A agilidade atual com que as mudanças ocorrem nos mercado torna as soluções de suporte obsoletas para as operações e a gestão das empresas. Essa situação ocorre cada vez mais rapidamente, o que demanda a flexibilidade de software.
A adequação instantânea da solução — o sistema de TMS, por exemplo — a essas novas condições é fundamental. Por isso, a flexibilidade é uma das premissas mais importantes ao escolher uma ferramenta adequada. No entanto, esse processo também envolve muitos riscos.
Portanto, é fundamental ponderar entre o que, de fato, ajudará, e o que tem potencial de atrapalhar a empresa no futuro. Esse é o tema sobre o qual nos debruçaremos aqui. Siga adiante na leitura!
Os modelos de flexibilidade de software
Podemos identificar algumas formas pelas quais um software pode se tornar flexível. Isso está sempre vinculado à estratégia da empresa que o desenvolveu.
Ela pode ter definido que a solução seguirá rigorosamente um roadmap, ou seja, um planejamento prévio. Assim, novas funcionalidades são acrescentadas à medida que o projeto é implementado.
Empresas fazem isso quando acreditam ter um domínio muito grande da área de negócio que pretendem atender. Por isso, creem que sabem perfeitamente as demandas reais que os clientes — potenciais ou atuais — têm ou terão.
Nesse caso, pode haver mais dificuldade de adequar o software quando o mercado sofre mudanças significativas. Caso isso aconteça, a companhia certamente estará impedida de atender a exigências de um ou mais de seus clientes.
Quando a escolha for pela “customização” do software — ou seja, sua adequação para atender a demandas específicas de cada empresa usuária —, a dificuldade maior reside em manter a solução atualizada de maneira uniforme para todos os seus clientes.
Isso significa que, ao criar partes do sistema para atender o cliente, corre-se o risco de deixar de ter um núcleo consistente e que se mantém atualizado, trazendo os adicionais definidos em seu roadmap ou as demandas que o mercado passa a apresentar em função de suas mudanças contínuas.
De certa forma, cada uma das opções acima tem vantagens e desvantagens. O ideal seria ter algum caminho que conciliasse as visões e trouxesse apenas seus pontos positivos, com a consequente eliminação dos negativos.
Esse caminho consiste em manter o software como produto, ou seja, uniforme para todas as empresas usuárias. Ao mesmo tempo, a implementação de ampliações funcionais direcionadas é permitida, inicialmente para determinados clientes, a fim de agregá-las ao produto. Dessa forma, ele nunca se descaracteriza.
No caminho acima, o recomendado é ter o máximo de flexibilidade de software, de forma que o usuário possa agregar informações, criar relatórios, construir integrações e organizar processos, cada qual com a modelagem adequada à empresa usuária.
Fica claro que as empresas que adotam a estratégia de produto destacada terão mais facilidade e segurança para oferecer sua solução, sempre se adequando às guinadas do mercado. Ainda assim, elas mantêm o sistema pronto para seguir adiante no caminho previamente planejado.
Se somarem a isso a oferta da solução em módulos, a empresa de software se posiciona melhor para atender o cliente nesse tempo de mudanças rápidas e contínuas. Dessa maneira, os recursos podem ser incluídos ou excluídos de forma a se encaixar melhor às exigências, inclusive no que se refere aos custos.
Agora, com esse conhecimento adquirido, podemos ir adiante na avaliação das vantagens que o último modelo pode trazer.
O mesmo software, diferentes soluções
A dinamicidade do mercado exige respostas rápidas por parte do gestor. Isso é ainda mais exigido a depender do modelo de negócios. Com a flexibilidade de software, torna-se possível usar os recursos necessários para atender a essa necessidade.
Esse foco nas demandas específicas garante que o sistema se adapte à empresa, não o contrário. O que isso significa? A possibilidade de incluir rotinas, processos e diferenciais competitivos na solução, a fim de acompanhar indicadores.
Por exemplo, por meio do sistema adequado, você identifica se as entregas são feitas no prazo pelo transportador ou se existem atrasos. Também verifica o nível de avarias e outros fatores específicos da sua empresa.
É importante citar que mesmo os embarcadores que atuam no mesmo segmento de negócio podem ter necessidades diversas. Tudo depende dos objetivos traçados e do planejamento estratégico.
A melhoria do custo-benefício com a flexibilidade de software
Contratar um software exige gastos. Esses valores se transformam em investimentos, se o retorno oferecido valer a pena. É aqui que a flexibilidade faz a diferença.
No método tradicional, você paga a mensalidade ou a licença da solução e tem acesso a ela de forma completa. Nesses casos, é provável a existência de funções sem relevância para seu negócio, assim como de módulos que fazem falta.
Com a personalização, isso é resolvido. Você contrata apenas as funcionalidades que sabe que vai utilizar. Se precisar de mais recursos, pode contratar outros módulos. Caso seja necessário mais espaço de armazenamento, por exemplo, basta optar pela escalabilidade.
O resultado é a resolução de todos os problemas da sua empresa com mais eficiência. Ao mesmo tempo, você economiza, porque paga somente pelo que usar.
Aqui, também é possível incluir adaptações e atualizações no sistema. Essa característica gera compliance e mais satisfação dos usuários.
Facilidade de adaptação dos colaboradores
Os profissionais já estão acostumados a trabalhar com determinado tipo de solução e a lidar com certos problemas. Ao terem acesso a um sistema engessado, tendem a apresentar dificuldade de adaptação.
Isso não acontece com a flexibilidade. O software é ajustado às demandas e oferece um impacto menor na rotina. A consequência é o aumento da produtividade e a otimização das atividades diárias.
Segurança das informações
Flexibilidade de software é uma maneira de adaptar as funcionalidades do sistema às necessidades da sua empresa, inclusive no quesito segurança. Com a transformação digital, a indústria 4.0, a internet das coisas (IoT) e o big data, por exemplo, o compartilhamento de dados é constante — e constitui uma ameaça à proteção deles.
Lembre-se de que, em breve, começará a vigorar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). As preocupações em torno da segurança dos dados e a capacidade de adequação das soluções às novas exigências serão determinantes para que a empresa usuária cumpra suas regras de compliance. Sem a flexibilidade de software adequada, o sistema pode levar mais tempo para se adequar.
Integração entre os sistemas
Os diferentes setores da sua empresa precisam conversar entre si e a logística também deve dialogar com o transportador. Para isso, é preciso haver integração entre os sistemas. Com os chamados sistemas legados, pode ser difícil. No entanto, é possível fazer isso com a flexibilidade de software.
Ao adotar esse recurso, o trabalho se torna mais eficaz e ágil. Outra vantagem a ser obtida é que pode se adotar facilidades de acesso ao ambiente como um todo, vinculando-se as regras de entrada de todas as soluções. Assim, em vez de fazer o login em diferentes sistemas, você executa apenas uma vez.
Aumento da eficiência
Ter um software flexível é o primeiro passo para melhorar a rotina organizacional. Com as atividades automatizadas, o atendimento às demandas é executado com o máximo de rapidez, enquanto a equipe foca as ações estratégicas.
A consequência é ter mais facilidade na rotina operacional, com aumento do retorno do investimento. Assim, todos ganham:
- a informação é distribuída a todos com mais rapidez e precisão
- o transportador, porque tem acesso às suas informações e aumenta as chances de fazer entregas mais ágeis;
- o cliente, destinatário das cargas, que se sente mais satisfeito;
- sua empresa, que tem mais retorno financeiro.
Redução do tempo de treinamento
A adaptação dos colaboradores é facilitada com a flexibilidade da solução, mas ainda é necessário investir em treinamento. Ele serve para tornar os processos familiares e mais rápidos.
Com a capacitação, há economia de tempo e recursos, com possibilidade de fazer mudanças de acordo com as percepções dos usuários internos. Assim, você garante que determinada função realmente atende às demandas da sua empresa e que suas necessidades como embarcador são asseguradas.
Após ver todos esses itens, fica claro que a flexibilidade de software é uma vantagem para seu negócio. Com ela, você alcança um patamar mais elevado nas suas operações, tanto no quesito eficiência quanto no financeiro.
Agora que você sabe que vale a pena usar uma solução flexível, que tal conhecer uma alternativa que atende a todos esses requisitos? Entre em contato com a GKO Informática, converse com um de nossos profissionais e veja quais benefícios poderá ter!
