A otimização do processo de contratação de frete é um dos pilares para que a empresa possa atender os seus clientes com agilidade e manter os seus preços competitivos. Essa é uma escolha que deve ser avaliada com o devido cuidado para que o gestor logístico tome a melhor decisão para o futuro do negócio.
Um parceiro logístico qualificado afeta positivamente a etapa de distribuição de produtos e bens, bem como ajuda a fortalecer o relacionamento com clientes. Acrescente o fato de que o desempenho da operação de transportes é essencial para o negócio, e podemos ter uma ideia clara de como esse processo é crítico.
Por esse motivo, decidimos explicar como a contratação de frete funciona na prática e listar recomendações que podem ajudar na tomada de decisão. Continue lendo para conhecer mais detalhes!
O que é o processo de contratação de frete?
A primeira coisa que vamos explicar é o que é tabela de frete. Essa é uma ferramenta que determina os valores mínimos que podem ser cobrados por transportadoras e motoristas autônomos.
Vale destacar que o seu uso é aplicado somente para o transporte rodoviário de cargas e que esses valores mínimos levam em consideração as seguintes variáveis:
- dimensões da carga;
- tipo de veículo utilizado na viagem;
- prazo de entrega;
- combustível consumido no trajeto;
- taxas e impostos;
- distância percorrida.
Com base nessa análise, o gestor logístico consegue estimar que as transportadoras podem cobrar a partir do valor determinado pela tabela de frete.
Contratação de serviços logísticos
Munido da informação de quanto o frete pode custar, o gestor começa a consulta para determinar quais transportadoras atendem aos seus requisitos. Essa atividade pode ser executada por meio de vários canais:
- por telefone — o profissional entra em contato direto com as transportadoras e solicita uma proposta. Essa opção é menos utilizada, pois demanda tempo que poderia ser melhor aproveitado;
- por e-mail — esse modelo já é um pouco mais ágil, mas não há garantias de que a empresa contratante receberá propostas em tempo hábil para tomar uma decisão;
- por meio de um sistema de frete — essa plataforma permite que o gestor esteja conectado com transportadoras de forma ágil e segura. Com esse recurso, é possível fazer cotações, comparar valores e escolher o prestador de serviço compatível com o que a empresa precisa.
Quais são os desafios?
Todas as etapas do processo logístico são propícias de gerar desafios que precisam ser solucionados para concluir a prestação do serviço. Portanto, ser capaz de superar esses problemas é um diferencial que deve ser avaliado antes de contratar uma transportadora.
As empresas estão em uma constante corrida contra o tempo para atender às expectativas dos clientes e garantir o atendimento de prazos. Parte dessa dificuldade começa antes mesmo que o pedido deixe o armazém.
Se a empresa não investe em tecnologia, a equipe tem que lidar com processos manuais e redundantes que aumentam o tempo de resposta. Essa prática dificulta a negociação e abre espaço para que erros sejam cometidos em uma atividade de caráter estratégico.
Além da lentidão, é difícil manter um controle sobre o compartilhamento de informações e o envio de documentos fiscais. Esse fluxo não pode ser rastreado, impedindo que o gestor possa avaliar os resultados e enxergar gargalos.
Todos esses riscos combinados apontam para a necessidade de automatizar a contratação de frete e, com isso, tomar decisões mais assertivas.
Quais os benefícios de uma gestão eficaz?
A busca por uma gestão de transportes eficaz deve ser uma das prioridades para o gestor logístico. Essa é uma atividade considerada essencial e, como tal, requer a adoção de processos, metodologias e sistemas capazes de melhorar os resultados.
Além disso, sempre há espaço para o aprimoramento das rotinas, o que pode trazer inúmeros benefícios para o andamento da operação logística.
Ajuda a reduzir os custos operacionais
A terceirização da atividade de distribuição é responsável por reduzir o indicador de custo de frete e ajudar as empresas a focar o seu core business (ou atividade principal). O impacto nas finanças começa a ser percebido quando não há despesas relacionadas à aquisição e conservação da frota.
A preocupação com a depreciação, o pagamento de seguros, os gastos com combustível e a manutenção dos veículos passa a ser da transportadora contratada. Em contrapartida, é cobrada uma tarifa com base no volume transportado e na quilometragem.
Portanto, faz sentido usar essa iniciativa para aumentar a qualidade do atendimento e operar com preços mais acessíveis.
Simplifica a gestão dos fretes
Você já parou para pensar na quantidade de decisões que devem ser tomadas diariamente pelo embarcador? O frete vai ser CIF ou FOB? É melhor fazer uma entrega na modalidade normal, ou vale a pena considerar o redespacho?
Cada uma dessas opções tem custos e vantagens relacionadas que devem fazer parte da tomada de decisão. Com um sistema que gerencia a contratação de transportadora, o gestor tem acesso a uma ferramenta que simplifica as suas escolhas.
Isso serve também para filtrar somente transportadoras que se enquadram nos parâmetros selecionados. Portanto, nós recomendamos usar ferramentas que são intuitivas e de fácil adaptação.
Aumenta a produtividade da equipe
Você é um gestor que valoriza a gestão do tempo da equipe? Se a resposta é sim, você já deve saber como algumas tarefas são muito repetitivas e consomem uma parte significativa da jornada de trabalho.
Esse é um custo com o qual a empresa não precisaria arcar se investisse nas ferramentas corretas. A ideia por trás da automação do processo de contratação de frete é justamente aumentar a eficiência.
Por isso, segundo a nossa experiência no mercado, podemos afirmar com confiança que usar um sistema integrado é a melhor solução para tornar as rotinas mais ágeis e confiáveis.
Centraliza dados estratégicos
O compartilhamento de informações é um dos pilares na relação entre fornecedores e as empresas de transporte. Por isso, a utilização de uma ferramenta que centraliza e permite a consulta de informações importantes é um diferencial. Com isso, o gestor tem a possibilidade de:
- consultar o andamento da entrega;
- verificar a documentação emitida pela transportadora;
- enviar a nota fiscal;
- estabelecer um canal de comunicação;
- rastrear as etapas desde a contratação até o pagamento do frete.
Todas essas funções demonstram como é possível usar a tecnologia para tornar o processo mais transparente, seguro e confiável.
Possibilita o controle de indicadores
Como dissemos, no processo de terceirização há uma transferência de responsabilidade na execução das atividades contratadas. Contudo, a empresa mantém um papel bastante ativo, principalmente no que se refere à gestão das contratadas.
A apuração de indicadores é apenas mais uma das rotinas que as empresas devem focar para garantir que as transportadoras são capazes de prestar serviços de acordo com as especificações esperadas.
Com isso em mente, o gestor deve dedicar tempo para fazer a análise de indicadores da gestão de entrega. A ideia é criar uma cultura de melhoria contínua por meio da redução de desperdício e da identificação de gargalos. Como resultado, é possível medir a eficiência e o seu alinhamento com o planejamento estratégico.
Quais os principais pontos de atenção?
Transformar a forma como as empresas interagem e contratam transportadoras é uma oportunidade para rever os processos de trabalho e implementar melhorias. O objetivo é identificar os principais pontos de atenção e agir de acordo para minimizar o seu impacto.
Planejamento da rota
Seja em cargas lotação, seja em entregas fracionadas, a roteirização do trajeto de entrega é necessária para identificar o consumo de combustível, a necessidade de paradas para repouso e a estimativa do prazo de entrega.
Essa é uma decisão que também afeta o processo, pois a empresa contratante pode optar por ter um veículo dedicado ou ratear o frete com outros embarcadores. Essa é uma das principais etapas e requer planejamento para garantir que a remessa seja concluída sem percalços.
Gerenciamento de ocorrências
No setor logístico, as ocorrências de transportes são imprevistos que acontecem em algumas das etapas da viagem. Quando isso acontece, é essencial que tanto o embarcador como a transportadora sejam informados com agilidade.
Isso permite que a equipe acione os planos de contingência e corrija esses problemas da melhor forma possível. Por exemplo, em casos de acidentes, há alternativas para fazer reparos ou transferir as mercadorias para outro veículo que vai concluir as entregas.
Flexibilidade no atendimento
A relação entre embarcadores e transportadoras deve ser regida pela flexibilidade. O processo de distribuição é bastante suscetível a imprevistos, que devem ser solucionados em tempo hábil.
Para os contratantes, esse fator demonstra comprometimento e iniciativa. Já para a transportadora, demonstra a sua capacidade de lidar com mudanças inesperadas. Tudo isso contribui para melhorar a experiência do cliente e fortalecer esse relacionamento.
Monitoramento da entrega
Controlar o andamento da entrega em cada uma das suas fases é um processo chamado de monitoramento de entregas. Essa rotina consiste na utilização de sistemas integrados para determinar a localização do veículo e rastrear o seu deslocamento até a chegada ao seu destino.
Além do seu papel no controle das entregas, essa visibilidade é essencial para os clientes, que têm a oportunidade de acompanhar o andamento do pedido sempre que necessário.
Esse fator agrega transparência à prestação de serviço e cria um senso de confiança. Afinal, é possível observar eventuais atrasos, emergências e mudanças na rota estabelecida.
Como a tecnologia otimiza esse processo?
O processo de contratação de uma transportadora depende de inúmeras variáveis que devem ser analisadas cuidadosamente na tomada de decisão. O gestor não deve se basear somente no elemento preço, mas sim em um conjunto de fatores.
Você já deve ter vivenciado um momento em que fazia mais sentido contratar um prestador em detrimento de outro. Se você já dispõe de uma lista de transportadoras homologadas que atendem aos seus critérios, é mais simples fazer a escolha de forma flexível.
Por exemplo, há casos em que o prazo de entrega é curto. Portanto, faz sentido valorizar as transportadoras que propõem entrega na modalidade lotação, por exemplo. Isso garante que não há outras paradas na rota, o que ajuda a encurtar a viagem.
Por outro lado, a distância pode ser um empecilho. Assim, é recomendado contar com prestadores experientes no transporte interestadual e a sua legislação de transportes. O que a tecnologia oferece são o poder de escolha e a habilidade de avaliar do que a empresa precisa em determinado momento.
Como usar o módulo de simulação e o Autocarga?
Soluções completas são o diferencial para que o negócio continue a crescer e a atrair novas oportunidades de negócio. Por isso, vamos aproveitar este tópico para apresentar uma das nossas ferramentas.
Estamos falando do Autocarga, sistema cuja proposta é permitir que o usuário simule o processo de contratação de frete. Para isso, é preciso informar quais são os pedidos pendentes para entrega e os respectivos destinatários.
Com esses dados em mãos, é possível planejar as rotas de viagem e organizar a distribuição dos volumes dentro dos veículos. Além disso, o usuário consegue visualizar:
- a capacidade de carga e o espaço disponível nos caminhões;
- a consulta da tabela de preços de frete;
- o agendamento dos clientes que têm restrições ou janelas de entrega.
O sistema também está parametrizado para funcionar em conjunto com o faturamento da empresa. Assim, é possível realizar todos os cálculos necessários para apurar os tributos que devem ser recolhidos, pedágio e outras obrigações que incidem sobre a precificação.
Além de todas essas vantagens, não podemos deixar de citar o impacto financeiro do sistema. Caso ainda tenha dúvidas, saiba que os nossos clientes já conquistaram 25% de redução do valor do frete ao implantar o sistema Autocarga.
Se você achou o nosso blog, então já sabe como a contratação de frete é um processo importante e o quanto pode ser vantajoso. Esse é um investimento estratégico que vai ajudar a elevar o potencial do seu negócio. Por isso, está na hora de dar esse passo em direção à conquista dos planos e objetivos organizacionais.
Esses são apenas alguns dos motivos para contar com a GKO para as suas necessidades de sistemas logísticos. Quer conhecer mais sobre os nossos módulos e as nossas funcionalidades? Visite o nosso site.
Uma excelente postagem! Gosto especialmente que explique como funciona o processo de contratação de frete e os benefícios de uma gestão eficaz. Obrigado por compartilhar esta informação completa e interessante! Saudações.