A gestão de notas fiscais é um processo importante para otimizar diversos procedimentos tributários. É através dela que a área fiscal consegue um maior controle e também tem uma visão ampla do que ocorre na empresa.
A grande questão é: como fazer isso de uma forma eficiente e que garanta mais rapidez nos processos? Um software de gestão como o Confirma Fácil pode ajudar.
Neste artigo, conversamos com Luiz Felipe L. Santos, Analista de Sistemas da GKO, para falar da importância da gestão de notas e como o Confirma Fácil pode ser a solução ideal. Confira!
Qual é a importância das notas fiscais para uma empresa?
As notas fiscais são basicamente os registros das transações. Elas são responsáveis por comprovar o que acontece em cada operação de compra e venda. Além de servirem como um documento de registro, é por elas que a empresa pode confirmar valores, origem dos gastos, entre outros dados.
Desde 2008, elas passaram a ser eletrônicas, de forma que a sua organização e armazenamento são totalmente digitais. Isso, claro, gera mais possibilidades, mas também demanda a necessidade de meios digitais para a sua gestão eficiente.
Por que é essencial que as empresas embarcadoras contem com uma boa gestão de notas fiscais?
Para trazer mais transparência e fluidez ao processo logístico, a gestão de notas é fundamental. É ela que proporciona tomadas de decisões mais estratégicas, reduz custos e ajuda a focar em determinadas áreas problemáticas. Trazendo uma avaliação real e precisa de todo processo de transporte, desde o embarque da nota até a entrega.
Além disso, ao utilizar a gestão de maneira correta, há menos esforço para acertar pontos falhos no processo, maximizando a comunicação entre as partes para que os ajustes sejam realizados rapidamente.
Como o sistema Confirma Fácil Funciona?
A ideia é que os usuários possam confirmar todas as informações contidas nas notas fiscais de maneira simplificada. É um ambiente digital, acessível e online, em que é possível o acesso por desktop ou dispositivo mobile.
Luiz Felipe explica que o Confirma Fácil pode ser dividido em 3 partes:
- O embarcador responsável pelas notas fiscais disponibiliza todos os documentos de seu interesse através da escolha de uma integração no momento da implantação. Ela pode ser via API, envio de arquivo no formato.csv via SFTP, integração diretamente pelo portal, entre outras.
- Após a integração das notas, é necessário o envio das ocorrências referentes a elas. Nessa parte, acontece o envolvimento das transportadoras. Elas ficam responsáveis por enviar os arquivos de ocorrências (Edi padrão Proceda / API / .csv de ocorrências / integração via portal / App Audit etc.).
- Depois, basta acessar o Confirma Fácil e acompanhar de perto como anda o processo referente à nota fiscal. Há muitas alternativas do que fazer e o usuário pode: extrair relatórios no formato .csv, visualizar os dashboards de gestão do seu processo, permitir que o destinatário seja notificado a cada etapa concluída etc.
Como o sistema Confirma Fácil consegue ajudar na gestão de notas?
Com alguns cliques, já é possível visualizar todas as principais informações das notas. Por exemplo: qual o lead-time médio de entrega das suas notas, quantas notas estão atrasadas até o momento, qual é a sua performance/efetividade em determinado mês, qual é o desenvolvimento em determinado Estado, quantas ocorrências eu recebi, entre outras. Esses eram dados extraídos apenas depois que as planilhas eram geradas, e não só gastavam muito mais tempo, mas também acabavam exigindo muito mais trabalho.
O Confirma Fácil ajuda no acompanhamento e detalhamento da nota?
Sim, o sistema permite que os usuários acompanhem em tempo real como está o processo de entrega de cada nota, notificando-os via e-mail ou SMS. Luiz Felipe ainda esclarece que quando uma ocorrência acontece, um link é enviado para acesso de uma página externa sem a necessidade de cadastro.
Em relação ao detalhamento, ele salienta que pode ser feito através do acompanhamento de cada ocorrência enviada pela transportadora e registrada no portal, permitindo assim um processo mais específico de cada nota gerada.
Além disso, o Confirma Fácil possibilita que as ocorrências sejam totalmente configuráveis, o que oferece aos embarcadores a visualização de ocorrências do tipo “pneu furado”, “parado no posto fiscal” e “endereço do destinatário errado”. Essas são informações que não eram tão fáceis de serem conhecidas, pois ficavam ocultas no feedbacks para as transportadoras.
Quais são as outras funcionalidades do sistema?
É um sistema bastante completo, não só disponibiliza dashboards e extração de csv das informações disponíveis no portal, como também fornece:
- o aplicativo Audit, que permite ao usuário registrar ocorrências com fotos;
- configuração de template dos e-mails enviados as transportadoras/destinatários;
- envio de SMS;
- filtros avançados;
- cálculo de previsão automático;
- ocorrências configuráveis;
- usuários ilimitados.
Como esse sistema pode ser implementado?
O processo de implementação tem como padrão uma visão bem simples, assim como as funcionalidades do serviço. Por ser um SaaS, o Confirma Fácil tende a ser um serviço de simples integração. Basta o embarcador definir qual será a forma de integração (API/SFTP/Portal) e realizar as configurações necessárias para o envio das notas.
Luiz Felipe explica que, após o envio, ele só precisa solicitar que as transportadoras repassem as informações de ocorrências nas formas mencionadas anteriormente. Porém, o diferencial para elas é que, além das integrações mencionadas acima, o Confirma Fácil também disponibiliza o app Confirma Fácil Audit, que possibilita o envio de ocorrências com geolocalização e foto em tempo real sem nenhum custo adicional.
A GKO já possui o histórico de ser uma empresa líder de mercado para setores específicos na área de logística. Estamos sempre antenados no que o segmento precisa, principalmente no que vai melhorar a rotina das transportadoras. Afinal, em um serviço de longa distância, contar com o que a tecnologia pode oferecer quando o assunto é controle e gestão é fundamental.
Portanto, o Confirma Fácil foi pensado em desenvolver uma experiência melhor para os nossos clientes, especialmente no que tem relação com a gestão de notas fiscais, para que eles possam organizá-las e, principalmente, ter as informações na palma da mão.
Se você quer saber mais sobre o Confirma Fácil ou contratar os nossos serviços para melhorar a gestão das notas fiscais, entre em contato agora!
