As atividades logísticas são um grande desafio aos gestores modernos. Em primeiro lugar, porque despontam como uma etapa estratégica da operação, responsável por garantir a eficiência do estoque e a qualidade do escoamento. Depois, porque representam uma parcela significativa dos custos administrativos, o que reforça a necessidade de buscar as melhores práticas e zelar pela negociação de frete.
Quando esses dois fatores estão integrados, o retorno tende a ser amplamente positivo: enquanto o alinhamento com fornecedores permite a maximização do faturamento, favorecendo o crescimento da companhia, o bom andamento dos fluxos logísticos viabiliza a melhor experiência de compra para o cliente — fidelizando-o e potencializando seu valor a longo prazo.
Neste post, você vai entender um pouco mais sobre a importância da negociação de frete na otimização de operações e de resultados. Explicaremos por que deve buscar as melhores condições de transporte e investir em excelência de serviços, além de apresentar 5 dicas valiosas para uma boa negociação de frete.
Boa leitura e bons insights!
Por que a negociação de frete é importante?
Empresas focadas na comercialização de produtos têm algo em comum: valem-se dos serviços logísticos, na maioria das vezes, já terceirizados, para escoar o estoque com eficiência, segurança e rapidez. No entanto, caso não esteja alinhado às demandas da companhia, pode tirar o sono dos gestores orientados a resultados.
Assim, uma negociação frágil ou incoerente em relação à realidade da empresa pode ocasionar graves prejuízos. Na prática, a negociação de frete é uma atividade estratégica, voltada para a otimização de operações e recursos.
Sua relevância está amparada em dois aspectos fundamentais — que fazem toda a diferença no desempenho da empresa no curto, médio e longo prazo — e intimamente correlacionados:
- no impacto positivo na margem de lucro operacional, o que favorece as finanças devido à entrada de receitas nas contas da organização;
- na satisfação e no encantamento do cliente, atendendo às demandas de entrega de modo ágil, seguro e eficiente.
Dessa forma, a importância da negociação de frete fica evidente. Em meio a um mercado altamente competitivo, ganha cada vez mais força entre os gestores de alta performance.
É preciso entender as demandas da companhia — considerando o fluxo de escoamento e as particularidades da mercadoria. A partir disso, buscar soluções aderentes às principais ambições do negócio: otimizar recursos, alavancar os lucros e fidelizar clientes. A negociação de frete, por sua vez, auxilia diretamente em todos esses objetivos.
Quais os desafios?
A negociação do preço dos serviços logísticos pode ter alguns obstáculos que dificultam a escolha da transportadora ideal. Parte desse processo depende do preço praticado. Não podemos negar a importância desse fator na decisão do gestor.
Porém, essa não pode ser a questão com maior influência no processo de contratação. Existem outros elementos que afetam a produtividade e a qualidade dos serviços, que devem ser avaliados cuidadosamente. Alguns dos elementos mais importantes são:
- tecnologia: a transportadora deve fazer uso dos avanços tecnológicos que permitem melhorar a gestão das cargas, programar a rota de entrega e rastrear a frota. A modernização das empresas é um diferencial para que essa rotina seja mais eficiente e voltada para a melhoria do atendimento;
- segurança: garantir a segurança em todas as etapas da distribuição é um requisito básico. Os cuidados ao embarcar e desembarcar as mercadorias e durante o trajeto são essenciais para evitar avarias. Essa atenção também se estende à conduta do motorista no trânsito para preservar a sua segurança, da frota e a da carga;
- abrangência: um negócio de grande porte tem clientes localizados em regiões que podem ser cidades próximas ou afastadas dos centros urbanos. Portanto, a empresa de transportes precisa contar com infraestrutura física e frota para lidar com essa demanda.
Esses são apenas alguns exemplos de desafios que devem ser superados pela transportadora, com o apoio da embarcadora. Por esse motivo, é importante valorizar os diferenciais que ajudam a tornar essa relação mutuamente lucrativa.
Como realizar uma boa negociação de frete?
A essa altura, você já sabe que a negociação de frete é essencial para manter a competitividade e a lucratividade da operação. Para efetivar os benefícios da parceria, entretanto, é preciso garantir o melhor alinhamento com os fornecedores e monitorar a execução eficiente do serviço.
Confira, agora, algumas das principais dicas para chegar à melhor negociação de frete!
- Mapeie fornecedores
O mercado nunca foi tão dinâmico e aberto a inovações. Por isso, há uma ampla quantidade de opções disponíveis, quando o assunto é frete corporativo. No momento de selecionar seu próximo fornecedor, iniciando uma negociação de frete, antecipe-se no mapeamento de possíveis parceiros para garantir a melhor condição de preço e atendimento.
A iniciativa de selecionar empresas confiáveis, capazes de atender às suas demandas, produz argumentos importantes para a negociação: ao conhecer os diferenciais e as funcionalidades de empreendedores logísticos, o gestor tem mais segurança para requisitar excelentes condições de serviço.
- Verifique os valores praticados no mercado
Além das análises de portfólio e diferenciais, é interessante levantar quais são os preços praticados por possíveis fornecedores. Assim, o contraponto entre funcionalidades disponíveis e valores cobrados pode ser facilmente viabilizado.
Em um segundo momento, as informações podem (e, certamente, vão) servir como instrumentos que potencializam o processo de negociação. Portanto, é preciso avaliar fornecedores com propostas mais completas e/ou atrativas — preservando-se, é claro, a ética de negócios.
- Conheça produtos, volumes e destinos
A negociação de frete envolve uma série de fatores bem específicos, e um deles é, justamente, a especificidade dos produtos que devem ser transportados. De acordo com o tipo de mercadoria, pode ser necessário pontuar uma ou outra exigência, garantindo a segurança do escoamento.
Para ser capaz de efetivar um bom negócio, portanto, o gestor deve conhecer em profundidade as características de sua linha de produtos, inclusive, no que diz respeito a volumes e destinos. Essa informação assegura parcerias mais coerentes e mais alinhadas às expectativas de ambas as empresas.
- Invista no bom relacionamento com fornecedores
Toda relação comercial é, sem dúvida, uma sólida parceria em potencial. Sempre que um fornecedor é incorporado ao cotidiano da empresa, surge a oportunidade de otimizar processos e maximizar performances.
Na negociação do frete, o bom relacionamento é fundamental. Seja para chegar à melhor condição contratual, seja para ajustar processos e táticas, é essencial manter uma postura transparente, receptiva e focada no crescimento mútuo. Certifique-se de escolher seu transportador com consciência!
- Tenha cuidado com ofertas fora do comum
Por último, embora não menos importante, a negociação de frete também exige atenção com relação a ofertas fora do padrão do mercado. Se, em alguma parte do processo, a proposta parecer excessiva e desconectada da realidade corporativa, desconfie: tudo o que sua empresa não precisa é de prejuízos operacionais.
Por isso, a mensagem é simples: ofertas que têm condições mirabolantes, para baixo ou para cima, precisam ser revistas e analisadas com cuidado. Muitas vezes, será possível encontrar desvios nos serviços ou gargalos no suporte ao embarcador.
O que é uma tabela de fretes?
Anualmente, a ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres) estabelece e divulga a tabela de frete vigente para o ano em questão. Esse documento determina os pisos mínimos dos serviços de transporte rodoviário. Os embarcadores e transportadoras consultam essa ferramenta para estabelecer a precificação dos serviços logísticos.
Vale a pena destacar que a tabela de fretes inclui diversos tipos de mercadorias, como:
- contêineres;
- cargas perigosas;
- produtos a granel;
- cargas lotação e fracionada;
- máquinas e equipamentos de grande porte;
- cargas que requerem temperaturas controladas.
Os valores são ajustados para refletir os custos logísticos. Eles consideram a quilometragem percorrida, bem como uma tarifa fixa para o embarque e desembarque da mercadoria.
Além desse modelo elaborado pela ANTT, as transportadoras também criam as próprias tabelas usadas nas negociações. De modo geral, as informações utilizadas são o veículo, a distância a ser percorrida, os impostos, as dimensões da carga e as taxas relacionadas ao risco do frete.
As embarcadoras ainda podem solicitar informações adicionais para apurar outras despesas. Entre elas, a necessidade de batedores e licenças que podem ser exigidas para algumas cargas que requerem condições diferenciadas.
Quais são os principais benefícios da negociação de frete?
A negociação de frete traz inúmeras vantagens à organização e, por isso, deve ser encarada como uma prioridade estratégica da logística. Quando as expectativas estão alinhadas e os recursos são otimizados — de modo sistemático, contínuo e consistente — os resultados do setor e da empresa, como um todo, tendem a ser cada vez mais expressivos.
Nesse contexto, é válido destacar alguns dos principais benefícios do alinhamento com fornecedores, tais como:
- controle financeiro e operacional, a partir da definição da melhor tabela e da centralização de dados no relacionamento com o fornecedor;
- diminuição de gastos, uma vez que a negociação de frete objetiva otimizar os recursos e garantir a qualidade do serviço, viabilizando o ganha-ganha entre as partes envolvidas;
- análises periódicas de desempenho, assegurando a eficácia do escoamento e maximizando a visão estratégica do gestor, no que compete ao frete corporativo.
Diante disso, é possível observar que a negociação de frete vai muito além dos limites logísticos e tem impactos muito mais profundos na empresa. Ao otimizar o relacionamento com fornecedores, buscando as melhores condições e os valores mais atrativos, o gestor agrega competitividade ao negócio.
Esse fator é o motivo pelo qual é possível fortalecer a estrutura corporativa, criando bases sólidas para a expansão efetiva do faturamento. Vale investir!
Como facilitar o processo?
Ao iniciar o processo de cotação de frete, o primeiro passo do gestor é estabelecer quais são os requisitos procurados nas empresas de transporte. Essa clareza quanto às qualificações e aos serviços ajuda a tornar o processo de decisão mais simples e transparente.
Portanto, existem algumas avaliações que podem ser feitas com o intuito de melhorar o processo de coleta de avaliação, bem como a verificação das certificações necessárias.
Avalie o cálculo do frete
Saber o quanto a embarcadora vai pagar pelos serviços de frete é um fator que contribui para a gestão dos serviços logísticos. Além da comprovação de entrega, a transportadora tem o dever de compartilhar os documentos fiscais emitidos e enviar os comprovantes para o processamento do pagamento.
O faturamento da transportadora vai afetar a lucratividade da empresa e os custos com a operação. Por isso, a primeira etapa é ter a ciência de que os preços cobrados são compatíveis com o orçamento anual da contratante.
Defina a responsabilidade pelo pagamento
Quando consideramos os serviços de frete, o pagamento dos serviços da transportadora pode ser feito pela embarcadora ou pelo destinatário. Assim, temos as duas modalidades:
- FOB: o cliente contrata a transportadora de sua preferência que, por sua vez, coleta a mercadoria e envia para o destinatário;
- CIF: o remetente é responsável por arcar com todos os custos dos transportes, inclusive, as tarifas e os tributos. Esse é o modelo mais usado nas transações comerciais, mas não há nenhum impedimento quanto à escolha do método FOB.
Identifique o perfil da carga
Esse fator faz toda diferença na escolha de uma transportadora compatível com o processo e com a cobrança pelos serviços. O gestor deve entender como funciona o acondicionamento da carga para determinar qual veículo deve ser utilizado.
É importante recomendar que essas características também sejam compartilhadas com a transportadora, pois influenciam a consolidação dos lotes e a organização do compartimento de carga. Essa informação também determina a necessidade de operadores e equipamentos para mover a carga na fase de separação, embarque e desembarque do pedido no destinatário.
Embalagem e tipo de carga
A maioria dos produtos em circulação nas estradas brasileiras se enquadra em cargas fracionadas. Esse tipo de frete tem particularidades que devem ser consideradas, principalmente, no que diz respeito a preço. Como são vários pedidos acondicionados no compartimento de carga, o valor do frete é rateado entre os embarcadores.
Por outro lado, existe a opção de lotação, que consiste em um único pedido que ocupa todo o espaço do veículo. O preço também é diferenciado, porém, há vantagem de que a mercadoria não faz várias paradas no trajeto, e é possível ter veículos dedicados para concluir as entregas.
Compare os valores e prazos
Uma boa negociação favorece quem tem mais informações, e aquele que tem condições de demonstrar, por meio de exemplos, se os preços estão competitivos. Assim, durante a etapa de preparação, o gestor deve dedicar tempo para conhecer quais são os prazos e preços praticados, de acordo com a distância a ser percorrida.
Portanto, consulte outras empresas e busque se informar sobre a política de preços para descobrir quais são os valores praticados. Compare, também, o quanto a empresa já paga para os parceiros e qual percentual de economia seria interessante para considerar outras transportadoras.
Avalie a capacidade de produção
Geralmente, as empresas de transporte não atuam de forma dedicada, ou seja, trabalham com múltiplos clientes e produtos para diversificar a sua atuação. Essa é uma prática comum, e não apresenta nenhum tipo de impedimento para a contratação.
Contudo, os recursos de uma transportadora têm limitações, como o número de veículos e motoristas que podem ser contratados. Para que a sua empresa não seja prejudicada devido à disponibilidade da frota, é importante se antecipar a esse aspecto. Por isso, para contratar uma empresa de transporte, é preciso analisar a capacidade de lidar com a demanda do embarcador.
Como gerenciar os resultados?
O fator mais importante sobre a terceirização da operação logística é que ocorre somente a transferência da execução da atividade. Assim, a gestão do processo e a avaliação dos resultados ainda compete à empresa contratante.
O modelo de gestão também estará descrito com clareza no contrato que foi assinado, para que ambos possam fazer a análise do desempenho de forma integrada. Existem diversas formas que podem ser usadas para estruturar o gerenciamento dos resultados.
Avalie indicadores de desempenho
Uma das metodologias mais comuns é a utilização de KPIs, ou Indicador-Chave de Performance. Cada indicador revela o andamento de uma atividade e se as metas estabelecidas foram alcançadas.
O objetivo dessa prática é identificar se as rotinas logísticas estão sendo realizadas dentro do esperado. O primeiro passo é explicar com clareza quais são as expectativas em termos de prazos de entrega, volume de entregas por mês, quilometragem percorrida e preservação das mercadorias.
Ao realizar apurações periódicas, é possível identificar erros e gargalos, identificando, assim, as causas e possíveis soluções. Todos esses critérios devem ser avaliados periodicamente e consolidados para que o histórico das apurações possa ser avaliado no decorrer do tempo.
Verifique os comprovantes de entrega
O pagamento em duplicidade dos serviços de frete é um risco para as empresas que não têm um controle efetivo sobre as suas entregas. A rotina que garante que erros não passem despercebidos é chamada de auditoria de frete.
Realizar essa auditoria consiste em fazer a conferência das faturas enviadas pela transportadora. Adotar esse processo é ainda mais importante para as empresas que têm diversos contratos de transporte.
Além de verificar se o valor cobrado está correto, é fundamental tratar divergências. Erros de processamento ou por causa de uma ação mal-intencionada do transportador podem ocasionar esses problemas. Portanto, manter essa atividade em andamento resulta em um ganho de eficiência.
Procure automatizar as tarefas
A tecnologia já é parte da operação logística, por isso, faz sentido usar essa ferramenta para realizar a gestão das atividades desempenhadas pela transportadora. Existem sistemas desenvolvidos para o processo de transportes levando em consideração a necessidade de compartilhamento de informações.
Outro aspecto que merece destaque é a possibilidade de ter visibilidade sobre dados em tempo real, como a rastreabilidade da carga e a previsão de entrega sempre atualizada. Esses são fatores que agregam qualidade ao atendimento dos clientes, e criam um senso de confiabilidade.
Quais os erros ao negociar frete?
Parte da construção de um relacionamento com as transportadoras inclui a negociação do frete. Esse é um processo que vai além dos preços e condições. Para que esse contrato seja bem-sucedido, é preciso estabelecer quais são as expectativas e regras a serem atendidas.
Portanto, nós usamos a nossa experiência na área de logística para listar quais são os principais erros que devem ser evitados por gestores e profissionais logísticos.
Não conferir a reputação da transportadora
A imagem de uma empresa no mercado é um dos seus maiores ativos para atrair novas oportunidades de negócio. Por isso, ao considerar a terceirização da atividade de transportes, é fundamental buscar recomendações.
Essa é uma prática bastante comum, de consultar colegas que trabalham na mesma área para buscar recomendações. As opiniões obtidas agregam um senso de confiabilidade, pois são baseadas em experiências pessoais. O oposto também é verdadeiro: ao receber uma opinião negativa, investigue as causas e procure tirar as suas próprias conclusões.
Deixar de conferir o cálculo do frete
Como mencionamos, o preço dos serviços será negociado a partir da tabela de frete. Com esse valor mínimo, a transportadora pode calcular as próprias tarifas. Porém, o embarcador também pode apurar os custos internamente e decidir quanto o gestor está disposto a pagar.
A negociação pode prosseguir de forma equilibrada quando há clareza quanto aos valores que são competitivos e aceitáveis para ambas as partes. Para que essa prática dê certo, é preciso estabelecer cláusulas quanto à pesagem e as dimensões da carga, para que a precificação seja feita corretamente.
Não diversificar as opções de transportadora
Uma boa prática comercial é não centralizar todos os serviços logísticos nas mãos de uma única transportadora. De acordo com as características da carga, é possível ter uma empresa que lida com a maioria dos pedidos, mas também, incluir uma transportadora que trabalha com entregas expressas ou que oferece frete aéreo.
Essa sugestão tem dois benefícios: em primeiro lugar, não cria a exclusividade e a dependência de um transportador. Além disso, possibilita a negociação de preços mais competitivos, uma vez que há alternativas que podem assumir esse processo, mantendo o mesmo nível de serviço.
Não avaliar os destinos mais recorrentes
Fornecedores locais têm um nível maior de comodidade, por causa da agilidade das coletas. Porém, o gestor também deve considerar a localização de seus clientes no momento de planejar as entregas.
Por isso, faz sentido contratar empresas de transporte nas localidades mais recorrentes, com o intuito de favorecer o last mile, ou seja, a última perna da viagem. Geralmente, essa etapa tende a ter custos elevados e impactar diretamente a relação com o cliente. Portanto, faz sentido investir em melhorias para aumentar a produtividade.
Você concluiu a leitura de um texto completo sobre as particularidades da negociação de frete. Nós usamos a nossa experiência para demonstrar a importância desse processo e as melhores práticas para otimizar os resultados.
Se você tiver alguma dúvida, quiser sugerir tópicos e ideias ou, até mesmo, dividir a sua experiência com a negociação de frete, deixe-nos um comentário, no campo abaixo!
