Automação é a palavra-chave quando falamos de satisfação do cliente e sucesso no mercado. As empresas estão cada vez mais apostando em tornar os seus processos mais automatizados, a fim de que a eficiência seja garantida e a operação torne-se mais precisa e robusta. Porém, esse tipo de estudo geralmente é visto e aplicado nas áreas de produção, com atividades relacionadas diretamente ao produto final.
Pensando na qualidade total e na melhoria contínua, é importante que essa visão mude. Todas as áreas precisam trabalhar no máximo de sua produtividade para que a empresa toda se beneficie, principalmente quando falamos das atividades de transporte.
A automação de processos na gestão de fretes pode, inclusive, deixar o cliente mais satisfeito e o negócio mais competitivo. Quer saber mais sobre os benefícios da automatização da gestão de fretes? Continue lendo e descubra!
Quais são os maiores desafios na gestão de fretes?
Organização, controle e comunicação: esses são os três maiores desafios encontrados nas atividades de gestão de fretes. Em grande parte das empresas, toda a gestão da documentação de transportes e comunicação com clientes e transportadores é feita de forma manual, o que faz com que surjam diversas falhas operacionais que afetam o cliente de forma direta.
Imagine que em determinado dia é preciso controlar a expedição de dez produtos, todos com janelas de coleta muito próximas, e por causa dos endereços de entrega, não é a mesma transportadora que fará as entregas.
O responsável precisa gerenciar a documentação para cada produto, a chegada dos veículos no local, as burocracias de despacho, a atualização de estoque e garantir que cada mercadoria esteja indo para o destino correto, além de precisar enviar mensagens de acompanhamento aos clientes.
De que forma a automação de processos pode ser útil?
Todas as atividades citadas acima já têm tecnologias que automatizam os processos, trazendo diversos benefícios para a operação e influenciando na eficácia de atendimento aos clientes. Para isso, listamos algumas vantagens a serem observadas.
Padronização de informações
Por conta do grande número de dados gerados e necessários para que os processos de frete ocorram da maneira desejada, a padronização de informações torna-se essencial para simplificar a operação. O input dos dados, ainda que feito manualmente, garante a uniformidade das informações.
Assim, cada vez que há um frete a ser administrado, não importa quem faça, os dados seguirão uma lógica de aplicação, deixando os indicadores mais coerentes e a análise mais precisa.
Redução de custos
Otimizar recursos é uma das melhores formas de reduzir custos. Com os processos de gestão de fretes automatizados, o gasto com retrabalhos diminuirá, visto que parte da atividade será feita por uma ferramenta específica, assim como prejuízos provenientes de falhas operacionais também diminuirão.
A produtividade do capital humano aumentará, pois terão ferramentas de auxílio que deixam seu trabalho mais preciso, melhorando os resultados da empresa e o atendimento aos clientes, que ficarão mais satisfeitos.
Aumento no controle dos processos
Na logística, qualquer detalhe fora do planejado pode causar um atraso de entrega ao cliente, o que influencia diretamente no resultado da empresa e na imagem que ela tem no mercado. Conhecer a operação e ter o controle das variáveis é fundamental para obter sucesso e evitar falhas com os clientes.
A automatização permite o gerenciamento de dados de forma direta e precisa, fazendo com que os gestores vejam claramente os elos fracos da operação e possam tomar decisões para fortalecer esses pontos, dando robustez ao processo.
Monitoramento dos resultados da empresa
Uma das grandes vantagens em se adotar a automação de processos na gestão de fretes é a precisão das informações e a facilidade da criação de relatórios que mostram a realidade de seus processos. Esses dados são gerados ao longo das atividades e fretes prestados e medem, por meio de indicadores, o desempenho das transportadoras.
Esse monitoramento aumenta a segurança durante o transporte das mercadorias, visto que as falhas são evidenciadas e podem ser tratadas em sua raiz. Também possibilita que sua empresa tenha as melhores parcerias de transporte, de acordo com o índice de performance de cada transportadora.
Como um TMS pode ajudar na automação de processos na gestão de fretes?
Os gestores que têm como responsabilidade o controle dos fretes se deparam com diversas situações complexas. Eles sabem que quanto mais carga a empresa coloca nas mãos de determinada transportadora, maior fica o poder de negociação com o fornecedor.
Porém, se outras oportunidades de parceria não são observadas, os custos tornam-se onerosos e a empresa perde a chance de reduzi-los.
Eles observam que quanto maior a padronização exigida no momento de composição de preço das transportadoras — para facilitar a análise de dados —, maior a possibilidade de custos mais altos de frete, pois, por não dominar o modelo que lhe foi imposto pelo embarcador, a transportadora cobra mais caro para assegurar sua margem.
Ainda há a questão da qualidade, que quanto maior for seu nível, maior será o custo do serviço. Porém, não é vantagem pagar menos pelo frete e ter prejuízos relacionados a atrasos, perda da mercadoria e problemas com a documentação.
Todas essas dificuldades podem ser resolvidas com o auxílio da automação de processos de gestão de frete. Um TMS traz a possibilidade de gerenciar a cadeia do começo ao fim, afinando o controle da operação e fortalecendo sua qualidade. Separamos alguns elementos que podem ajudar nessa tarefa complexa:
- oferece a possibilidade de auditorias de fretes para garantir que o cotado está de acordo com o realizado;
- simplifica o agendamento e acompanhamento dos fretes;
- facilita a comunicação entre embarcador e transportadora;
- automatiza envio de alertas;
- gera relatórios para fundamentar a tomada de decisão.
Se há possibilidade, as rotinas da empresa devem ser simplificadas. Para que uma equipe de trabalho dê o seu melhor e desempenhe suas funções de maneira eficiente, o investimento em tecnologias como as de automação de processos na gestão de fretes é essencial.
Assim, todas as metas listadas pelo planejamento estratégico da empresa poderão ser atingidas com sucesso, melhorando os resultados da empresa e a fazendo crescer com uma boa vantagem competitiva no mercado.
Agora que você sabe mais sobre o assunto, baixe nosso infográfico e veja como escolher o melhor TMS para sua empresa.