Controle de ocorrências de entrega: o que é e como fazer de forma adequada?

A logística é um dos setores mais importantes dentro de uma empresa. Trata-se da área responsável por efetuar a distribuição e assegurar a entrega das mercadorias até o destinatário. Nesse sentido, a implementação de um controle de ocorrências de entrega de uma transportadora também merece destaque.

Afinal, é necessário investir na gestão de transporte a fim de proporcionar agilidade as entregas, garantir a satisfação do cliente, além de contribuir para melhorar o faturamento.

As ocorrências também ajudam a monitorar os meios de entrega e notificar a empresa, em caso de eventual alteração na rota ou incidentes que podem causar mudanças no recebimento da carga até o destino.

Quer saber como otimizar a logística de uma empresa? Neste post, você vai conhecer as principais informações sobre o controle de ocorrências de entrega. Boa leitura!

O que é o controle de ocorrência de entrega?

O controle de ocorrências de entrega consiste na gestão completa e apurada de todas as atividades envolvendo a coleta e o recebimento de produtos. Esse processo possibilita monitorar todos os procedimentos de entrega, controlando os prazos e a emissão de nota fiscal. Assim, qualquer problema é detectado com antecedência e pode ser devidamente corrigido, evitando despesas extras e o atraso nas entregas.

Como funciona o controle de ocorrência de transporte?

A gestão de ocorrências é feita por meio de um sistema moderno e ágil. Existem vários softwares que realizam essa função. O sistema de ocorrência de transporte, em especial, tem a capacidade de monitorar todas as operações que envolvem o transporte, deslocamento e a entrega de mercadorias até o destinatário final graças aos aplicativos instalados diretamente nos dispositivos móveis da transportadora, como smartphones e tablets.

Sendo assim, com a instalação do sistema nos dispositivos, como os celulares da equipe de campo, fica mais fácil registrar as entrega e fazer a gestão de entregas em tempo real. Logo, a empresa terá capacidade de acompanhar de perto todo o procedimento.

Nesse sentido, qualquer acidente ou demais eventualidades podem ser devidamente contornadas rapidamente, uma vez que a empresa está monitorando o transporte, embarque, desembarque e a distribuição dos produtos.

A maioria das plataformas de ocorrência de entrega apresenta as seguintes funcionalidades:

o sistema de ocorrência de transporte pode ser acessado por computador, celular ou outro dispositivo que esteja conectado com a internet;
o acesso é online, o que garante praticidade e significa que não há a necessidade de instalar nenhum outro software;
é possível fazer a integração com outros sistemas;
é possível enviar fotos, áudios, vídeos e mensagens de texto;
o rastreamento é feito pelo GPS instalado no automóvel que faz o transporte;
os informes de ocorrências são devidamente registrados e emitidos;
as informações podem ser compartilhadas em tempo real;
traz mais segurança e reduz o risco de perdas e extravios;
proporciona mais confiabilidade dos clientes na empresa.

Qual é a importância do controle de ocorrência de entrega?

O departamento logístico de uma empresa merece atenção redobrada. Afinal, uma entrega eficiente vai contribuir diretamente para a satisfação do cliente e é uma maneira de fazer com que o negócio se destaque perante o mercado. Por sua vez, um processo logístico demorado e pouco organizado pode ser fatal para a empresa, que começará a ser malvista e corre o risco de ir até mesmo à falência.

É aí que surge a importância de implementar um sistema de ocorrências de entregas. Conheça, a seguir, quais são as maiores vantagens dessa tecnologia.

Acompanhamento da entrega em tempo real

A empresa e os clientes têm a possibilidade de fazer o acompanhamento da entrega em tempo real. Isso significa que eles conseguem observar o deslocamento da mercadoria até que ela seja entregue no endereço do destinatário final. Essa funcionalidade garante uma transparência ampla durante essa etapa, uma vez que o cliente fica ciente do prazo previsto para o seu produto chegar, a rota prevista e demais fases até a entrega propriamente dita. Isso significa que há menos necessidade de comunicar o cliente ou ter que enviar manualmente informações sobre a entrega.

Assim, caso as entregas do dia estejam atrasadas, por exemplo, o cliente pode tomar conhecimento desse fato rapidamente e não precisa ficar o dia inteiro esperando a mercadoria, podendo reorganizar melhor o seu dia. Da mesma forma, a própria empresa tem a capacidade de planejar outra rota mais rápida e eficiente. O intuito é agir o mais rápido possível para corrigir as falhas o quanto antes.

Roteirização de entregas

Um sistema automatizado consegue fazer todo o planejamento das rotas de coleta e entrega da mercadoria, passando pelos centros de distribuição até chegar na casa do cliente. Para isso, o software analisa vários fatores, como rodovias e ruas próximas sem trânsito, o veículo mais adequado para o tipo de mercadoria que será transportada, as horas que serão necessárias para cumprir a tarefa etc.

Essa fermenta tem o potencial de otimizar a rota e encontrar os caminhos mais eficazes até chegar aos endereços de entrega. Nesse sentido, é possível ter uma previsão de recebimento antes mesmo de a mercadoria ser entrega, uma vez que o sistema consegue identificar a presença de congestionamento no trânsito, obras nas estradas, acidentes e outras eventualidades. Essas informações são enviadas para a empresa transportadora que poderá traçar outra rota.

Tomada de decisões mais rápidas

O sistema de ocorrência de transporte ajuda os gestores a terem uma visão mais ampla sobre as operações logísticas que são desenvolvidas. Desse modo, fica mais fácil reconhecer quais são os pontos fortes do setor e os pontos fracos que merecem ser ajustados. A partir de um panorama sobre as operações logísticas, o líder tem a capacidade de tomar decisões mais assertivas, embasadas em dados reais e concretos sobre o desempenho das atividades, a necessidade de investimentos e o treinamento da equipe, entre outros fatores.

Para isso, é necessário obter informações importantes sobre o funcionamento das atividades, como:

rota e trajeto a serem percorridos;
índice de extravios e avaria das mercadorias;
eficiência e experiência do motorista que será responsável pela entrega;
bairros ou regiões que apresentam um alto índice de violência (furto e roubo de mercadorias e veículos);
índice de atrasos ocasionados por acidentes, problemas no veículo, erro no cálculo de rota etc.

Mais segurança para as entregas

O monitoramento da carga em tempo real é uma forma de trazer mais segurança para a empresa, o motorista e os clientes. Isso porque, essa tecnologia tem o poder de acompanhar todo o processo de entrega.

Nesse sentido, é capaz de reduzir os riscos de sequestros, furtos e roubos da mercadoria. Mesmo que uma conduta criminosa venha acontecer, a empresa consegue tomar conhecimento do fato e poderá tomar as medidas cabíveis, como acionar a polícia e comunicar o acontecimento para a empresa seguradora.

Além das ações arquitetadas por criminosos, os extravios também são um risco para o procedimento logístico. Eles podem acontecer em várias etapas da cadeia logística, como:

armazenamento no depósito;
liberação e coleta para o transporte;
percurso que a mercadoria faz até chegar ao endereço da entrega;
transferência da carga entre modais.

Redução de custos de transporte

Ao ter uma entrega monitorada, os riscos de furtos e danos às mercadorias são reduzidos. Como consequência, os prejuízos também tendem a ser menores. O fato é que os danos e extravios da carga podem causar um grande déficit para a empresa. Por sua vez, ao criar trajetos seguros e otimizados, levando em conta a experiência do motorista e controlar o percurso, certamente é possível minimizar as perdas e os custos.

Além disso, é importante mencionar que os cancelamentos e as trocas de mercadorias pelos clientes também são comportamentos que ocasionam mais custos para a empresa.

O cancelamento pode acontecer em decorrência do atraso na entrega, da ausência de dados de rastreio ou da falta de informações confiáveis. Assim, o cliente se sente pouco confiante e insatisfeito com a compra. Logo, há mais chances de ele desistir do pedido.

Nesse sentido, é correto afirmar que as informações transmitidas em tempo real e os índices do sistema de ocorrência de transporte são fatores que influenciam diretamente para a redução de custos.

Mais satisfação dos clientes

Que cliente não gosta que a encomenda chegue rapidamente e em perfeito estado? Um sistema de entregas automatizado possibilita que as operações sejam feitas de modo mais ágil, eficiente e com muito mais segurança na entrega. Do mesmo modo, há uma maior transparência nos procedimentos, o que garante confiança e satisfação dos clientes para com a empresa.

Além disso, a redução de custos faz com que a transportadora consiga economizar e assim, possa oferecer preços mais acessíveis e justos aos clientes. Nesse sentido, as chances de conquistar e fidelizar os clientes são muito maiores.

Como fazer o controle de ocorrência de entrega?

Confira, a seguir, algumas dicas de como o controle de ocorrência de transporte deve ser feito.

Automatize os processos

As transportadoras precisam investir em tecnologias capazes de garantir a automação dos processos. Isso quer dizer que as tarefas manuais vão sendo, gradualmente, substituídas por sistemas modernos, o que reduz os riscos de erros. De fato, todas as operações se tornam mais ágeis e eficientes. Além disso, é possível ter uma gestão de entregas mais transparente e em tempo real.

Registre as ocorrências nas entregas

O mercado de transportes atua com variados padrões de registro de ocorrências. Por isso, é importante manter um registro de todas as ocorrências que vai servir para guiar diversas pessoas, como clientes, contratantes do serviço, transportadores e expedidores etc.

Esse procedimento vai proporcionar um gerenciamento mais completo para a coleta, a distribuição e entrega de mercadorias. Assim, os riscos de fraudes se tornam menores, bem como qualquer incidente poderá ser solucionado e os próximos poderão ser evitados.

Um registro bem-feito deve conter fotos e informações sobre a mercadoria e o estado em que ela foi entregue, dados sobre as coordenadas GPS, dados que comprovem a identidade de quem recebeu o produto e outras informações relevantes.

Defina regras

Defina como será o processo de distribuição, o meio de transporte e o local onde as entregas serão realizadas, conforme a região em que a mercadoria será destinada. A reunião de todas essas informações é importante para trazer mais segurança para a equipe e garantir a uniformização dos procedimentos, evitando confusão.

Preveja as demandas

É importante prever as demandas com antecedência. Isso pode ser feito levando em consideração o histórico de encomendas, a tendência de vendas, a sazonalidade do mercado e as situações prévias. Esse cuidado vai reduzir os atrasos nas entregas e diminuir o risco de falta das mercadorias em estoque.

Como o sistema Confirma Fácil pode ajudar no controle de ocorrências de entrega?

O Confirma Fácil é um sistema do tipo SaaS (Software as a Service) da empresa GKO Plus. O sistema é capaz de otimizar o processo de entregas, uma vez que ele agiliza as operações e reduz o risco de erros. Por meio dessa ferramenta, é possível reunir todas as informações de entrega em um painel específico voltado para Business Intelligence (BI). Desse modo, fica mais fácil tomar as melhores decisões logísticas para a empresa.

O sistema também oferece a confirmação digital das entregas por meio da geolocalização, que elimina a necessidade do canhoto de DANFE e eventuais erros causados pela transportadora. Essa ferramenta ainda permite o rastreamento por link externo, efetua a integração com sistemas ERPs e TMSs e a integração via EDI com transportadoras. Além disso, é possível controlar e acompanhar o processo de entregas em tempo real.

A implementação de um sistema de ocorrências de entrega é uma medida essencial para otimizar o departamento logístico e trazer mais eficiência para as operações de coleta, distribuição e entrega de cargas. Portanto, se você quer ter resultados melhores para a sua empresa, não deixe de investir em uma ferramenta automatizada!

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