As operações de logística de um embarcador e de uma transportadora são complexas, como é o caso da etapa de controle de frete. Por isso, é necessário utilizar a tecnologia para automatizar os processos, de modo que eles possam reduzir custos, gerar produtividade, operar de forma estratégica e ser monitorados para melhorar as entregas.
Com isso, sua empresa obterá resultados mais satisfatórios, garantindo o fluxo de tarefas e de caixa, além da satisfação do cliente. Sendo assim, leia este post e saiba como o controle de frete funciona, por quais motivos ele é relevante e as atividades que recebem a ajuda da tecnologia. Vamos lá?
Entenda como funciona o controle de frete e se vale automatizar as etapas
O modal rodoviário no Brasil é responsável por 61,1% do transporte de cargas dentro do território nacional, segundo dados do Fundação Dom Cabral. No entanto, com um volume de carga tão alto sendo movimentado pelas rodovias, sua infraestrutura ainda é precária. Prova disso é a malha viária, que tem apenas 213,7 mil KM de estradas pavimentadas em comparação com os 1,7 milhão de estradas não pavimentadas disponíveis no país.
Logo, os custos aumentam para as empresas realizarem suas atividades. Consequentemente, há diminuição da margem de lucro. Assim, para evitar um colapso financeiro e de informações, é aconselhável automatizar o controle de frete.
Os processos geram dados valiosos ao negócio, auxiliam na administração dos prazos, na escolha de transportadoras, na redução dos custos, na melhoria do atendimento aos clientes, entre outros fatores. Diante de tantas operações, a competitividade exige tomadas de decisão acertadas, agilidade nas entregas e excelência na gestão de transportes. Por esses motivos, siga as dicas abaixo.
Centralize as informações
Ao implantar uma plataforma que realiza o controle de frete, você terá um armazenamento de dados para serem analisados com a finalidade de conduzir melhor seu negócio. Desse modo, será possível compartilhar as informações com a equipe, cruzar dados e muitas outras tarefas. Assim, não somente o empresário como também seus gestores avaliarão os processos de maneira mais eficiente.
Otimize o tempo
Como um sistema de automatização controla todos os procedimentos, ele também monitora as entregas e o status dos pedidos. Dessa forma, é possível identificar as falhas, quando houver, e buscar soluções para que não ocorram mais. Inclusive, ele pode ser integrado aos Correios, proporcionando uma relação mais confiável entre cliente e transportadora, já que faz o rastreamento de carga. Logo, as reclamações são minimizadas.
Reduza os custos com controle de frete
O software de controle de frete diminui os custos e riscos de cálculos de fretes errados, evitando multas no crédito de impostos , aumentando a produtividade na gestão de fretes e agilizando a comunicação entre departamentos e processos. Além disso, as informações se tornam mais precisas e atualizadas para ajudar nas decisões e mostram qual o veículo mais indicado para fazer o transporte. Automaticamente, as empresas têm maiores lucros, concorrem com preços atraentes, fortalecem sua marca e criam fidelização.
Veja quais etapas podem ser automatizadas no controle de frete
Independentemente do tamanho do seu negócio, a automatização serve para qualquer empresa. Isso porque ela transforma procedimentos complexos em algo simples e fácil de ser operado. Confira a seguir as etapas que devem ser implementadas com essa tecnologia.
Cotações de frete
Para a contratação de autônomos, agregados ou equiparados, o sistema irá permitir a comparação de preços apresentados por transportadoras, mesmo que os modelos de precificação sejam distintos, usando grandezas diferentes. Com isso a escolha dos parceiros de transporte é otimizada e os custos reduzidos, permitindo que os preços dos produtos ofertados sejam mais acessíveis para os clientes do embarcador.
Contratação do frete
O sistema permite a emissão de contratos de frete e cadastro do Código Identificador da Operação de Transportes (CIOT), conforme determina a Agência Nacional de Transporte Terrestre (ANTT). Além disso, ele calcula as alíquotas que incidem sobre o serviço, como Imposto de Renda Retido na Fonte, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), entre outros.
Acompanhamento de entrega
Com o controle de frete, você monitora os processos de coleta, armazenamento, distribuição até a chegada ao cliente. Assim, é possível verificar quando há atrasos, paradas ou outros problemas.
Auditoria de frete
Por meio da auditoria de frete e da automação, o embarcador e a transportadora podem levantar os erros que ocorrem na gestão logística. São identificadas desde as pequenas até as maiores falhas, de maneira técnica e aprofundada. A auditoria confere as faturas das transportadoras para analisar os valores dos contratos negociados e os custos, bem como evitar duplicidades e cobranças de transportes não realizados.
Do contrário, surgirão reajustes automáticos, cotações erradas, cálculos fora da tabela e outros equívocos. Assim, esse controle reduz gastos desnecessários e otimiza o relacionamento com fornecedores, transportadoras e clientes.
Rateios contábeis
Levantar os valores, fazer os cálculos e lidar com o volume de dados manualmente é incorrer em erros e imprecisões para tomadas de decisões. Com a automatização, o rateio contábil é determinado de maneira automática e instantânea, visto que os valores dos fretes são feitos mediante seus produtos e documentos fiscais.
Por fim, é aconselhável automatizar a gestão de fretes. Esse processo é estratégico para encurtar a distância entre clientes e produtos. Cabe lembrar que seja como for, com ou sem automação, é imprescindível fazer o controle de frete, o monitoramento, a avaliação e o aprimoramentos de modo contínuo para colher bons resultados.
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