Localizada na cidade do Rio de Janeiro, a indústria farmacêutica Farmoquímica (FQM) atua há mais de 70 anos no mercado produzindo e comercializando medicamentos. Com uma fábrica de 26.000 m2 e um centro de distribuição com capacidade para armazenagem de mais de três milhões de unidades de medicamentos, a FQM gerenciava seus fretes com auxílio de planilhas eletrônicas.
Os controles de entregas eram enviados pelas transportadoras prestadoras de serviços em planilhas eletrônicas e a conferência de faturas era feita manualmente. O processo, de acordo com o coordenador de expedição da FQM, Márcio Batista, consumia tempo e expunha problemas como a falta de integração da área de transportes com outros departamentos da empresa e com os fornecedores. “Todas as faturas de fretes eram calculadas manualmente e havia precariedade das informações sobre ocorrências de entregas transmitidas pelas transportadoras”.
O GKO Frete veio em momentos em que a empresa precisava “profissionalizar” com urgência a gestão de seus fretes e visualizar claramente as informações de expedição de seus volumes; acompanhar o status dos produtos expedidos; e promover a integração com clientes (departamentos) internos como o financeiro, fiscal e vendas e com clientes externos, ou seja, as transportadoras. Outros benefícios vislumbrados com a implantação do GKO Frete eram as simulações de fretes, o acesso a relatórios gerenciais para a tomada de decisões e a possibilidade de avaliar o desempenho das transportadoras.
A solução e os resultados
A empresa usuária venceu rapidamente as barreiras culturais para educar e multiplicar para os colaboradores de outras áreas da empresa, como os departamentos financeiro e fiscal, os benefícios decorrentes da integração para a rápida troca de informações no âmbito do gerenciamento de fretes proporcionado pela nova ferramenta.
O coordenador de expedição da FQM, Márcio Batista, aponta a velocidade na troca de informações com fornecedores da área de Transportes como um dos pontos fortes resultantes da implantação do GKO Frete, pois a logística da empresa requer rapidez, seja de uma informação de entrega ou na conferência de faturas. “A integração com os clientes internos foi de grande valia, mas poder conhecer os números de fretes e simular situações também foi uma conquista importante”.
Ele diz que outro destaque do GKO Frete para a gestão de fretes da FQM é o módulo de auditoria, também chamado de conferência, em que o usuário confronta os valores de frete de forma ideal, ou seja, no momento do envio da emissão e envio do conhecimento. Isso permite correções antes da emissão da fatura, sendo possível detectar erros em informações como alíquotas de impostos. Como utiliza esse módulo de forma intensa, a FQM é um usuário com grande conhecimento e também exigente para dinamizar os processos: a empresa deu início à utilização de um recurso para geração de pré-fatura para transferir a sobre carga em relação a auditoria para a transportadora.
No módulo Acompanhamento de Entrega/Ocorrência, a FQM verifica o status da carga (se foi entregue atrasada, se foi extraviada, avariada, etc.) e ganhou maior poder de negociação com transportadoras com base no prazo de entrega na cidade destino. Com base nessas informações consegue gerar relatórios estatísticos avaliando o desempenho da transportadora.
