Para superar a competitividade, é importante que a empresa priorize a eficiência de seus processos logísticos. Mas, para que isso ocorra, é fundamental prezar por um acompanhamento rigoroso das atividades realizadas. Sendo assim, utilizar indicadores de desempenho, como o On Time Delivery (OTD), é indispensável para coletar dados precisos e confiáveis para identificar os resultados das operações e propor as estratégias mais adequadas.
Nesse caso, o OTD é uma métrica usada para mensurar o percentual de pedidos entregue nos prazos, já que essa questão pode influenciar diretamente na satisfação dos clientes e lucratividade do negócio. Por esse motivo, elaboramos este conteúdo para esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto. Confira!
O que é o On Time Delivery (OTD)?
Trata-se de um indicador que mede o percentual de pedido entregues no prazo, ou seja, sem qualquer tipo de atraso. A análise desses números possibilita identificar eventuais problemas ligados ao período de transporte. Com isso, representa uma parte da gestão da cadeira de suprimentos, englobando a confiabilidade e eficiência da entrega.
Também aponta um período em que a entrega pode ocorrer. Por exemplo, se o cliente espera que a mercadoria chegue em suas mãos até o dia 20 de janeiro, o OTD consistiria em uma janela de tempo determinada pela empresa, que se inicia em uma data anterior e finalizada em 20 de janeiro.
É preciso ter em mente que atender às expectativas dos consumidores e aos critérios de entrega precisa ser uma prioridade para todos os negócios, independentemente do porte ou ramo de atuação.
Por que calcular o OTD?
Os clientes criam expectativas e esperam que os produtos cheguem na data de entrega acordada, sendo assim, é necessário fazer de tudo para cumprir essa obrigação. Caso não consiga fazer a entrega a tempo, ele vai buscar por um concorrente que seja capaz de realizá-la.
Inconsistências nos processos de entrega não só vão trazer problemas e prejuízos para o negócio, como provocarão impactos negativos na imagem da companhia perante o mercado, além de afetar diversas áreas da cadeia de suprimento e prejudicar a relação com os clientes e demais parceiros.
Então, a meta deve ser que toda a mercadoria seja entregue dentro do prazo e, para que isso seja cumprido, é necessário alinhar as expectativas aos processos executados na empresa. Lembre-se de que, caso não consiga cumprir esse objetivo, os clientes vão atrás de um concorrente que possam atendê-los da forma que esperam.
Existem diversos motivos que podem fazer com que uma entrega se atrase. Entre os principais, estão:
- previsões ineficazes;
- atrasos com o fornecedor;
- falhas no pedido de compra;
- erros na produção;
- imprecisão de estoque;
- procedimentos operacionais imprecisos;
- erros dos colaboradores durante a produção;
- manuseio incorreto de materiais;
- rejeições de produtos;
- problemas ligados à manutenção de equipamentos;
- agendamento de entrega e retirada tardia;
- falta de documentação para envio e transporte;
- problemas durante o transporte, como extravios, furtos, acidentes etc.
Dessa forma, é necessário realizar o cálculo do OTD com frequência e, assim, evitar esses problemas. Além disso, identificá-los de forma prévia é importante para a implementação de ações capazes de resolvê-lo e evitar prejuízos.
Como calcular o OTD?
Para fazer o cálculo do OTD, é preciso utilizar a seguinte fórmula: entregas realizadas no prazo / total de entregas feitas no período. Então, para chegar a um percentual, basta multiplicar o resultado por 100. Por exemplo: se a organização fez 70 entregas em um dia e somente 55 delas chegaram no prazo, o cálculo corresponde a: 55 / 70= 0,78 x 100 = 78%. Ou seja, o OTD da empresa é de 78%.
O valor mais adequado pode variar conforma a densidade da região onde a entrega deve ser realizada e a distância do trajeto. No entanto, quanto maior for o resultado, melhor. Alguns aspectos podem colaborar para melhorar esse indicador e gerar um diferencial competitivo para o negócio.
Como melhorar o percentual do OTD?
Existem várias práticas que podem ser aplicadas como forma de melhorar o percentual do OTD. Confira algumas delas!
Ter um controle de estoque adequado
Um aspecto primordial para implementar o On Time Delivery é a previsão e o controle de estoque apropriado. Nesse caso, é necessário garantir que a empresa sempre terá condições de atender às demandas na hora em que são realizados, ou seja, que terá estoque disponível. Para isso, é essencial assegurar um estoque eficiente e contar sempre com os níveis adequados para cada item.
Prezar por processos bem estruturados
Outro ponto é a manutenção de processos bem organizados e estruturados. O endereçamento das mercadorias deve respeitar as normas de armazenagem e também o seu giro, de forma que o percurso seja o menor possível.
Contar com o auxílio da tecnologia
É importante contar com uma ferramenta que seja capaz de melhorar a posição de cada produtos, parametrizar os processos, redirecionar o reabastecimento, rastrear os produtos para identificar qualquer problema de entrega com antecedência, contribuir para a gestão de estoque, entre outros.
Aprimorar o transporte
Em relação ao transporte, é preciso organizar as rotas dos veículos. Adotar o agendamento de entregas também pode ser visto como uma ótimo diferencial competitivo para o negócio.
Manter uma comunicação eficaz
É necessário ter uma comunicação efetiva com os fornecedores e transportadoras, contanto com a viabilidade de rastrear cada entrega e oferecer informações pertinentes aos clientes.
Também é preciso manter um bom diálogo com os colaboradores, afinal, quando a equipe de vendas realizar promessas de prazos de entrega que sejam praticamente impossíveis de cumprir, acaba gerando um efeito cascata nos processos.
Desse modo, é preciso criar não somente um bom diálogo entre as vendas e logística, bem como contar com recursos que centralizem as informações a respeito do estoque e elaborar políticas claras e prazos de entrega padrão.
Criar uma visão abrangente do negócio
O gestor deve monitorar tudo que está ocorrendo para assegurar que os pedidos sejam expedidos em prazo hábil. Com um bom gerenciamento, isso é possível, visto que práticas bem estruturadas ofertam dados reais de todas as operações, possibilitando a antecipação aos erros e a tomadas de decisões mais assertivas.
Como esses dados podem ser compartilhados com os funcionários, eles têm a chance de se autogerenciar e impedir atrasos ou corrigir falhas, ajudando a manter um índice satisfatório de OTD.
Quais são os principais desafios do OTD?
Entre os principais desafios das empresas está o de atender às expectativas dos clientes e oferecer uma entrega rápida, incluindo buscar por custos mais baixas, tempos de respostas mais satisfatórios, demandas de customização pelos consumidores e demais. Normalmente, as organizações que procurar cumprir outros prazos importantes na cadeia de suprimentos e no decorrer da fabricação dos itens, acham que é mais simples falar do que fazer.
O desempenho insatisfatório de entrega no prazo pode influenciar mais do que apenas os clientes. Afinal, problemas consistentes com as entregas podem gerar problemas que afetam diretamente outros setores da cadeia logística do negócio, por exemplo, atrasos nos processos devido à ausência de material, custos de envio acelerado inevitáveis e alto volume de reclamações de consumidores.
É importante ressaltar que, muitas vezes, manter um histórico de entregas realizadas fora do prazo pode impactar todas as áreas de um negócio, além de ter a chance de prejudicar de maneira irreparável o relacionamento com o público e parceiros.
Lógico que manter os consumidores satisfeitos deve ser a prioridade do negócio. Contudo, o On Time Delivery não se trata somente de cumprir prazos, forma a reputação da marca e manter relações comerciais bem-sucedidas.
Por este motivo, acompanhar e melhorar os processos de forma precisa é tão essencial, levando em conta que pode gerar melhorias significativas nos custos operacionais. Além disso, outros aspectos que podem ser vistos como desafios são:
- preparação e processos manuais de dados;
- incoerências na visibilidade do abastecimento;
- dificuldades em identificar potenciais vantagens e tendências;
- ferramentas não otimizadas, entre outros.
A visão precisa do On Time Delivery contribui para a avaliação dos processos externos, com o desempenho dos fornecedores terceirizados. Podem também apontar problemas internos, viabilizando a reação de más previsões, prazos incorretos, falhas de estoque e demais problemas.
Por que acompanhar esse indicador?
Monitorar esse indicador de maneira contínua é indispensável para um gerenciamento eficiente, levando em conta que, em muitos casos, o problema só é percebido quando já é tarde demais, depois de um grande prejuízo ou quando o relacionamento com o cliente já se encontra abalado.
Por este motivo, estabelecer quais são os indicadores mais relevantes para a organização é uma atividade muito importante e que não deve ser ignorada. Então, quanto antes mensurá-los, mais rápido terá acessos às informações e, dessa forma, aplicar melhorias nas operações da do negócio, com o intuito de torná-lo cada vez mais competitivo e lucrativo. Acompanhar esse indicador também vai viabilizar a:
- prevenção contra a perda de clientes por erros no prazo de entrega;
- otimização da gestão de estoque;
- melhora na reputação da organização;
- possibilidade de reavaliação e melhoria nos processos de entrega;
- medição e avaliação do nível de atendimento aos clientes;
- fidelização dos consumidores e indicação de pessoas próximas e demais.
Os indicadores são recursos essenciais para a avaliação das operações em andamento e detecção de gargalos, desenvolvendo um ponto de partida para a constituição de planos de ações mais corretas. A partir de então, torna-se possível implementar práticas que realmente colaborem para a otimização dos resultados da empresa.
Qual a importância de contar com a tecnologia?
Para aplicar estratégias com maiores chances de resultados, entenda que é necessário investir em uma verdadeira otimização na logística da companhia e, assim, garantir o alinhamento de todos os processos, com foco para que funcionem para alcançar a máxima performance.
É necessário pensar nos eventuais gargalos que possam afetar no OTD e contar com a ajuda de ferramentas adequadas para encontrar esses erros. Sendo assim, é preciso contar com mecanismos que vão oferecer dados da operação em tempo real, notificando qualquer divergência. Também é importante disponibilizar métricas que possam ser averiguadas periodicamente e que ajude no rastreamento das reclamações dos clientes.
Para estabelecer datas corretas e reais de entrega, os times de vendas necessitam de acesso em tempo real às informações de estoque, produção, suprimentos e demais. Além disso, os clientes valorizam os negócios que permitam que eles rastreiem e acessem os dados da remessa em tempo real.
Ao garantir acesso a esses índices, é possível criar uma previsão realista, e as cadeias de suprimentos e produção podem ser atualizadas para simplificar qualquer prazo acordado ou solicitado pelos clientes, que podem ser alertados de forma automática a respeito de eventuais atrasos ou antecipação. Outra questão é que os gestores podem verificar as tendências de OTD, localizar gargalos e reduzi-los.
A empresa funciona sem problemas, as datas de entregas são cumpridas e os consumidores permanecem satisfeitos e fieis. Para isso, um software de logística robusto é fundamental, permitindo a entrega dos itens no prazo e com o menor custo possível, alavancando os lucros.
Entre suas principais vantagens, podemos apontar:
- aumento da agilidade e melhora na comunicação entre o cliente e empresa, assegurando uma experiência de compra mais positiva para o público;
- maior eficiência no atendimento, o que vai diminuir o tempo de resposta e simplificar o acesso ao histórico de cada consumidor;
- minimização dos custos por intermédio da automatização dos processos, eliminação da utilização de papel e otimização dos deslocamento ao agrupar entregas geograficamente próximas;
- melhora na rentabilidade, levando em conta o aumento da produtividade do time;
- acesso a informações atualizadas, que simplificam o monitoramento de métricas e indicadores que garantem a satisfação dos clientes.
Como pode perceber, o On Time Delivery se trata de um índice logístico bastante relevante para os negócios que buscam manter suas operações em pleno funcionamento. Sendo assim, é importante realizar seu cálculo, conhecer a sua importância e implementar estratégias efetivas que possam manter o melhor resultado possível e, assim, ter um negócio diferenciado, que tenha a preferência dos consumidores, seja lucrativo e promissor. Então, não deixe de colocar as dicas apresentadas em prática!
Quer saber como nossas ferramentas podem ajudar no gerenciamento de fretes da sua empresa? Então, acesse nosso site agora mesmo e conheça os nossos diferenciais!
