Como forma de garantir transparência, ética e segurança aos processos executados dentro da empresa, é preciso buscar estratégias eficientes para uma boa gestão das informações e recursos do negócio. Entre elas, está o compliance em logística, que é uma prática a ser aplicada nas atividades do dia a dia de companhias de qualquer porte e segmento.
Mas, você sabe o que é o compliance, qual a sua função, como aplicá-lo nos processos de transporte e logística e seus principais benefícios? Então, leia este conteúdo, agora mesmo, para descobrir!
O que é compliance?
Compliance significa estar em conformidade com os regulamentos e a lei. Esse conceito envolve todas as normas, controles internos e externos, política, entre outros, aos quais a empresa precisa se adequar. Dessa forma, tanto a companhia quanto aos integrantes do time que nela atuam, inclusive fornecedores, devem se comportar considerando as regras dos órgãos reguladores.
Também, devem assegurar o total cumprimento dos mais variados instrumentos normativos internos, para que o negócio possa estar em compliance financeiro, trabalhista, ambiental, contábil, operacional, entre outros.
Quais as funções do compliance?
Uma das suas finalidades é corrigir e prevenir desvios que possam gerar problemas, como ações judiciais, muitas vezes, associados ao combate à corrupção. No entanto, dedica-se, também, às questões ligadas com a sustentabilidade, ética, cultura corporativa, entre outros riscos.
Sendo assim, relaciona-se a todos os segmentos que possam apresentar irregularidades que atingem a reputação e o desempenho do negócio, envolvendo as obrigações legais da organização e os valores e regras que constituem cada um delas, e que podem ser violadas.
Como o compliance ajuda o setor de transporte e logística?
O conceito de compliance busca agregar valor ao negócio e garantir a sobrevivência da empresa. Dessa forma, a prática evita grandes impactos financeiros, originados por aspectos como:
- desalinhamento às leis aplicáveis;
- falta de orientações normativas;
- erros na gestão de processos;
- ausência de ferramentas preventivas adequadas;
- falta de um sistema estruturado de informações.
Estar em compliance mostra que todos os envolvidos nas operações da empresa dominam os procedimentos, que serão implementados e executados em conformidade com a política trabalhista, comercial, comportamental e contratual.
Então, é necessário pensar e mudar a forma como a gestão logística está sendo feita, bem como ajustar a maneira como as informações do negócio são tratadas e como as pessoas se comportam no decorrer da rotina. É preciso buscar atingir um nível de excelência em compliance, independentemente do ramo de atuação e do porte da companhia.
Quais os objetivos do compliance em logística?
O compliance está ligado a todas as normas associadas à distribuição e transporte de mercadorias. Isso porque a operação logística engloba diversas questões burocráticas, que devem ser respeitadas para que a organização funcione de acordo com as leis e suas próprias diretrizes.
Dessa forma, ter conhecimento sobre o tema possibilita que as operações sejam executadas de forma eficiente, além de impedir muitos problemas e sanções legais. Além disso, uma empresa que não procura se conhecer e se adaptar às regras sobre logística e demais setores pode enfrentar grandes desafios, como prejuízos financeiros, atraso nas entregas, extravios de mercadorias, perda dos clientes etc.
Então, o compliance em logística é uma forma de manter a segurança e a confiança operacional, por intermédio do cumprimento das normas estabelecidas, bem como a adesão de leis e regulamentos para certo mercado.
O setor de transporte e logística enfrenta barreiras diárias que englobam altos custos e operações complexas. Por meio de um projeto de compliance nas empresas bem estruturado, as demandas da área podem ser solucionadas de maneira ágil, permitindo que todo o seu potencial seja usado em conformidade com a lei vigente.
Uma companhia sem um programa de compliance na logística pode apresentar processos antiéticos e pouco otimizados. Dessa forma, os embarcadores asseguram conformidade, estabelecendo políticas e procedimentos. Além disso, criam regras para garantir que todos estejam alinhados e atuem conforme o definido. Com isso, engloba:
- compliance normativo: ações que uma empresa estabelece para cumprir leis, diretrizes externas e regulamentos significativos;
- compliance corporativo: são medidas e programas definidos para garantir o cumprimento de procedimentos, políticas interna e comportamento apropriados.
O compliance em logística apresenta alguns objetivos principais. São eles:
- identificar: análise dos processos logísticos, com o intuito de desvendar eventuais problemas;
- prevenir: elaboração de soluções para impedir que os problemas identificados se alastrem;
- monitorar: acompanhamento das soluções criadas para assegurar que alcancem os resultados esperados;
- resolver: preparo para solucionar gargalos que possam surgir, mesmo com todos os cuidados que estivem sendo tomados;
- orientar: direcionamento dos funcionários, supervisores e gestores para que todos respeitem as normas envolvidas em suas funções.
Quais os benefícios do compliance em logística?
O compliance em logística pode colaborar de forma ativa para a elaboração de uma política de segurança, reduzindo riscos por meio da implementação de normas e atividades de gestão operacional para manter a eficiência em processos produtivos. A seguir, confira as suas principais vantagens!
Aumenta a eficiência organizacional
Com a aplicação do compliance nos processos, as atividades são aprimoradas e se tornam mais eficientes, com fluidez e capacidade de funcionar de forma plena dentro de um planejamento devidamente regulamentado.
Quando todos os processos são executados de maneira ordenada, respeitando os padrões estipulados pelo programa de compliance, há o aumento da efetividade. Afinal, as ações aplicadas para prevenir problemas fazem com que a equipe evite ter comportamentos inadequados e a qualidade seja garantida, impedindo retrabalhos, sanções legais e custos extras.
Potencializa a competitividade do negócio
Por meio do aumento da eficiência e com a adequação dos processos para o seu devido funcionamento, a empresa também se torna mais competitiva.
Previne problemas
Pelo fato de compliance ter relação com estar em regularidade com as normas, os programas com essa finalidade vão detectar falhas nos processos que podem ocasionar problemas. Dessa forma, diversos contratempos podem ser impedidos.
Um fato muito relevante ligado à logística é o manuseio de informações dos clientes. Dependendo do ramo ao qual a empresa está integrada, esses dados podem ser vistos como sensíveis. Isso significa que estão relacionados a questões pessoais.
Com a elaboração de um programa de compliance direcionado ao setor logístico, serão tomadas medidas para evitar o vazamento dessas informações e assegurar que as mercadorias sejam encaminhadas seguindo os parâmetros previamente estabelecidos. Assim, a empresa tem sua credibilidade perante os clientes mantida.
Melhora a credibilidade da empresa
O compliance colabora para o fortalecimento da reputação e imagem do negócio, o que gera confiança e tranquilidade para funcionários, clientes, fornecedores e acionistas da companhia a respeito da sua capacidade de entregas e solidez organizacional.
Nos dias atuais, isso influencia diretamente a autoridade que o negócio conquista no mercado. Isso ocorre pelo fato de os clientes considerarem cada vez mais as empresas que se preocupam com essas questões, ou seja, faz com que eles consumam produtos e serviços de companhias que trabalham de forma ética e sustentável.
Assim, uma empresa que procura desenvolver suas operações logísticas seguindo esses valores acaba conquistando um diferencial competitivo.
Evita as sanções administrativas e penais
Quando a empresa se mantém em conformidade com a lei, consegue evitar a aplicação de penalidades relativas ao descumprimento de normas e regras relacionadas ao setor. Em algumas situações, o descumprimento pode levar ao recebimento de vários tipos de sanções, que diminuem a credibilidade do negócio, geram prejuízos com custos jurídicos, multas e, principalmente, ocasionam na suspensão das atividades até que as ações sejam revistas.
Promove o conhecimento dos processos logísticos do negócio
Para realizar qualquer mudança na empresa, é preciso, antes de tudo, identificar a situação real das operações. É por meio desse entendimento que serão encontradas as ações a serem adotadas. Em se tratando de compliance e logística, é necessário que os gestores conheçam os processos envolvidos para encontrar possíveis problemas.
Conscientiza a equipe
Os programas de compliance em logística envolvem uma fase muito importante, que é a conscientização do time. Afinal de contas, os colaboradores integram os processos e precisam conhecer as normas que precisam seguir.
Desse modo, é necessário que seja criado um código de conduta para que os trabalhadores entendam exatamente o que a empresa espera deles. Assim, busca-se o fortalecimento dos valores e da cultura organizacional, fica mais fácil atingir o aumento da satisfação da equipe e, consequentemente, da produtividade.
Permite a elaboração de um código de conduta interno
Além da identificação de todas as leis e normas que devem ser seguidas pela companhia, é válido elaborar um código de conduta interno. Essa é uma maneira de promover e reforçar a ética e fortalecer os valores da empresa.
Qual a relevância da Lei Sarbanes-Oxley (SOX) nesse processo?
Outro ponto a ser destacado é a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), sancionada no ano de 2002 pelo Congresso dos Estados Unidos, com a finalidade de proteger as empresas dos erros de práticas fraudulentas e escriturações contábeis.
É preciso destacar que não se trata de um conjunto de estratégias de negócios, e não determina como uma companhia precisa armazenar registros, mas sim, estabelece quais registros precisam ser armazenados e por qual período. Dessa forma, não são apenas as questões financeiras que sofrem impactos com a legislação, mas os setores de TI, responsáveis por armazenar os registro eletrônicos.
Conforme a SOX, todos os registros comerciais, inclusive, mensagens e registros eletrônicos, precisam ser salvos por um tempo mínimo de cinco anos. Assim, requer que a organização reestruture os seus processos, com a finalidade de aumentar a transparência, o controle e a segurança nas escriturações contábeis, gestão dos negócios (aqui estão inseridos os pontos referentes ao compliance), divulgação de informações e administração financeira.
Ou seja, o intuito principal da legislação é conferir transparência na gestão empresarial e mitigar riscos, estimulando as empresas a criarem processos confiáveis de segurança e auditoria.
Como aplicar o compliance em operações logísticas?
Para garantir que a organização esteja no caminho correto, não existe um padrão predeterminado, mas sim, um esforço em conjunto da gestão e do time de colaboradores. Sendo assim, vamos mostrar algumas medidas que podem ajudar na manutenção de uma logística segura e regulamentada, com todas as operações em dia.
Realize auditorias
A auditoria se trata da avaliação da empresa, com um processo ou sistema específico. Nesse caso, tem como base um diagnóstico imparcial, que vai fornecer pontos de melhoria. Pode ser feita de forma interna ou por meio de uma empresa externa especializada no assunto.
Assim, se for feita profissionalmente, as ações posteriores vão melhorar a eficiência, impulsionar a sustentabilidade, contribuir para a imagem do negócio e garantir a autoridade da empresa.
Conte com planos de ação e prevenção
Depois de identificar o risco, pesquisar o motivo e encontrar a melhor solução, o mais adequado é prevenir a recorrência de falhas. Isso porque qualquer estratégia precisa ser melhorada com frequência.
Após implementar as mudanças e estabelecer os padrões, os funcionários precisam ter o conhecimento adequado a respeito do compliance em logística para se manter alinhados às ações. Isso também faz parte de um programa de prevenção da companha, buscando melhorar e diminuir ao máximo a possibilidade de erros e perdas no decorrer do processo.
Acompanhe o compliance
Esse processo na logística confere sustentabilidade e eficácia, bem como mantém os planos de ação e prevenção em funcionamento. Também reúne os resultados para análise de conformidade. Entre as principais medidas a serem aplicadas, estão:
- criar relatórios com recomendações de melhorias em planos de ação e prevenção;
- verificar informações disponíveis e indicadores de desempenho e, assim, detectar setores prioritários e deficiências operacionais e no sistema de controle interno;
- simplificar o processo de acompanhamento e monitorar periodicamente os planos de ação.
Faça a correção dos processos
Com o decorrer do tempo, pode acontecer de alguns processos necessitarem de correção, as atividades serem reorganizadas, outras eliminadas e, ainda, algumas regras revisadas. Para isso, é fundamental que a companhia esteja aberta para mudanças, por dentro e atualizada a respeito de novas leis e ajustes legais, bem como se preocupe em criar uma liderança prática e efetiva.
Fique por dentro das tendências do mercado
Manter a empresa atualizada em relação às tendências de mercado é fundamental para evitar que os esforços não sejam bem aproveitados. Isso porque práticas ultrapassadas podem comprometer todo o processo de adequação do compliance na logística.
Nesse caso, é possível buscar informações relevantes em fontes que sejam referência. Dessa maneira, é importante ter em mente que todo esse processo é muito mais do que apenas seguir regras e regulamentos definidos.
É importante entender que se trata de uma estratégia usada para se diferenciar e aprimorar os processos para assegurar maior produtividade, minimizar custos, aprimorar os níveis de serviço, além de gerar maior rentabilidade.
Conte com o auxílio da tecnologia
O avanço da tecnologia proporcionou um crescimento importante do compliance nas empresas. Afinal, a prática começou a ser mais presente na rotina dos departamentos, com a implementação de ferramentas e métodos cada vez mais eficazes no combate à corrupção, fraudes e demais tipos de problemas capazes de colocar a companhia em risco. Entre as soluções geradas com a implementação da tecnologia, podemos apontar:
- redução da falhas nos sistemas internos e externos que possam representar riscos, ocasionando em um controle operacional mais eficiente;
- identificação de riscos estratégicos e operacionais por intermédio da coleta e análise precisa de informações e dados sensíveis;
- contribuição para a due diligence em análise de oportunidades, avaliando os riscos das operações, proporcionando mais segurança a longo prazo.
Conseguiu esclarecer suas principais dúvidas sobre compliance em logística? Esse pode ser o momento ideal para começar a avaliar os eventuais riscos que a empresa está correndo.
Além disso, poderá colocar as dicas apresentadas em prática e, com isso, garantir que as operações do negócio possam ser executadas dentro das legislações, regras e parâmetros definidos. Tudo isso vai contribuir para evitar a aplicação de multas e demais sanções prejudiciais para a companhia.
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