Ter atenção aos documentos de transporte é indispensável para a logística de toda empresa. Afinal, essa é uma obrigação relacionada ao transporte de cargas, que assegura que a companhia está atuando de forma legal e adequada às regras de segurança e circulação. Assim, evita o recebimento de penalidades como multas ou interrupções durante o percurso do veículo.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para mostrar quais são os principais documentos de transporte que o embarcador precisa conhecer e providenciar em sua rotina para evitar problemas. Acompanhe!
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Trata-se de um documento obrigatório quando o assunto é a comercialização de mercadorias ou prestação de serviços. Isso porque, é um registro oficial das operações que acontecem entre pessoas jurídicas e pessoas físicas. Por meio dos dados inseridos, os órgãos fiscalizadores conseguem calcular o imposto devido e demais obrigações acessórias do negócio.
Por esse motivo, a falta da Nota Fiscal Eletrônica do produto transportado ou do serviço prestado pode gerar graves consequências.
2. Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte eletrônico, também conhecido como CT-e, é um documento criado com o intuito de substituir o Conhecimento de Transporte Rodoviários de cargas (CTRC), sendo usado de maneira eletrônica para simplificar a emissão e armazenamento. Funciona da mesma maneira que a nota fiscal, mas é específico para o transporte de cargas.
Nesse caso, é importante salientar que ele é válido em qualquer modal de transporte, como rodoviário, ferroviário, aéreo, dutoviário e hidroviário. Dessa forma, caso o veículo seja parado em fiscalização, pode ser solicitado pelos ficais para averiguar a regularidade. Então, com esse documento, é possível conferir todos os registros na Secretariada Fazenda em relação à carga.
3. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O MDF-e é um documento também gerado no formato eletrônico. Seu intuito é conferir agilidade no registro de lotes dos documentos ficais relativos ao transporte de cargas interestaduais. É válido em todos os estados do Brasil e viabiliza a vinculação dos documentos fiscais na unidade de carga.
Para isso, ele precisa ser assinado de forma eletrônica pelo emissor e autorizado por intermédio de uma ferramenta própria, o que assegura a sua validade. Também, identifica a unidade de carga usada no serviço, as informações completas da transportadora e do veículo. Dessa forma, tem a utilidade de um resumo de todos esses dados, com validade jurídica.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser gerado depois da emissão do CT-e, tem emissão obrigatória nos casos de viagens entre estados, de acordo com a Secretaria da Fazenda e Planejamento.
4. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O DANFE se trata de um documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, tornando-se uma maneira de representar a NF-e em seu formato físico. Assim, é impresso pelo responsável por emitir a NF-e e apresenta um resumo de todos os dados presentes no documento.
Seu objetivo é simplificar a NF-e para leitura, e isso acontece pelo fato de que, para visualizar a nota fiscal, é necessário ter um programa especial. Isso significa que poderiam ocorrer problemas ao fazer a consulta no transporte de cargas ou possíveis fiscalizações.
Dessa forma, o DANFE precisa acompanhar os produtos no veículo, permitindo a sua apresentação caso seja requerido. Sendo assim, facilita o dia a dia do motorista, que poderá comprovar todos os dados da transação.
Outro papel relevante do DANFE é auxiliar na escrituração das operações realizadas com NF-e, levando em conta que existem casos em que o destinatário pode não ter um cadastro para a emissão da nota fiscal.
5. Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
Da mesma forma que ocorre com a NF-e, o CT-e também conta com um documento auxiliar para exercer a função de representação física, conhecido como DACTE. Trata-se de um documento que acompanha a carga em trânsito e apresenta informações que viabilizam a conferência do CT-e no site da Sefaz. Assim como na situação da nota fiscal, o DACTE não tem a capacidade de substituir o conhecimento de transporte eletrônico (XML).
6. Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
O MDF-e também conta com sua versão impressa, conhecida como DAMDFE, que apesar de não substitui-lo, tem a finalidade de apresentar uma síntese das informações do MDF-e, permitindo a fiscalização dos órgãos fiscalizadores.
Por se referir a uma versão auxiliar física do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, o DAMDFE deve acompanhar os itens durante o transporte, sendo de porte obrigatório pelo motorista que conduz o veículo com a carga.
7. Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)
O CRLV é um documento obrigatório para todos os proprietários de automóveis. Também chamado de licenciamento, ele atesta que as obrigações legais estão em dia, autorizando o automóvel a transitar. Porém, ele só é liberado quando os seguintes impostos estão quitados:
- seguro obrigatório (DPVAT);
- IPVA;
- multas de trânsito pendentes ou já vencidas.
Sem o documento, o condutor responsável pode ser parado pela fiscalização dos órgãos de trânsito e ter a continuidade do transporte impedida. É preciso ressaltar que deve ser levado junto à Carteira Nacional de Habilitação (CNH), na qual deve constar a habilitação do motorista conforme o veículo que está conduzindo.
Com o avanço da tecnologia, já é possível contar com o CRLV-e, que se trata do formato digital do documento. Nele, o motorista pode baixar o documento no seu próprio smartphone, o que vai gerar praticidade e evitar que o CRLV seja esquecido em casa.
Agora que você já sabe quais são os documentos de transporte que devem ser providenciados pela empresa, é importante verificar se todos estão atualizados e em dia com as obrigações previstas em norma. Dessa forma, minimiza-se as chances de sofrer sanções e se garante que tudo ocorra bem durante as viagens.
A falta de cumprimento à legislação em relação aos documentos de transporte pode gerar sanções capazes de proporcionar prejuízos ao negócio. Entre elas, a aplicação de multas ou, até mesmo, a suspensão da continuidade do transporte, o que também pode levar à insatisfação dos clientes e perda de boas negociações.
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