A terceirização se tornou uma possibilidade interessante para as corporações, principalmente após as mudanças legislativas sobre o tema nos últimos anos. Por isso, é importante avaliar se o seu negócio pode se beneficiar com esse processo, bem como identificar como preparar uma empresa para a terceirização.
Afinal, não basta apenas entregar determinada atividade para uma outra empresa — há uma série de ações importantes que devem ser tomadas para proteger os resultados do seu negócio e garantir a qualidade de todos os processos internos.
Veja como preparar uma empresa para a terceirização e tire suas dúvidas sobre o tema. Boa leitura!
Avalie os processos internos do seu negócio
Ao começar a pensar em terceirização, é importante ter um melhor conhecimento sobre a sua empresa como um todo. Isso permite entender qual é a atual situação de cada um dos setores, principalmente compreendendo quais são as suas demandas internas e funcionamentos, e como estão ligados com o core business do negócio.
Essa compreensão é fundamental para que se possa identificar a maturidade de cada setor, bem como suas necessidades e se realmente ele está preparado para um processo de terceirização. Caso contrário, é importante, também, verificar quais adaptações são necessárias para esse fim, traçando um plano consistente para isso.
Verifique quais áreas podem se beneficiar com a terceirização
Nem todos os setores da empresa, quando terceirizados, trazem benefícios para a organização. Por isso, é importante realizar uma avaliação de custo-benefício: manter esse setor atrelado à sua empresa traz um maior controle sobre a atividade, ou na verdade, está trazendo maiores custos?
Por exemplo, o setor de logística é um dos que mais se beneficia com a terceirização. Isso porque custos envolvidos com manutenção de frotas, combustível, contratação de colaboradores para o transporte é elevado e dedicar essa função a uma empresa especializada não reduz a eficiência nesse aspecto — pelo contrário, dedicá-la para especialistas maximiza os resultados.
Esse tipo de análise permite verificar se a falta de evolução em alguns resultados não está atrelada, justamente, com a sobrecarga da função dentro da empresa. Muitas vezes, é a própria estrutura da empresa que impede a evolução do setor. Ao delegá-la para especialistas, é possível voltar a maximizar resultados.
É importante considerar, nessa análise, a legislação brasileira sobre o tema, observando se é possível atender as regras definidas na Lei 13.429/2017. É importante lembrar que, a partir dela, pode-se realizar esse processo, também, para a atividade-fim, algo que era ilícito antes de sua promulgação.
Defina objetivos para a terceirização
A terceirização precisa cumprir um objetivo interno claro. Com isso, é possível mensurar se os resultados pretendidos foram alcançados e, se caso não, verificar o que ainda pode ser modificado para melhorar a questão.
Por exemplo, um dos objetivos mais comuns é a economia de recursos da empresa com o setor. Como falamos anteriormente, muitas vezes o custo de manter colaboradores dedicados a uma área que não faz parte do core business do negócio é maior do que os benefícios gerados internamente.
Por isso, defina: qual o percentual de economia que pretende com a terceirização? Faça avaliações periódicas e verifique se os índices foram alcançados. Caso não, avalie o que pode estar gerando gargalos e desperdícios e verifique formas de alcançar a meta — ou então, o próprio objetivo traçado pode estar além do possível pela realidade do negócio.
Escolha uma empresa confiável para a terceirização
Mesmo que não se trate do core business do negócio, você estará delegando uma função importante do seu negócio para uma outra empresa tomar conta. Ou seja, para isso, é fundamental que você confie na excelência do trabalho dela, ou então poderá colocar a imagem da sua organização em xeque.
Diante disso, é importante avaliar alguns pontos, tais como:
- verificar a reputação da empresa;
- observar os comentários de outros clientes do negócio;
- analisar se há reclamações sobre a empresa;
- conferir quem são os parceiros do negócio.
Quanto mais confiável for o negócio, melhores resultados sua empresa terá com a terceirização e, consequentemente, será mais fácil alcançar os objetivos propostos anteriormente.
Faça um contrato de nível de serviços
O contrato de nível de serviços (também conhecido como Service Level Agreement, ou SLA) é um documento que, inicialmente, foi estipulado para o TI, mas que pode ser aplicado em outras áreas e torna a terceirização mais segura.
Nele, estabelecem-se alguns pontos fundamentais, tais como:
- definição dos serviços;
- performance esperada;
- gerenciamento de problemas;
- direitos e deveres de cada uma das partes;
- relatórios de monitoramento;
- segurança das partes;
- incidência de erros;
- prioridades do trabalho executado;
- confidenciabilidade;
- como é realizado o processo de cancelamento de contrato, caso seja necessário.
Esse documento é uma proteção tanto para a empresa terceirizada quanto para você e, portanto, é fundamental aplicá-lo ao começar o processo de terceirização.
Defina qual será o caminho para a terceirização
Além de tudo que falamos acima, é fundamental definir como será o processo de aplicação da terceirização em sua empresa. Isso porque, via de regra, há dois caminhos para isso:
- a empresa organiza-se internamente para o processo e, posteriormente, realiza o outsourcing do serviço;
- ou então aplica-se o outsourcing e depois o negócio passa a realizar a organização interna.
A primeira opção gera um caminho mais longo para a terceirização de fato, já que é preciso adotar toda uma mudança interna antes de contar com outra empresa — isso inclui, até mesmo, mudanças de cultura organizacional, temas que muitas vezes são demorados e demandam um esforço considerável por parte de todos, bem como investimentos financeiros para esse fim.
Em contrapartida, essa opção oferece um processo mais sólido de mudança, possibilitando a mensuração da mudança por meio de KPIs específicos. Além disso, as chances de erros, falhas e necessidades de realinhamento são bem menores, já que houve todo um processo de planejamento e estruturação para esse fim.
A segunda opção permite a adoção do outsourcing mais rapidamente, realizando um caminho mais curto para a sua adoção. Ao mesmo tempo, pode deixar a empresa terceirizada menos exigida, já que não havia parâmetros anteriores à sua entrada, para que se possa fazer um comparativo para avaliar se, realmente, sua adoção está trazendo benefícios.
Preparar uma empresa para a terceirização é importante para garantir resultados mais expressivos e, consequentemente, passíveis de mensuração. Por isso, siga os passos que listamos acima e veja os resultados melhorarem.
A área logística é uma das que mais se beneficia com o processo de outsourcing. Aproveite e veja outras ações para otimizar os processos logísticos e tire suas dúvidas sobre o tema!
