natural que, na sua trajetória, a empresa cresça e conquiste novos parceiros de negócios. Às vezes, esse crescimento acontece de maneira orgânica e sustentável.
Já outras vezes, porém, essa mudança é abrupta e faz com que o gestor não consiga se adaptar com a velocidade esperada. Se a sua empresa se enquadra no segundo exemplo, então, a aquisição de um sistema de gestão passou a ser uma necessidade.
Nesse caso, é muito comum que a empresa enfrente dificuldades financeiras, mesmo quando há entrada de recursos financeiros. O problema é que não há uma visibilidade completa sobre os custos e os gastos começam a acumular.
Ao expandir a operação, é preciso ampliar a infraestrutura para atender os clientes, e isso inclui o processo logístico. É preciso aumentar a área de atuação, contar com mais veículos para fazer as entregas e forcar no atendimento do cliente.
Todos esses elementos justificam aquisição de um sistema de gestão que ajude a otimizar os processos logísticos e o relacionamento com o mercado.
Quais as principais funcionalidades?
Cabe ao gestor determinar quais funcionalidades são consideradas essenciais para empresa. Apontamos alguns exemplos para que você conheça o seu funcionamento na prática e tome a sua decisão com mais informações.
Gerenciamento de processos
A funcionalidade que merece maior destaque está relacionada à gestão dos processos. Os sistemas voltados para o gerenciamento de entregas têm uma característica marcante, que é a coleta de dados.
Com essas informações em mãos, o gestor pode avaliar os resultados, identificar problemas e desenvolver melhorias. Assim, a empresa foca nos principais elementos da gestão, o que permite avaliar o negócio com um todo.
Separação de pedidos
Essa tarefa também é chamada de picking e consiste na separação dos itens dos pedidos para que sejam enviados aos clientes. Com essa tecnologia, o operador pode consultar a localização dos itens e a quantidade disponível.
Além disso, conforme o pedido vai sendo atendido, o sistema atualiza o estoque em tempo real. Isso ajuda a manter o controle do inventário sempre atualizado e permite apurar o giro de estoque.
Produção
Esse controle é essencial, pois aponta quais recursos estão sendo aplicados na produção e quando essa ação foi feita. Outro aspecto que merece destaque é a possibilidade de planejar a produção e, com o apoio da logística, garantir que todos os insumos e equipamentos necessários estão disponíveis conforme a programação.
Atualização das entregas
Além de rastrear os veículos que fazem as entregas, também é fundamental contar com informações sobre o andamento da remessa. Inclusive, essa é uma funcionalidade muito valorizada pelos clientes que desejam se manter informados sobre todas as etapas do processo.
Isso também simplifica a vida dos motoristas e entregadores, que contam com uma ferramenta que permite informar o recebimento do pedido em tempo real. Esse controle acontece por meio de dispositivos móveis que contam com uma versão programa que manter os registros sempre atualizados.
Como escolher o sistema de gerenciamento de entregas ideal?
Se a ideia de escolher um sistema gerenciamento de transporte já está nos seus planos, é fundamental entender bem quais aspectos devem ser analisados para tomar a melhor decisão possível. Assim, separamos algumas recomendações com base na nossa experiência no setor logístico.
Identifique a real necessidade da empresa
Você deve tomar a sua decisão com base no que é melhor para a empresa, e não no que o sistema oferece. A ideia que justifica essa prática é contar com uma ferramenta parametrizada para os serviços logísticos.
Além disso, o novo sistema deve ser compatível com o porte da operação. Sistemas robustos e complexos não são uma vantagem e acabem sendo rejeitados pelos usuários, que prefeririam uma interface mais simples e intuitiva. Portanto, considere as sugestões da equipe e a necessidade de aprimoramento da operação.
Avalie a relação custo-benefício
O primeiro aspecto a ser considerado é o retorno a ser obtido a partir do investimento em um programa de gestão de entregas. O gestor precisa estabelecer com detalhes qual é o potencial de ganho em termos de eficiência e produtividade. Além disso, devemos considerar a redução do desperdício e a economia de recursos quando o sistema estiver em operação.
Verifique a integração com outras ferramentas
O valor de um sistema é influenciado pela sua capacidade de fazer integração com outras ferramentas que a empresa já usa. Por exemplo, digamos que a transportadora já tem um sistema de gestão financeira, portanto, o novo sistema deve ser compatível para que seja possível fazer o acompanhamento das atividades da área de finanças.
Sem isso, a empresa está adquirindo apenas dois módulos distintos que não comunicam entre si e resultam em falhas e retrabalhos. Há casos em que é preciso fazer adequações devido ao sistema que o cliente já usa, logo, isso é algo que deve ser estudado pelo gestor.
Determine os requisitos necessários
Quando falamos da operação logística, a atualização das informações em tempo real é uma necessidade. Isso é algo que simplifica tanto a gestão interna como se torna um diferencial para os clientes.
Outras funcionalidades que merecem destaque são a disponibilidade de arquivamento em nuvem, a segurança dos dados e a geração de relatórios gerenciais. Todos esses componentes ajudam a selecionar uma ferramenta moderna e adequada as expectativas da empresa.
A finalidade de adquirir sistemas de gerenciamento de entregas é levar a empresa para o próximo nível em termos de produtividade e capacidade de atendimento. Por isso, é fundamental tomar decisões baseadas em informações confiáveis. Essa é uma prática que vale para fortalecer a empresa no presente e para construir um futuro sólido.
Você já deixou o seu comentário no nosso blog? Que tal aproveitar e preencher a sua opinião logo abaixo?
