A grande maioria dos gestores logísticos está habituada à utilização do EDI no transporte. Na prática, o termo descreve um conjunto de processos que viabiliza a troca de dados entre sistemas e empresas, preservando a integridade das informações e garantindo a segurança das transações.
No entanto, é comum que os líderes tenham dúvidas a respeito da aplicação do EDI na dinâmica dos transportes. Se você se encaixa nesse perfil, a dica é simples: não deixe de ler este conteúdo até o fim!
No post, você entenderá um pouco mais sobre o assunto. Primeiramente, mergulharemos no conceito do EDI, explicando em detalhes qual é a finalidade da ferramenta na gestão de logística para, em seguida, apontar as principais finalidades de uso.
Por fim, compartilharemos alguns dos benefícios mais relevantes da tecnologia, ajudando você a tomar (de uma vez por todas) a decisão de incorporá-la à sua operação de transportes. Preparado? Boa leitura e bons insights!
O que é e para o que serve o EDI?
A sigla EDI tem origem na língua inglesa e é utilizada para abreviar o termo Eletronic Data Interchange — que, em tradução livre, significa “transferência eletrônica de dados”. De forma geral, o EDI pode ser compreendido como um arquivo estruturado que permite a interação automatizada de sistemas independentes em empresas distintas.
Na verdade, a missão primordial do EDI é integrar informações administrativas, comerciais, fiscais e logísticas de forma segura e eficaz. A partir de um modelo predefinido, a empresa está apta a compartilhar listas, relatórios de inventário, pedidos e notas sem gerar retrabalho. Além disso, ao suprimir a necessidade de digitação, a incidência de erros também cai significativamente.
Pense, por exemplo, no ato corriqueiro de cadastrar um novo cliente. Em algumas organizações, o procedimento inclui imprimir documentos em papel e enviá-los à empresa que finaliza a verificação (e a aprovação) do material. Depois disso, caso esteja tudo certo, os dados são finalmente inseridos no sistema de gestão. Tudo isso demanda esforço e tempo — e tempo, você sabe, é dinheiro!
Portanto, incorporar o EDI às rotinas operacionais significa enxugar os processos e acelerar as entregas. Ao informatizar toda a cadeia de comunicação, eliminando tarefas repetitivas e sem valor agregado, há ganhos expressivos em acuidade de dados e na produtividade de equipe.
Como utilizar o EDI no transporte de cargas?
A esta altura, você provavelmente já percebeu que o EDI é um instrumento bastante versátil. Uma das principais aplicações da tecnologia diz respeito ao setor de transportes: é comum que os embarcadores, em especial, utilizem os arquivos EDIs para concentrar todas as informações sobre a carga disponível.
O arquivo reúne, por exemplo, as notas fiscais da mercadoria e dispensa o trabalho de relatar individualmente qual documento corresponde a cada item. Ou seja: não importa se são dezenas ou milhares de notas fiscais, o EDI acelera o processo logístico sem prejudicar a integridade das informações.
Ainda, os benefícios da tecnologia não param por aí. Entre os principais ganhos operacionais, convém mencionar o envio de:
- notas fiscais entre embarcador e transportadora, facilitando o conhecimento de carga;
- ocorrências de entregas e coletas, otimizando o uso do sistema TMS (Transport Management System);
- pré-fatura de transporte, relacionando os valores de transações já liberadas para faturamento;
- conhecimentos embarcados, permitindo o envio de um arquivo único relacionando os produtos escoados;
- cobranças, descomplicando as rotinas financeiras de empresas parceiras.
O cliente final também encontra vantagens nas transmissões automatizadas. Em vez de receber o DACTE (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico) ou o XML, o destinatário da carga tem acesso a um arquivo .txt com todos os dados de conhecimentos, agilizando o recebimento dos materiais.
Vale lembrar, ainda, que terceiros envolvidos no escoamento da carga também podem adotar o EDI em suas atividades. As seguradoras, por exemplo, costumam se aproveitar do arquivo para formatar as apólices, já que as informações do arquivo são altamente confiáveis.
Diante disso, fica fácil perceber que o EDI é um poderoso aliado na otimização da cadeia de suprimentos, auxiliando a interação eficaz entre todos os agentes relacionados.
NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, OCOREN e PREFAT são os EDIs mais comuns no dia a dia das empresas e, na prática, representam a automação inteligente das operações.
Como implantar o EDI?
O propósito do EDI é, como o próprio nome sugere, favorecer a transmissão de dados entre duas empresas parceiras. Qualquer movimento de implantação da tecnologia, portanto, precisa contar com a disponibilidade dos líderes envolvidos no projeto. Sem cooperação, não há como existir integração.
Se você deseja contar com as facilidades do EDI nos processos de transporte, é válido permanecer atento a alguns aspectos importantes. O primeiro pré-requisito, por exemplo, é definir quais informações serão trocadas entre sistemas e quem será o responsável por garantir a eficiência das transações.
Em seguida, é prudente fixar o layout dos arquivos, a fim de garantir a padronização nos envios, e validar a forma como eles serão repassados de uma empresa para outra. Ainda que o e-mail desponte como o método mais utilizado, é possível usar o FTP ou as redes privadas (VAN).
Após acertar os detalhes técnicos, convém capacitar os analistas e, assim que as configurações forem finalizadas, iniciar a operação de transmissão. Se os testes iniciais se mostrarem produtivos, o próximo passo é intensificar o fluxo de documentos para, enfim, eliminar o retrabalho de uma vez por todas.
A boa notícia é que os benefícios do EDI no transporte são imediatos e duradouros, garantindo uma dinâmica ainda mais competitiva às empresas de logística. Entre eles estão agilidade, diminuição de erros, aumento da produtividade. Também, melhoria na comunicação, segurança e confidencialidade nas transações, maior eficiência na auditoria de fretes e redução de custos.
Portanto, esse sistema de compartilhamento de arquivos contribui para otimizar e melhorar os processos, tornando sua gestão mais inteligente e estratégica. Ao mesmo tempo fortalece as relações comerciais, aumenta a satisfação dos clientes e obtém mais retorno financeiro. Afinal, os desafios do mercado são intensos, mas, ao confiar no poder da tecnologia, você ganha fôlego para enfrentá-los. Vale investir!
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