Diversos são os documentos fiscais exigidos no transporte de cargas, os quais precisam ser providenciados com o intuito de garantir a continuidade do serviço e evitar a aplicação de multas e demais penalidades por parte do Fisco. Entre eles, está o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Um erro muito comum é confundir o DANFE com a NF-e, tendo em vista que seu objetivo é apenas o de simplificar a visualização das informações contidas na nota fiscal, facilitando a conferência dos dados. Para evitar esse problema, elaboramos este conteúdo para esclarecer as principais informações sobre o assunto. Confira!
O que é DANFE e para que serve?
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, conhecido como DANFE, se trata de uma representação simplificada da NF-e. Ou seja, é um documento impresso onde constam as principais informações da nota fiscal.
Seu objetivo é servir como uma versão resumida e legível da NF-e, tendo em vista serem necessários programas específicos para liberar a visualização dos arquivos XMLs. Sendo assim, precisa acompanhar a carga em trânsito, disponibilizando dados básicos a respeito das transações em curso.
Sempre que uma companhia fizer o transporte de mercadorias, é preciso de nota fiscal. Isso ocorre pelo fato de ser uma questão de segurança e de fiscalização, já que os itens poderão ser apreendidos por não possuírem certificação de sua origem.
Outra finalidade do documento é contribuir para a escrituração das operações documentadas por Notas Fiscais Eletrônicas, no caso do destinatário não ser um contribuinte credenciado para fazer a emissão da NF-e.
Nesses casos, é importante que o documento seja arquivado durante o prazo exigido para as notas fiscais, para que possa ser apresentado em caso de solicitações. Com o DANFE, as organizações que ainda não trabalham com a Nota Fiscal Eletrônica, podem contar com o registro das transações de maneira muito mais ágil, prática e segura.
Por fim, o DANFE também pode ser usado como um meio de comprovação da realização da entrega de um item, levando em conta que é possível utilizá-lo para solicitar a assinatura do receptor das mercadorias, assegurando, assim, que a prestação do serviço de entrega da carga realmente tenha ocorrido como o esperado.
Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal?
Com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica, os órgãos fiscalizações concederam validade jurídica somente para a NF-e, que corresponde a um arquivo XML. No caso do DANFE, apesar de ser uma representação física dos dados presentes na NF-e, não possui validade fiscal e legal, apesar de ser um documento obrigatório para acompanhar o transporte de produtos.
Essa é a principal diferença entre os dois documentos, assim, é preciso compreender sobre cada um deles para evitar equívocos no momento de arquivá-los e entregá-los no momento do transporte.
Quais os itens obrigatórios em um DANFE?
O DANFE conta com uma série de elementos obrigatórios, que correspondem a informações básicas a respeito das operações em curso, por exemplo, razão social, endereço do remetente, informações sobre o destinatário, data e hora da emissão, duplicatas, faturas, tipo de de transporte, entre outros aspectos referentes aos detalhes dos produtos e tributação. Além disso, não podem faltar:
- chave de acesso numérica com 44 posições que permite a consulta dos dados da Nota Fiscal Eletrônica;
- descrição dos produtos ou serviços prestados;
- Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
- Código de Situação Tributária (CST), nas situações que se enquadra as empresas com regime normal, ou Código de Situação da Operação do Simples Nacional (CSOSN), no caso de organizações optantes pelo regime tributário do Simples Nacional;
- Código Fiscal de Operações ou Prestações (CFOP);
- quantidade;
- unidade;
- valor unitário;
- valor total;
- alíquota do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- base de cálculo do ICMS próprio;
- valor correspondente ao ICMS próprio;
- alíquota do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
- valor do IPI.
Além disso, o DANFE conta com dois campos, usados para a inserção de informações complementares e que sejam considerados relevantes, além de outro espaço reservado para considerações dos órgãos fiscalizados, o qual deverá ser mantido em branco, levando em conta que é de uso exclusivo da autoridade tributária.
Como é composta a chance de acesso do DANFE?
Como já foi dito, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é composto de uma chave de acesso que conta com 44 dígitos. A seguir, vamos mostrar de maneira mais simples como funciona sua composição. Acompanhe:
- primeiros 2 dígitos: correspondem ao código do estado (UF) do emitente da NF-e;
- próximos 4 dígitos: representam o ano e mês da emissão da nota fiscal, no formato AAMM;
- 14 dígitos seguintes: se referem ao CNPJ do emitente da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, CNPJ da empresa;
- próximos 2 dígitos: correspondem ao modelo da NF-e;
- 3 dígitos seguintes: informam a séria da Nota Fiscal Eletrônica;
- 9 dígitos posteriores: retratam o número da NF-e;
- próximos 9 dígitos: são o código da nota fiscal, que é um número gerado pelo sistema;
- último dígito: corresponde ao dígito verificador (DV).
Como é possível realizar a emissão do DANFE?
É preciso deixar claro que a emissão do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para todas as transações comerciais e o documento precisa sempre acompanhar as mercadorias que se encontram no processo de transporte.
No entanto, pelo fato de acompanhar o produto, por ser de emissão obrigatória e representar a Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE não deve ser confundido com a própria NF-e. Para isso, observe que explicamos suas principais diferenças, a fim de evitar que esse tipo de confusão aconteça.
Para emitir o DANFE é recomendado pelo Ministério da Fazenda que seja usado o mesmo sistema utilizado para a geração da Nota Fiscal Eletrônica. Isso serve para evitar divergências nas informações que possam ocasionar sérios problemas durante as fiscalizações e tributações.
Sendo assim, o processo se torna bem simples, afinal, basta configurar o sistema gerador para emitir a nota fiscal e, também, o DANFE correspondente. Com o avanço da tecnologia, existem vários softwares para esse fim. Sendo assim, basta escolher o modelo mais adequado às demandas e serviços executados pela empresa.
Outro ponto importante é que para evitar maiores problemas, a emissão precisa ser realizada pela mesma pessoa responsável por realizar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, antes que a mercadoria comece a circular, tendo em vista que quando sair para a entrega, a carga já precisa estar acompanhada pela NF-e correspondente pela operação e pelo DANFE.
Ao manter a atenção necessária a todos esses aspectos, o DANFE pode ser impresso quantas vezes for necessário, de forma que sejam atendidas as obrigações tributárias dos contribuintes que fazem parte dessa transação.
O que fazer se o emitente for impedido de fazer a emissão do DANFE?
Podem ocorrer casos de contingência, quando o contribuinte está sem conexão com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou impedido de gerar o documento. Então, a empresa terá que usar um Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para fazer a emissão do DANFE.
Para ter acesso ao FS-DA, o contribuinte precisa procurar um dos fornecedores autorizados, que farão a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).
Essa solicitação deverá ser autorizada pela Sefaz correspondente à unidade federada onde o contribuinte estiver estabelecido. Após a aprovação do PAFs pelo órgão fiscalizador, o FS-DA poderá ser obtido de gráficas locais ou distribuidores credenciados. A lista completa de fornecedores pode ser consultada no portal do Conselho Nacional de Política Fazendária.
Como consultar o DANFE online?
Para fazer a consulta do DANFE online, é preciso fazer o uso de um certificado digital, mesmo com a chave de acesso em mão, conforme os ajustes Sinief 16/18 e Sinief 17/18 disponibilizados pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz).
Dessa forma, para realizar o download do DANFE online, de forma válida juridicamente, é preciso acessar o site da Sefaz, realizar a consulta de Nota Fiscal Eletrônica completa, inserir a chave de acesso da NF-e, fazer a confirmação do captcha e ter um certificado digital em mãos. Após, a página vai disponibilizar os dados completos a respeito do documento fiscal.
De que forma é possível fazer uma gestão adequada das Notas Fiscais Eletrônicas?
Alguns cuidados devem ser tomados como forma de realizar uma gestão efetiva e segura das Notas Fiscais Eletrônicas. A seguir, vamos apresentar alguns deles!
Tenha atenção à nota auxiliar impressa
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, DANFE, apresenta um resumo dos dados da nota fiscal. Apesar de não possuir validade jurídica, ele precisa ser impresso, tendo em vista sua função de acompanhar o transporte das mercadorias até o destinatário final. Não se esqueça de que tem uma chave de acesso do documento XML, que é a sequência de 44 dígitos.
Nesse caso, o DANFE não precisa ser armazenado, no entanto, é necessário que ele esteja junto à carga. Isso porque, é por meio dele que será possível acessar o arquivo XML, que é o documento oficial.
Tenha cuidado com o arquivo XML
O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica tem validade jurídica e é entregue pela Secretaria da Fazenda de maneira digital. Dessa forma, ele não precisa ser impresso, levando em conta que é a nota fiscal de fato.
É preciso manter os arquivos XML recebidos de maneira organizada no servidor da empresa, por exemplo, em pastas. Então, separe as notas de entrada, que são aquelas que acompanham as compras executadas pela companhia, das notas de saída, que se referem às notas fiscais expedidas quando a empresa realiza uma venda.
Os arquivos precisam ser baixados, no mínimo, uma vez por mês, por meio de um controle periódico e rigoroso. Desse jeito, se a fiscalização for à empresa, os arquivos estão em ordem, classificados e atualizados.
Conheça o tempo de armazenamento obrigatório
O arquivo XML deve ser guardado pelo prazo mínimo de 5 anos. Isso deve ser realizado pelo receptor e pelo destinatário. Não respeitar essa regra pode ocasionar em problemas nos casos de fiscalização, levando ao pagamento de multas e demais sanções.
Também, armazenar arquivos por esse tempo pode colaborar para a organização no caso de alguma ocorrência em que seja necessário consultar informações passadas. Por esse motivo, procure por ferramentas tecnológicas e armazene as notas de maneira ordenada e segura.
Providencie um local apropriado para armazenar as NF-e
Não é indicado armazenar os arquivos XML em um único local no computador. Afinal, imprevistos como problemas na máquina, invasão no sistema ou roubo do aparelho, pode ocasionar na perda de todas as informações.
Nesse caso, uma dica é realizar backup com frequência. Contudo, as tecnologias atuais proporcionam soluções mais efetivas, por exemplo, os dispositivos com armazenamento em nuvem, ou sistemas desenvolvidos para a manipulação das notas fiscais, que são ótimas estratégias para garantir segurança aos documentos.
Confira a autenticidade do documento fiscal
Toda vez que uma nota fiscal for recebida, é importante verificar sua autenticidade. Nesse caso, basta entrar no site da Sefaz, acessar o campo “serviços” e clicar na aba “consultar NF-e completa”. A chave de acesso do DANFE também precisa ser informada na página. Em seguida, é só digitar os caracteres informados na imagem ao lado da tela e clicar em continuar.
Por meio desse processo, os dados do documento fiscal podem ser consultados. Desse jeito, é possível evitar problemas jurídicos e contábeis na empresa.
Conte com o auxílio da tecnologia
Contar com sistemas automatizados pode proporcionar vários benefícios para o gerenciamento de Notas Fiscais Eletrônicas. Afinal, o processo de baixar o documento é realizado de maneira individual, o que pode provocar cansaço e gastar muito tempo dos colaboradores. No entanto, soluções próprias para esse fim conseguem fazer o download de maneira inteligente, minimizando o trabalho da equipe.
Também, o armazenamento de informações é feito de forma segura e simplifica o compartilhamento de informações, o que colabora para a interação com os profissionais contábeis. As plataformas automatizadas também podem trabalhar de maneira integrada com os demais sistemas da empresa. Dessa forma, a gestão de NF-e é mais prática, segura e otimizada.
Agora que você entende o que é o DANFE, sua importância, como fazer sua emissão e de que forma é possível diferenciá-lo da NF-e, é importante ter atenção à sua emissão, tendo em vista se tratar de um documento obrigatório durante o transporte da carga e, assim, evitar a aplicação de multas e demais penalidades por parte Fisco.
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