A solução, que reúne informações para a tomada de decisões, apoia a empresa a avaliar o desempenho de transportadoras e a parametrizar valores de fretes.
O sucesso de sua atuação no Brasil desde 1989, fez da Diageo uma empresa atenta às melhores práticas de logística, notadamente na área de transportes. Fabricante de bebidas sob marcas concorridas como Smirnoff, Baileys, J&B, entre outras, uma das maiores preocupações da equipe de Logística e Transportes da Diageo está no custo e na conferência dos fretes – esta última, um processo que garante que as transportadoras prestadoras de serviços, um total de oito para a distribuição em todo o Brasil, não cobrem valores incompatíveis com os acordados em seus contratos.
A empresa utilizava um sistema de gestão de fretes desenvolvido internamente que com a migração de seu ERP (“enterprise resource planning”, sistema de gestão empresarial) para plataforma SAP, mostrou-se deficiente tanto na interface com a nova solução, quanto na confiabilidade dos dados que reunia e tratava.
“Os problemas do sistema desenvolvido internamente residiam na falta de acuracidade das informações referentes aos valores dos fretes, e não era possível parametrizar tolerâncias ou avaliar a performance das transportadoras e obter relatórios em geral”, ressalta a analista de transportes da Diageo, Fabiana Gonçalo.
E esses aspectos, juntamente com a necessidade de aderência ao novo ERP, foram exatamente as premissas para a nova solução de gestão de fretes. De acordo com a analista de Negócios da fabricante de bebidas, Mônica Murai, que acompanhou todo o processo de negociação do software, foram consultados desenvolvedores de soluções já conhecidas do mercado e, após vários meses, a empresa escolheu a GKO INFORMÁTICA para desenhar o novo sistema.
A solução
A Diageo partiu para a implementação do GKO Frete: foram quatro meses de trabalhos e, segundo a área de transportes, em um ano a solução estava completamente estabilizada. A premissa de utilizar o GKO Frete 100 % integrado ao SAP foi plenamente atendida, o que levou a equipe da GKO INFORMÁTICA a manter contato com o pessoal de infraestrutura da Diageo em Londres, passando a documentação de ambiente em inglês.
“O objetivo principal era a auditoria de pagamentos de fretes, mas todos os processos relacionados ao transporte contratado foram atendidos, inexistindo qualquer demanda de ampliações funcionais porque o GKO FRETE aderiu 100% às nossas necessidades”, relata a analista de transportes da Diageo, Fabiana Gonçalo.
O GKO Frete é uma solução extremamente flexível para que, sem qualquer esforço adicional de desenvolvimento, possa se ajustar aos diversos modelos das empresas, seja sob a óptica dos transportes, seja com visão mais ampla da contabilidade e da área fiscal. Um dos aspectos mais sensíveis no caso da fabricante de bebidas se refere ao retorno das informações contábeis e gerenciais para o ambiente R/3, em particular os dados para a apuração do trânsito dos pedidos OTIF (“on time, in full” – pedidos atendidos no prazo de forma integral).
“Nosso maior diferencial é a facilidade oferecida a nossos clientes ao oferecermos uma solução de mercado, que ao mesmo tempo tem flexibilidade para se adequar às características de cada empresa usuária. O GKO Frete pode atender à gestão de qualquer frete, mas a maioria dos clientes, e a Diageo não é exceção, tem seu foco direcionado ao frete de saída, no processo de distribuição de seus produtos”, explica o diretor da GKO INFORMÁTICA, Ricardo Gorodovits. “Assim, a operação inicia na exportação das notas fiscais de saída do R/3 para o GKO Frete, onde são montados os romaneios de embarque”.
Definidos os romaneios e registrado o embarque, o sistema calcula todos os fretes, guardando pré-conhecimentos. A partir disso, gera uma exportação de provisão, integrada à contabilidade no R/3. As notas fiscais são enviadas via EDI (intercâmbio eletrônico de dados) para as transportadoras, para que estas possam preparar os conhecimentos.
Posteriormente, as transportadoras enviam, também via EDI, seus conhecimentos e faturas, além de ocorrências de entrega. O GKO Frete recebe estes documentos (todo o trânsito é eletrônico, sem digitação, e acionado por meio de macros que executam automaticamente, sem exigir intervenção dos usuários) e faz a auditoria fiscal e financeira dos documentos.
Se algum erro for identificado, os usuários entram em ação para fazer as correções junto às transportadoras. Uma vez validados, CTRCs(controles de transporte e recebimento de cargas) e faturas são exportados para o R/3 já como compromisso de pagamento e lançamento de escrituração fiscal, cabendo ao GKO Frete fazer também de forma automática a baixa das provisões.
Resultados
Ricardo Gorodovits, da GKO INFORMÁTICA, aponta que o sucesso da implementação de um software como o GKO Frete depende de alguns aspectos, começando com o mapeamento dos pontos mais sensíveis. A equipe do cliente envolvida no projeto precisa estar efetivamente disponível e motivada, tendo um interlocutor principal claramente definido.
“As interfaces com o sistema corporativo, qualquer que seja o ERP adotado”, explica do diretor da GKO INFORMÁTICA, “é sempre um aspecto fundamental e delicado do processo, já que muitas vezes envolve terceiros com os quais é preciso interagir, mas sobre os quais não se tem controle. Da mesma forma, a integração para troca de dados com as transportadoras pode ser uma dificuldade adicional e quanto mais organizada a empresa for nos seus procedimentos de gestão de fretes antes da entrada do sistema, mais fácil é a implantação; contudo, muitas vezes os próprios gestores desconhecem todos os detalhes e acabam, involuntariamente, omitindo informações que fazem falta em algum momento”, explica.
Como pontos fortes do GKO Frete, tanto Fabiana quanto Mônica são unânimes: o sistema possibilita a parametrização de possibilidades de fretes a serem pagos às transportadoras (comportando tolerâncias), reunião de informações para tomada de decisões e o tratamento de ocorrências, que permite a gestão integral dos procedimentos de entrega, com o registro não conformidades e datas efetivas de entrega, além de validação de custos adicionais, por exemplo.
“Também passamos a contar com ferramentas de apoio à negociação, realizando simulações por meio das quais o usuário identifica as melhores alternativas de tabelas de frete e sugere novos mecanismos de cálculo cujos resultados lhe sejam favoráveis”, destaca Monica. “Além disso, ganhamos com a solução um modelo de avaliação de performance das transportadoras a partir de parâmetros que definimos, e podemos estimular a melhoria contínua dos parceiros de transporte”.
A Diageo está satisfeita com a solução e a parceria com a GKO INFORMÁTICA, segundo Fabiana Gonçalo e Monica Murai, e já pensa em realizar upgrades para incorporar novidades como a Nota Fiscal eletrônica, o conhecimento de transporte eletrônico e a sofisticação de uma funcionalidade com a qual conta, a reversão de previsão de frete.
