O GKO FRETE é o sistema líder em TMS Embarcador, com alta capacidade de adesão a qualquer tipo de operação. Ele possui inúmeros módulos que facilitam e simplificam a gestão de fretes contratados entre os clientes e seus respectivos transportadores terceirizados.
Dados mostram que o sistema chega a gerar uma economia anual de R$ 300 milhões para as mais de 300 empresas usuárias. Conversamos com Augusto Caetano Araújo do Nascimento, Gerente de Projetos da GKO, para mais informações sobre a plataforma. Confira!
Como funciona o GKO FRETE?
A princípio, o software funciona pela implantação completa ou até mesmo por categorização de seus módulos. Entre eles, há interfaces flexíveis e já pré-moldadas para interação com diversos ERPs. Com isso, é possível a integração dos documentos de maneira ágil e segura.
Um dos principais módulos é o de auditoria de fretes, responsável por fazer a conciliação entre o valor previsto nas tabelas de preço do contrato com os transportadores e o que é cobrado pelos fornecedores. É possível, por exemplo, alcançar uma redução de pelo menos 5% no valor dos fretes.
Por que é importante instalá-lo e quais as suas principais funções?
O foco primordial do GKO FRETE é realizar o melhor controle da gestão de fretes utilizando um Transportation Management System (TMS). O sistema basicamente seleciona sempre o melhor transportador para cada demanda, o que aumenta a eficácia do processo de entrega e do gerenciamento como um todo. Conheça os principais módulos!
Solicitação de transportes
A Solicitação de Transportes (ST) permite a qualquer pessoa fazer uma demanda de transporte, desde que esteja autorizada pela empresa usuária do GKO FRETE.
A solicitação pode ser criada dentro do GKO FRETE, através do portal do solicitante de transporte ou ser exportado pelo sistema corporativo ou outro sistema qualquer.
No GKO FRETE esta solicitação pode ser aceita ou rejeitada, ter a transportadora e o frete determinado através de simulação e passar por um workflow de aprovação. Além de enviar e-mail de confirmação do transporte para todos os envolvidos solicitante, responsável no local de colete e de entrega e o transportador.
Negociação com o GKO FRETE
O sistema permite o cadastramento de fórmulas que, por consequência, permitem o cadastramento de qualquer tabela de preço.
- Definição de base de cálculo como peso bruto, valor, hora parada, dias de armazenagem, etc.
- Eventos específicos: como devolução, reentregas, estadias, armazenagem, escolta, etc.
- Condições de diferenciação de preço: como meio de transporte, tipo de veículos, dados de urgência de entrega, entre outros.
- Preço por tarifa, cidade, zona de transporte ou roteiro
- Frete combinado: O GKO FRETE permite a negociação de um preço desconsiderando uma tabela de preço preexistente.
Auditoria de fretes
A auditoria de frete é responsável pela gestão e conciliação de recursos previstos nos acordos contratuais, em comparação com aqueles cobrados pelos transportadores. Possui uma gama de possibilidades de cadastros de tabelas de frete, permitindo o controle de todas as negociações feitas entre embarcadores e transportadores.
São várias as situações que podemos pegar ao auditar as faturas. Rapidamente poderíamos elencar 87, mas citamos 12 abaixo:
- Documento Liberado para Pagamento
- Documento com valor cobrado divergente com o somatório do cobrado em Conhecimentos/NFS
- Documento não contem toda(o)s Notas Fiscais de Romaneio
- Documento não possui Conhecimento/NFS associada(o)
- Nota Fiscal transportada sem Contrato para transporte
- Conhecimento complementar não autorizado
- Divergência no valor cobrado
- Documento não calculado
- Valor cobrado negativo ou zerado
- Nota Fiscal de Frete Combinado transportada sem Contrato para transporte
- Categorias de Nota Fiscal diferentes
- Pré-conhecimentos com informação divergente em “Pré-conhecimento x Nota Fiscal”
Simulação de frete
Neste módulo, é possível comparar preços de frete entre alguns fornecedores que atendem à rota definida para entrega. Isso significa que o embarcador tem acesso a uma análise de custos, com inúmeros transportadores, ainda em uma fase anterior ao faturamento da nota fiscal. Consequentemente, o permite optar por um fornecedor que ofereça um preço menor, mas que atenda ao pré-requisitos técnicos do transporte.
A simulação pode ser de realizada de formas diferenciadas conforme a necessidade de cada cenário.
- Simulação sobre um período passado para verificar quanto se pagaria de frete para novas tabelas de preços.
- Simulação na operação para determinar o transportador com melhor preço de frete para uma solicitação de transporte ou pedido concretizado ou ainda uma carga fechada.
- Api (Webserviçe ou DLL) para utilização pelo ERP ou sistemas de e-commerce para determinar o melhor transportador e preço de frete.
Separação e embarque
Existe uma funcionalidade no GKO FRETE que viabiliza a otimização dos embarques, indicando qual o melhor modal, transportador e veículo para fazer determinada entrega, segundo as informações do pedido.
Esta função faz-se necessária quando a empresa não prepara romaneios no seu ambiente corporativo, exportando seus dados para que a montagem do Romaneio seja realizada no GKO FRETE.
Poderá montar pré-embarque com base nos Pedidos, Ordem de embarques ou Solicitação de transporte, onde após montados os Romaneio de pré-embarques, são exportados para que possam ser faturados.
Poderá também montar os Romaneios de Embarques definitivos. Neste caso o processo será realizados com base nas NF’s emitidas.
Existem duas formas de montar os Romaneios no GKO FRETE:
- Montagem manual – Onde cada Pedido ou NF é adicionada ao Romaneio individualmente. Permite a seleção visual de uma lista ou a utilização do leitor de código de barra para adicionar o Pedido ou a Danfe ao Romaneio.
- Geração automática – Utilização do módulo Autocarga, onde a lista de pedidos passam por um processo de agrupamento e simulação, onde há a escolha automática das melhores condições de frete, entre transportadora, modal, tabela de preço e tipo de veículo utilizado.
Acompanhamento de entregas
Com a ferramenta de acompanhamento de entregas, você controla todo o fluxo: desde a emissão da nota fiscal até o comprovante de entrega, certificando de fato que chegou ao destinatário final, através de um aplicativo mobile.
Os dados associados ao processo de entrega, enviados pelas transportadoras em layout padronizado, podem ser obtidos por meios eletrônicos (EDI, WEB ou e-mail). Estes dados podem ter não apenas a data de entrega, mas indicações de perdas, extravios, sinistros, reentregas, devoluções ou posicionamento de carga (tracking).
Pode-se adicionar outros eventos, inseridos diretamente pelos usuários, tais como reclamações de clientes, observações e comentários sobre a transportadora ou a carga e tudo o que for necessário para manter o histórico completo de cada processo de entrega.
Com todas estas informações será possível aprovar ou não a cobrança de devolução, reentrega, descontos para indenização, bem como medir a performance de entrega do seu transportador.
Avaliação de transportadores
Acompanhar e validar os fornecedores é uma tarefa importante no dia a dia de qualquer gestor logístico. Dessa maneira, com a utilização do software na operação, o processo fica simples e rápido, já que está baseado nas informações enviadas ao sistema.
Poderão ser definidos critérios de avaliação para cálculo dos indicadores de desempenho das transportadoras. Estes dados podem estar associados a ocorrências, como, por exemplo, indicadores de pontualidade de entrega, de entregas sem perda de produtos e documentos, de processos sem reclamações dos destinatários, e assim por diante.
Os indicadores podem ser de divergências dos valores cobrados e/ou obtidos durante o procedimento de embarque, como vistorias do veículo ou pontualidade na coleta.
O principal ganho desta função se relaciona com a melhor percepção do serviço de transporte oferecido pela empresa aos seus clientes por meio das transportadoras contratadas.
Isso permite definir regras para que seja feita uma avaliação de performance no período que determinar. Assim, essa análise retorna o resultado em poucos segundos. Em algumas empresas, levam dias ou até semanas para conseguir chegar ao indicador final.
Gestão de Ocorrências
A empresa pode realizar toda a gestão de processo, com acompanhamento das informações desde a coleta até a entrega, agregando, inclusive, a auditoria de ocorrências não previstas que geram custos, tais como reentregas, devoluções, içamentos, entre outros.
Com esta função se gerencia adequadamente os custos adicionais dos transportes, identificando cobranças recorrentes que poderão ser pesquisadas e ter os seus motivos eliminados.
A conclusão de uma ocorrência de transporte pode afetar o indicador de performance se o transportador foi responsável pela ocorrência e também de acordo com possíveis justificativa de atrasos. Exemplos de situações que podem manipular o indicador de pontualidade na entrega:
- Agendamento de entrega – Casos em que necessita substituir a previsão de entrega original.
- Justificativa de atraso – Casos em que deve manter a previsão de entrega original sem prejudicar o indicador de performance do transportador.
- Reagendamento de entrega – Casos em que deseja acompanhar uma nova previsão de entrega mantendo a previsão de entrega original.
- Agendamento de reentrega – Casos que necessitam realizar uma nova tentativa de entrega informando uma nova previsão de entrega para esta tentativa.
Ferramentas de produtividade
Todo o sistema é avaliado por seu desempenho tecnológico e poder de automatização, em todas as atividades descritas acima. Elas podem ser otimizadas e realizadas de maneira automática nas horas predeterminadas, o que gera um ganho em otimização de pessoal e processual. Logo, pode-se estipular tempos de execução e geração de relatórios que são enviados automaticamente.
Como o GKO FRETE ajuda o serviço do embarcador?
Reforçando o que comentamos acima, o GKO FRETE apoia e auxilia o embarcador em praticamente toda a cadeia do ciclo do pedido, no aspecto da gestão de transporte. Há uma série de ganhos com a utilização completa da ferramenta. Pode-se destacar como ponto forte a alta economia gerada com determinados módulos que apoiam o embarcador. A simulação de fretes e o AutoCarga, por exemplo, apresentam números que podem chegar a uma redução de 30% no valor de fretes contratados.
Além disso, é possível fazer o acompanhamento e a avaliação de performance de parceiros. No entanto, é relevante a otimização de processos, o que libera recursos e profissionais para realizarem outras atividades, já que a maioria delas acontece a partir de recursos agendados.
Quais são as vantagens do GKO FRETE para as empresas embarcadoras?
A empresa fornece uma infinidade de oportunidades para o embarcador, pois o TMS é voltado para os parceiros que se enquadram nesse perfil. Ou seja, os ganhos mais significativos são direcionados para a redução de custos com os módulos de simulação de fretes, auditoria de fretes e AutoCargas.
Logo, a equipe de serviços responsável pela implantação do software tem uma série de exemplos relacionados à redução de custos. Antes da implantação da ferramenta, algumas empresas exigiam um volume considerável de horas e, em alguns casos, até mesmo dias de trabalho manual em planilhas eletrônicas para realizar a conciliação de dados em períodos de fechamento contábil e fiscal.
Com a aplicação GKO FRETE, essa tarefa é substituída por processos agendáveis e que liberam os profissionais da área de logística para realizarem atividades que possuem valor agregado à operação. Isso facilita o dia a dia do embarcador e gera um sentimento de motivação na equipe.
O uso da tecnologia pelo embarcador é algo bem-visto no mercado, porque transmite credibilidade a seus clientes ao disporem de uma ferramenta conhecida nacionalmente, como a GKO FRETE.
Para entender melhor os benefícios do GKE Frete para a sua empresa, você pode agendar uma reunião com um de nossos técnicos . Aproveite!
