Romaneio de carga: guia completo para empresas embarcadoras

As empresas devem ter cuidados para implementar um setor de logística organizado e bem estruturado. Nesse cenário, surge a importância de utilizar o romaneio de carga. Afinal, uma das etapas essenciais de toda embarcadora é fazer a catalogação completa dos itens que estão sendo movimentados em uma carga.

Além disso, os operadores precisam ter conhecimento das normas e orientações legais sobre o processo. Caso contrário, a prestação do serviço poderá ser comprometida, sofrendo atrasos e erros na classificação e inventário. Entenda mais sobre o assunto a seguir!

O que é romaneio de carga?

O romaneio, também chamado de packing list, é um documento que cataloga todos os produtos que estão sendo transportados por um veículo para a entrega. Essa lista deve conter descrição e características, em detalhes, de todos os itens que estão no carregamento e que serão movimentados, e o que consta em cada volume.

Trata-se, assim, de um documento que descreve a carga por completo e facilita a conferência e fiscalização dos produtos, permitindo um maior controle para a empresa que despacha a carga e para quem a recebe.

Qual é a função do romaneio de entrega?

O romaneio de carga proporciona várias vantagens durante as etapas logísticas de transporte de mercadorias.

facilita bastante as operações das embarcadoras;
simplifica a catalogação e controlar a movimentação durante o processo de exportação e o trânsito de produtos dentro do território nacional;
comprova a origem e as características da mercadoria na fase de desembaraço aduaneiro, caso se trate de uma carga de caráter internacional;
registra todas as mercadorias que estão sendo embarcadas em cada lote;
facilita a posterior etapa de identificação, localização e conferência dos itens, tanto no momento de saída (embarque) quanto na chegada da carga (desembarque);
simplifica a fase de fiscalização interna e pelas autoridades;
comprovante oficial para identificar as cargas nos casos de sinistro, como a ocorrência de furtos, roubos e extravio de mercadorias em rodovias durante o transporte no veículo.

Sendo assim, trata-se de uma maneira de resguardar as empresas embarcadoras, em caso de pleitear eventual indenização de valores ou recuperação das mercadorias. O romaneio de carga é usado para a prestação de contas.

Desse modo, assim que a mercadoria é recebida pelo destinatário final, ele terá a possibilidade de conferir que os produtos que constam descritos no romaneio de carga foram realmente entregues e tudo se encontra no devido lugar. Essa tarefa de conferência também pode ser realizada pelos motoristas, antes de eles saírem do centro de distribuição para entregar a carga.

Quando o romaneio de carga é utilizado?

O romaneio pode ser usado em qualquer etapa de transporte de cargas, dependendo da logística de cada empresa. É importante ter em mente que, quanto mais organizada for a etapa de conferência dos lotes, maior será a eficiência da operação. Afinal, sem um bom rastreio de cargas, o conteúdo delas estará vulnerável e carecerá de controle efetivo.

Além disso, é importante mencionar que o romaneio de carga é importante para ser apresentado durante o processo de desembaraço aduaneiro. Trata-se da etapa de conferência e liberação da carga pela Receita Federal.

Qual modelo de romaneio de carga utilizar?

De uma maneira geral, não há um modelo de romaneio de cargas padrão. Isso significa que cada empresa embarcadora ou gestora de frotas pode elaborar o seu próprio modelo e inserir as descrições que julga serem as mais relevantes para o processo de conferência e de fiscalização da carga, do modo que achar mais conveniente.

Geralmente, o documento costuma conter as seguintes informações:

número de caixas e embalagens movimentados na carga;
atributos das embalagens (tamanho, peso, material de fabricação etc.);
dimensão unitária de cada produto;
peso bruto e líquido de cada item que está sendo transportado;
marcação dos volumes;
identificação do lote por ordem numérica ou código.

Caso sua empresa embarcadora esteja começando a introduzir a prática do uso desse modelo de cargas, o ideal é criar duas listagens de catalogação. Elas serão utilizadas como uma espécie de banco de dados.

A primeira lista vai servir para numerar todos os veículos pertencentes à frota da empresa. A informação deve conter modelo, capacidade para carga e tamanho. Por sua vez, a segunda listagem serve para enumerar as empresas parceiras, como é o caso de fornecedores e, até mesmo, clientes.

É importante preencher os dados da pessoa jurídica, além de mencionar endereço e a frequência com que os serviços são prestados. Dessa forma, fica mais fácil roteirizar as entregas e criar os melhores percursos contendo as cargas que precisam ser entregues em cada veículo durante um dia de viagem de trabalho, por exemplo.

O romaneio de carga é obrigatório?

Em regra, não há a obrigatoriedade de elaboração e apresentação do documento, ou seja, o romaneio de cargas não é considerado obrigatório. Contudo, existe uma situação em que ele passa a ser exigido, que é o caso em que for previsto por alguma norma, instrução ou regulamento do governo.

É o caso da Instrução Normativa SRF 680 e do Regulamento Aduaneiro da Receita Federal, que determinam a emissão do documento “quando aplicável”. Essa é a redação da norma infralegal. Mas afinal, o que seria “quando aplicável”? Essa determinação pode se referir a dois casos específicos:

quando a carga transportada cruzar uma fronteira internacional. Nesse sentido, o romaneio de carga deverá ser apresentado à autoridade alfandegária e de fronteira;
quando o conteúdo da carga transportada tiver natureza perigosa e oferecer riscos (é o caso de combustíveis, equipamentos cortantes e perfurantes, medicamentos ou substâncias que podem causar contaminação).

Fora isso, não há nenhuma previsão de obrigatoriedade de criação nem a necessidade de apresentação do romaneio, nem de um modelo previamente criado. Também é importante informar que, nos casos em que a apresentação do documento é obrigatória — como em situações aduaneiras —, o artigo 728 do Regulamento Aduaneiro prevê sanções de multa.

De qualquer forma, existem algumas situações que demonstram que o documento de romaneio de carga não é muito funcional nem prático. Por exemplo, o transporte de cargas a granel, como é o caso de grãos — mercadorias, cargas e suprimentos que não podem ser encaixotados e que são transportados em seu estado bruto e em grandes volumes, sem estarem armazenados em embalagens fracionadas.

As cargas a granel podem ser transportadas em contêineres ou caminhões especiais. No caso de carga líquida, o ideal é fazer o transporte com contêineres do tipo tanque. Por sua vez, no caso de caminhões, o recomendado é utilizar “cisternas” ou caminhão-tanque.

Como emitir romaneio de cargas?

A Receita Federal é o órgão que orienta as empresas a mencionarem algumas informações específicas nesse documento. Com a tecnologia foi possível otimizar esse procedimento e permitiu que a catalogação das cargas pudesse ser realizada por meio de planilhas.

Além disso, o romaneio pode ser emitido por meio de um sistema online, totalmente moderno e automatizado. É o caso do TMS embarcador (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte). Esse software ajuda a melhorar a qualidade e a produtividade de todos os processos que são realizados nas etapas de logística de distribuição de mercadorias.

Trata-se de um software de gestão que controla as operações logísticas e que contém a funcionalidade específica de emissão de documentos de romaneio de carga. A automação logística no transporte tem a habilidade de otimizar todo o processo e propiciar mais segurança e agilidade, reduzindo os riscos de erros durante as operações.

Que informações devem estar presentes em um modelo de romaneio de carga?

Como não há um modelo padrão previamente definido para a criação do romaneio de cargas, cada transportadora ou embarcadora pode elaborar o seu documento contendo as informações mais úteis para orientar a etapa de conferência da própria empresa, seus, clientes, motoristas, fornecedores e o órgão fiscalizador.

Contudo, existem algumas informações básicas que devem constar no documento. Confira as especificações recomendadas pela Receita Federal:

quantidade total de volumes (embalagens);
marcação dos volumes;
catalogação dos volumes por ordem numérica;
volume total da carga;
dimensões, peso líquido e bruto de cada unidade;
notas fiscais dos produtos que estão sendo transportados;
tipo de embalagem utilizada para armazenar os produtos (caixa de plástico, madeira, papelão, paletes etc.).

Portanto, como não se trata de um documento de elaboração, emissão e apresentação obrigatórias. A equipe de gestão logística que trabalha na empresa transportadora ou embarcadora tem a liberdade de inserir as informações que achar mais úteis no romaneio para o processo de conferência da carga — salvo a exceção prevista na Instrução Normativa SRF 680 e do Regulamento Aduaneiro da Receita Federal, conforme já mencionamos.

Além disso, no caso de mercadorias perigosas ou aquelas que cruzam fronteiras internacionais, a Receita Federal costuma solicitar algumas informações específicas sobre a carga. Entre elas, volume, dimensão e natureza do produto, além de dados sobre a empresa destinatária da carga.

Também é recomendado incluir informações importantes sobre o veículo que será responsável por levar a carga e fazer todo o percurso. Essa prática ajuda a controlar a frota de caminhões e facilita o embarque e desembarque, além de selecionar os veículos mais adequados conforme a necessidade de cada mercadoria e entrega.

Quais os benefícios do romaneio de carga para o negócio?

Conheça, a seguir, algumas vantagens que a emissão do romaneio de carga pode proporcionar para o empreendimento.

Facilita a prestação de contas

O romaneio também otimiza a tarefa de prestação de contas que é desempenhada pelos motoristas. Trata-se de uma grande importância, pois a partir do momento em que as mercadorias são despachadas, os motoristas são responsáveis pela carga.

Nesse sentido, ter em mãos um documento que discrimine a quantidade e todas as características dos produtos vai trazer mais segurança e praticidade. O ideal é emitir duas vias desse documento — uma delas fica com o motorista e outra permanece na sede da transportadora.

Resguarda a empresa

Não são raros os casos de ocorrência de sinistros durante a etapa de transporte ou entrega, como acidentes na estrada, furtos, roubos e avarias ou danos à estrutura da carga. Diante desse fato, a empresa consegue se preservar, uma vez que pode comprovar o conteúdo da carga por meio do romaneio — e poderá acionar o seguro da seguradora pleiteando o recebimento da indenização correspondente às perdas sofridas.

Auxilia o acesso às informações

O romaneio de carga, quando elaborado por um bom sistema de gestão de entregas, facilita a comunicação e proporciona a satisfação dos clientes. Isso porque eles podem conferir as informações de modo prático e fácil, tendo a possibilidade de acompanhar o rastreamento da mercadoria.

Otimiza a conferência de comprovantes de entrega

Após a mercadoria ser entregue, o destinatário deve registrar a sua assinatura no documento para posterior conferência pela transportadora. Nesse sentido, o procedimento de conferência de comprovante de entrega é feito de modo ágil e organizado, com menos riscos de erros, uma vez que a pessoa encarregada de fazer a conferência tem consigo um resumo contendo as especificações da carga e listando todas as ocorrências de cada operação.

Qual a importância do romaneio de carga?

O romaneio é um documento para transporte de cargas muito prático e útil para os embarcadores que desejam ter mais controle no envio das mercadorias, principalmente, em relação ao gerenciamento de riscos e à acessibilidade das informações. Trata-se de uma estratégia que traz agilidade para as atividades e garante a competitividade da empresa. Portanto, não perca mais tempo e comece a considerar a implementação dessa ferramenta para otimizar e facilitar os processos logísticos da sua embarcadora!

Entendeu a importância do romaneio de carga? Que tal espalhar o conhecimento adiante? Compartilhe este post nas suas redes sociais para que mais pessoas conheçam a relevância desse documento para otimizar as atividades logísticas das empresas!