Não sabe o que é TMS e muito menos para que ele serve? Então, você está no lugar certo! Esse sistema está relacionado aos processos de transporte e de logística das empresas. Contudo, antes de explicarmos mais sobre o assunto, é necessário entender que a distribuição e a entrega das mercadorias no Brasil sofrem alto custo. Ou seja, isso representa 12,7% do faturamento dos negócios que usam as estradas do país, segundo dados da Fundação Dom Cabral.
Logo, é preciso buscar alternativas para reduzir os valores, bem como controlar todas as etapas para que não gerem impactos negativos aos negócios — sobretudo dentro de um mercado tão competitivo em que os diferenciais podem ser os divisores entre fracasso e sucesso. Sendo assim, conheça mais desse sistema que visa contribuir para o aprimoramento das atividades na gestão de transportes.
O que é TMS?
Transportation Management System (TMS) — em português, Sistema de Gerenciamento de Transporte — é um software direcionado à gestão de transporte, que controla as operações de maneira integrada para obter melhorias, eficiência e produtividade na distribuição de mercadorias.
Seu custo varia conforme suas características e abrangência, cuja avaliação deve sempre partir das necessidades da empresa, o segmento e as funcionalidades do sistema, pois um TMS pode ter finalidades diversas.
Este tipo de sistema pode priorizar o atendimento das demandas de embarcadores, que contratam transportes, ou das transportadoras, ou ainda pode visar as empresas que possuem frotas para distribuir seus produtos. Pode ser desenhado para o operador logístico ou misturar todos esses objetivos em uma mesma solução. Não há uma opção certa ou errada, mas sim aquela que atende e melhor se adere às necessidades da sua empresa.
Para que ele serve?
Como mencionado acima, o TMS é indicado para transportadoras, embarcadores ou mesmo para aqueles que realizam o seu serviço de transporte. Esse sistema é útil para qualquer tamanho de empresa, podendo ser programado para a quantidade de fretes ou de caminhões, bem como para o nível de gerenciamento de risco desejado.
O sistema ainda traz a possibilidade de atender a diversos públicos. Como o termo TMS é abrangente, ele se adequa à sua finalidade. Entre suas funções, estão:
- cadastro de veículos e de clientes;
- gestão da documentação;
- planejamento e controle de manutenções da frota, de peças e acessórios;
- rastreamento de cargas;
- controle de custos;
- cálculos e simulações de fretes;
- planejamento das rotas para entrega das mercadorias;
- pagamentos e recebimentos;
- gestão de ocorrências;
- entre muitas outras possibilidades.
Qual é a importância de utilizá-lo?
Nessa plataforma, o gestor tem uma visão holística da operação e pode tomar decisões mais eficientes, já que ele oferece, além de dados, indicativos de qual é o melhor caminho a seguir. Logo, é possível administrar com mais segurança os recursos monetários, materiais e humanos, uma vez que há parâmetros de gastos quanto ao transporte para ajustá-lo conforme necessário. Isso permite um diferencial perante a concorrência, assim como a redução dos custos e o aumento dos índices de desempenho.
Como funciona o sistema TMS e quais são suas principais funcionalidades?
O TMS controla, monitora e mensura os resultados de cada uma das fases da operação de transporte. Com isso, é possível evitar atrasos na entrega dos fretes, extravios, roubos e demais problemas. Adotá-lo trará agilidade e controle em tempo real de tudo. Desse modo, conheça algumas das possíveis funcionalidades do software.
Planejamento
Com os dados gerados pelo sistema, fica mais fácil realizar o planejamento do processo. Assim, pode-se controlar orçamentos, analisar as informações, verificar custos do transporte e das rotas, calcular o tamanho dos equipamentos e projetar a renovação da frota.
Operação
O TMS pode ter o rastreamento de toda a operação de transporte, desde o carregamento, acompanhamento do trajeto das mercadorias, descarga até a entrega aos clientes, além de informações quanto a paradas, problemas mecânicos, entre outras.
Custos
Dependendo de qual o foco do TMS, ele poderá dar ao gestor acesso aos valores de manutenção e operação. Assim, é mais simples descobrir as necessidades de sua empresa. Quanto aos custos externos, o TMS oferece simulação de situações com rotas e preços dos fretes.
Documentos do transporte
Nele ficam registradas as notas fiscais eletrônicas dos produtos embarcados, o cadastro de clientes, fornecedores e demais parceiros, os impostos e as taxas, a ordem de coleta, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), os manifestos e as faturas, além dos comprovantes de entrega.
Expedição
O TMS também pode oferecer facilidades na gestão do embarque e expedição das cargas, relacionando o que será embarcado em cada veículo, reunindo produtos cujo embarque conjunto otimiza custos e prazos, gerando etiquetas para identificar produtos a embarcar e assim por diante.
Análise de rentabilidade com o TMS
Os clientes mudaram a forma de consumo, e isso pode ser percebido por meio de ferramentas de TMS, que oferecem informações da rentabilidade de cada um deles. Esses dados auxiliam nos cálculos de orçamentos e proporcionam o planejamento de curto, médio e longo prazo, garantindo previsibilidade.
O que é TMS e como saber o momento de contratar um para a empresa?
Para o negócio alavancar no mercado logístico, a tecnologia tem se tornado uma necessidade. Isso porque ela ajuda os gestores a tomarem decisões baseadas em informações reais e qualificadas com o objetivo de atender à demanda. Entretanto, é aconselhável saber o momento propício para implementar esse sistema de automação.
O que é TMS dentro do crescimento da empresa
Quando o embarcador for expandir sua atuação, conquistar novos clientes ou ampliar o volume de fretes são algumas das circunstâncias para contratar o serviço. Afinal, novas tarefas serão agregadas e precisam ser gerenciadas com ferramentas adequadas.
Como a circulação de produtos será maior, ela exigirá mais infraestrutura para controlar as entradas e saídas dos itens. Inclusive, os pedidos dos consumidores têm que estar registrados de maneira segura para evitar erros nos lançamentos. Por isso, faça tudo com planejamento para obter o máximo de eficiência.
Compartilhamento de informações
Na operação logística, é fundamental coordenar a execução das atividades mediante as áreas envolvidas, de modo que fique fluida. Todavia, se não houver informações claras e disponíveis, haverá impedimento do processo.
Por exemplo, os produtos não podem seguir viagem antes da consolidação da carga e emissão dos papéis fiscais. Nesse caso, os colaboradores responsáveis são do armazém, do setor fiscal e do logístico, que farão a liberação da carga. Essas etapas terão visibilidade quando os sistemas de gestão forem integrados, mostrando todo processo.
Aprimoramento do controle contábil
Os custos logísticos são despesas altas que impactam a lucratividade do embarcador. Logo, seu gerenciamento mapeia todos os gastos que estão encarecendo o serviço. Isso também proporciona dados para servirem de fonte com a finalidade de reduzir esses valores e melhorar o desempenho da empresa. Entre eles, o planejamento de embarques e a auditoria para pagamentos de fretes, garantindo menos despesas e otimizando a viagem.
Agora ficou claro o que é TMS? Esse sistema transforma a gestão de transportes, ampliando o domínio das operações e trazendo segurança e confiança nas informações geradas. Portanto, ele impacta a logística da empresa positivamente, devido à sua eficiência.
Quer receber conteúdos como esse por e-mail? Assine nossa newsletter e fique bem informado sempre!
