A troca de informações através do Electronic Data Interchange (EDI) é essencial entre embarcadores e transportadores. Por ele, são alinhados os processos para que sejam eficientes e fluam dentro de uma rotina automatizada e em tempo real. Essa comunicação é permitida através dos arquivos de EDI que transmitem o OCOREN, notas fiscais, Conhecimentos de Transporte (CT-e), Manifesto de Carga e demais documentos.
Muito popular no setor, ele substitui recursos como e-mail, fax e correspondências, contribuindo para que a área logística otimize o tempo, aumente a produtividade e reduza erros. Por isso, viemos apresentar como o OCOREN atua nesse fluxo de informações. Acompanhe!
O que é e para que serve o EDI OCOREN?
OCOREN significa ocorrência de entrega e seu arquivo é eletrônico, em formato txt. Ele tem a finalidade de registrar qualquer evento durante a coleta, movimentação, estocagem e entrega. Quem gera esse documento é a empresa de transporte, que depois transmite rapidamente e de forma segura aos embarcadores. Assim, esses últimos podem monitorar as entregas a distância.
Como o fluxo das informações funciona do ponto de vista do embarcador?
O arquivo contendo as ocorrências é gerado pela transportadora para os embarcadores analisarem as informações. A partir delas, as decisões são tomadas para melhorar o serviço prestado pela empresa de transporte. Essas ações estão relacionadas a:
- avisos para os clientes de atrasos nas entregas;
- instruções para reentrega devido à recusa ou à impossibilidade de recebimento;
- orientações para retirada ou devolução;
- aplicações de penalidades previstas em contrato quanto avarias e extravios;
- liberação para pagamento do frete;
- criação de indicadores de desempenho.
Se o embarcador verificar que a entrega deu tudo certo, ele pode gerar o arquivo pré-fatura (PREFAT) para a transportadora receber os pagamentos do CT-es aprovados. Esse acompanhamento é importante para as empresas de transportes porque identificam os problemas que são recorrentes e que devem ser ajustados.
O que contém o arquivo OCOREN?
Como já dito, o arquivo OCOREN apresenta todos os tipos de ocorrências que acontecem com as entregas das mercadorias. Dessa maneira, confira a seguir quais são elas:
- entrega cumprida com êxito;
- recusa de entrega porque o pedido foi cancelado;
- ausência de espaço físico no depósito do destinatário;
- mercadoria em desacordo com o pedido de compra;
- roubo de carga;
- atraso na entrega por causa de problemas no trânsito;
- erros ou falhas na documentação;
- avaria total ou parcial da mercadoria;
- extravio total ou parcial da carga para local errado;
- apreensão da mercadoria pela fiscalização;
- entrega programada;
- carga retirada para conferência.
Desse modo, deu para perceber que as ocorrências nem sempre estão relacionadas a problemas e que há aquelas em que mostram a situação da prestação de serviço? Como inúmeros eventos podem ocorrer, é importante que tanto a transportadora quanto o embarcador tenham eles definidos.
Quais são os principais arquivos EDI na logística de transporte?
Além do OCOREN, existem outros documentos fiscais que devem ser emitidos aos órgãos competentes:
- NOTFIS: são as notas fiscais geradas depois que a mercadoria está pronta para carregamento. Os embarcadores enviam esses arquivos para as transportadoras informando seus dados.
- CONEMB: após o recebimento da NOTFIS, a transportadora emite o CT-e e transmite o CONEMB com esses dados ao embarcador.
- PREFAT: como dito, são as auditorias de fretes feitas pelo embarcador, que depois é enviado à transportadora com os CT-es para serem faturados.
- DOCCOB: diante das informações emitidas pelo embarcador, a transportadora faz no Transport Management System, ou TMS, a fatura para cobrar os fretes que já foram verificados. Assim, a empresa transmite o arquivo DOCCOB para ser agendado no sistema do cliente, programando os pagamentos dos serviços.
Como gerar o arquivo OCOREN?
As comunicações feitas entre sistemas de gestão, com padrão PROCEDA, utilizam formato de textos na troca dos arquivos através do TMS. Logo, as transportadoras geram o OCOREN automaticamente desde que esteja configurado. Desse modo, conheça as etapas dessa emissão desde o CT-e a finalização do processo:
- o transportador emite o CT-e da operação realizada;
- se houver qualquer incidente, ele é inserido no arquivo OCOREN;
- o embarcador recebe esse documento e o importa para seu sistema, depois interpretará as informações;
- tanto o destinatário como o embarcador acompanham o status da viagem em tempo real;
- após a conclusão da entrega, o transportador gera o arquivo OCOREN com uma ocorrência de entrega realizada, por exemplo, ou ausência do destinatário.
Quais são as maiores vantagens de utilizar o OCOREN e outros arquivos EDI?
Os embarcadores que adotam essa tecnologia têm inúmeros benefícios no processo logístico e de atendimento ao cliente. Conheça alguns deles para ver como podem ajudar na rotina do trabalho.
Otimização de tempo
Os softwares auxiliam nos processos logísticos reduzindo o tempo de ação, pois as atividades operacionais são agilizadas e facilitadas. Consequentemente, não precisará ficar horas realizando tarefas burocráticas como digitação de documentos e encaminhamentos, por exemplo.
Aumento da produtividade
A automatização proporciona que a equipe foque em atividades mais importantes, como as estratégicas. Além disso, os erros de registros de informações, que antes eram manuais, são reduzidos, evitando prejuízos.
Mais qualidade dos serviços
Com essas facilidades, é possível reduzir os prazos de atendimento, dependendo do caso, entregando até no mesmo dia. Dessa forma, a prestação de serviço conquista e fideliza os clientes, deixando-os mais satisfeitos.
Melhora das relações com parceiros de negócio
Ao usar o EDI, sua empresa ganha diversas melhorias e vantagem competitiva. Inclusive, o documento proporciona um relacionamento melhor com seus parceiros de negócios, pois há transparência nos processos, evitando desconfianças.
Como implantar o EDI?
A implantação do EDI requer alguns cuidados, como determinar bem o fluxo das informações trocadas e fazer um layout padrão para os arquivos. Geralmente, o mais comum é o PROCEDA.
Investir em uma solução tecnológica ajudará no fluxo das informações e na emissão do OCOREN. As entregas são auditadas, o software gera relatórios e indicadores e os dados ficam na nuvem, proporcionando facilidade de acesso e muito mais.
Com o Confirma fácil, da GKO, há diferenciais como confirmação das entregas com geolocalização e acompanhamento de todo o processo desde o pedido até a entrega, inclusive das ocorrências. Tudo em tempo real, feito por meio de um dashboard moderno e intuitivo.
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