Em um cenário que exige o controle de diversos agentes em um ambiente de incertezas, nunca é tão simples extrair informações relevantes, funcionais e precisas. Esse é um desafio ainda maior para os embarcadores, que trabalham com inúmeras transportadoras. Para monitorar os resultados alcançados, o ideal é trabalhar com os indicadores gerenciais.
Por meio deles, você controla os níveis de serviço de cada transportadora com a aplicação de menos tempo e esforço. Além disso, identifica os pontos fortes e fracos para corrigir gargalos e adequar aspectos negativos.
Para entender melhor o que são, sua importância e vantagens, neste post vamos explicar mais sobre os indicadores de gestão e como eles são aplicáveis ao trabalho dos embarcadores.
O que são indicadores gerenciais?
Os indicadores gerenciais são ferramentas de gestão voltadas para melhorar os resultados do negócio. A proposta é subsidiar as tomadas de decisão e mensurar os impactos das ações praticadas. A partir disso, é identificado o status do negócio no que se refere à qualidade, capacidade, estratégia e produtividade.
Para serem eficientes, é preciso cumprirem as seguintes características: simplicidade, relevância, abrangência, custo baixo e possibilidade de realizar comparações. Dentro desse contexto mais amplo, os principais indicadores de gestão são os de desempenho, também conhecidos por KPIs.
Eles são estratégicos e, por isso, auxiliam a empresa a alcançar os objetivos traçados. No caso de um embarcador, você identifica o nível de atrasos e reentregas, mensura a satisfação dos clientes e o percentual de entregas com não conformidades, por exemplo.
Qual a importância dos KPIs para o negócio?
Qualquer empresa depende dos indicadores gerenciais para saber onde está indo e como está seu posicionamento em relação às metas traçadas. É dessa forma que o embarcador controla o trabalho das diferentes transportadoras e garante a satisfação dos clientes.
Ao mesmo tempo, identifica os maiores gastos de tempo e recursos e aprende a otimizar esses aspectos. Todos esses dados permitem melhorar a produtividade da empresa e tomar decisões mais adequadas. A consequência é o aperfeiçoamento das operações logísticas, com redução das incertezas e dos gastos desnecessários.
Para os embarcadores, também há o aumento das chances de fidelização dos clientes e alcance das metas. Como você monitora o trabalho das transportadoras, estabelece parcerias estratégicas, com visão clara dos números referentes às operações. Com o tempo, isso se torna um diferencial competitivo.
Quais são os principais indicadores gerenciais a serem analisados?
Cabe aos embarcadores cuidar das mercadorias e contar com os transportadores para movimentar a carga e fazê-la chegar ao cliente. Com essa consideração, fica claro que qualquer indicador gerencial precisa estar relacionado a esse contexto. Nesse sentido, os principais são os que apresentamos abaixo.
Percentual de entregas atrasadas
Considera o índice de produtos entregues fora do prazo prometido ao cliente. É calculado pela separação do total de entregas realizadas em determinado período por aquelas que chegaram no prazo.
Se ficar acima do estabelecido pela empresa, é preciso observar a eficiência da transportadora, o planejamento das rotas e a quantidade de veículos disponibilizada para atender às demandas. Nesse caso, também é indicado fazer um acompanhamento mais próximo da carga para garantir bons resultados.
Percentual de entregas realizadas no prazo
É similar à anterior, mas analisa quantas mercadorias foram entregues até a data combinada. Tem relação com a satisfação dos clientes e sua fidelização. Por isso, é importante manter o índice elevado.
Percentual de entregas com não conformidade
Confere a quantidade de mercadorias rejeitadas pelos clientes devido a avarias. Elas são devolvidas e implicam mais custos, por exemplo, relacionados à transporte, ao manuseio no recebimento do produto e em sua nova expedição. Outra possibilidade são as remessas feitas no local errado. Aqui, também há aumento de gastos por conta das operações duplicadas.
Ao analisar esse indicador de gestão, você mensura quantas situações dessa categoria ocorreram e qual transportadora foi a responsável. A partir disso, entra em contato com o parceiro para resolver o problema e com a equipe interna, a fim de organizar os processos.
Reclamações de clientes
Indica a qualidade da operação, já que avarias, extravios e atrasos geram reclamações e a insatisfação dos clientes. É importante para o embarcador, porque quando esse índice está alto, é preciso investir no acompanhamento de carga.
Como otimizar a montagem dos relatórios de indicadores gerenciais?
Os KPIs só serão realmente relevantes se forem montados relatórios que auxiliam na comparação dos dados. Saber, por exemplo, que um processo demora 40 minutos para ser finalizado indica pouca coisa. No entanto, se o mercado demora uma média de 20 minutos, há um problema a solucionar.
Essa discrepância fica mais fácil de ser identificada com um TMS. Um bom software para gerenciamento de transporte tem um módulo de avaliação de performance. Nele, você define critérios de avaliação para calcular os KPIs das transportadoras, como divergências de cobranças, pontualidade e mais.
Desse modo, você tem dados mais precisos para analisar a eficiência do transportador. Com os relatórios, também é possível associar os números obtidos às ocorrências para ter uma visão mais ampla do serviço de transporte oferecido aos clientes. O efeito é a melhoria contínua do trabalho.
Quais são as vantagens de contar com uma ferramenta para otimizar o processo?
Os indicadores de gestão tornam as atividades mais precisas, inclusive no que se refere ao transportador. Gerar KPIs relevantes, com um layout apresentável e robustez nas informações é uma atividade fundamental, mas que pode tomar dias inteiros de um analista em logística.
Tratar muitos dados em planilhas no Excel pode se tornar um obstáculo custoso, tanto temporal quanto financeiro para os embarcadores. Quanto mais tempo se gasta nisso, menos se aloca em outras atividades que podem ser muito relevantes e estratégicas. Por sua vez, uma ferramenta, como o TMS, ajuda a responder várias perguntas, como:
- quanto tempo por mês é gasto apenas para gerar indicadores, trabalhar planilhas e dashboards mensais?
- quantos funcionários são alocados para essas tarefas?
- o que é preciso melhorar no serviço de transporte para aprimorar os resultados do embarcador?
- como está a satisfação dos clientes?
A facilidade que muitos softwares vêm apresentando para gerar todos esses indicadores e dashboards é assustadora. Agora, com alguns cliques, você é capaz de gerar relatórios que antes levavam dias para ficarem prontos, sempre com uma aparência moderna e dinâmica.
Assim, os indicadores gerenciais, que antes seria impossível de tratar, agora podem ser trabalhados. Basta utilizá-los de maneira adequada e saber interpretá-los, com a ajuda de um TMS. O resultado é a melhoria da estratégia e dos resultados alcançados.
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Sobre o Confirma Fácil
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