A cena é mais comum do que a maioria dos embarcadores pode imaginar. Quem, ao passar pela sala destinada aos profissionais do departamento de transporte, mais especificamente àqueles responsáveis pela análise do frete, nunca se deparou com o lugar repleto de pessoas concentradas e rodeadas por papéis? A quantidade de conhecimentos de transporte varia de empresa para empresa, mas é, invariavelmente, em grande número na maioria delas. Aquele que pensava que o cenário era realidade apenas em sua companhia pode, agora, ficar tranquilo e saber que outras enfrentam a mesma realidade.
São diversas as consequências negativas para a operação dessa aparente desordem e falta de gestão. Atraso no pagamento do frete, o que gera multa ao embarcador, e números conflitantes entre o que foi negociado com as transportadoras e aquilo que realmente foi pago são algumas das decorrências da falta de administração na análise do frete. Números da GKO Informática dão conta de que os erros correspondiam a 2% do valor do frete cobrado.
Algumas empresas, porém, começam a mudar essa realidade, adotando medidas que permitem o melhor gerenciamento de um aspecto que impacta profundamente no desempenho da companhia. Esse é o caso das Ferramentas Gerais que, há dois anos, implantaram o sistema GKO Frete, tecnologia fornecida pela GKO Informática.
O supervisor de Transportes das Ferramentas Gerais, Giulliano Marinsek, traça um panorama do dia a dia do departamento antes da introdução da tecnologia. “Antes, tínhamos como recurso de análise apenas os conhecimentos de transporte e algumas informações enviadas pelas transportadoras via nosso ERP”, diz. De acordo com ele, este cenário dificultava a avaliação de desempenho e a obtenção de dados que permitissem a elaboração de relatórios gerenciais.
“Havia a dificuldade de ter todos os números – entradas de pagamento de frete, números de pagamentos e tabelas, por exemplo – compilados num mesmo local para que pudéssemos realizar análises comparativas. Além disso, não havia números de frete por unidade de faturamento, cidade, destino e transportadora, variantes que permitiriam identificar onde estavam os gargalos”, diz Marinsek.
Segundo ele, a verificação, à época, era feita mensalmente por amostragem por oito pessoas. “Pegávamos os documentos, checávamos com a tabela de frete e víamos se a transportadora estava trabalhando dentro daquilo que havíamos negociado”, resume. De acordo com o supervisor, a consequência era que o custo do frete só podia ser visualizado na contabilidade geral da empresa. O resultado não agradava. “Só víamos os gastos de fretes pagos, não conseguíamos ter a abertura gerencial.”
A introdução do sistema GKO Frete já alterou de imediato a rotina nas Ferramentas Gerais. Entre as possibilidades, destaque para a abertura dos dados por unidade. “Hoje temos 12 unidades. Antes, o frete era negociado por filial separadamente, o que gerava um número muito grande de tabelas de frete. Agora, tudo é centralizado em nossa matriz, em Porto Alegre”, garante o executivo.
Conhecendo o embarcador
Para iniciar a operação com uma nova tecnologia, contudo, foi preciso um trabalho de parceria junto ao fornecedor da ferramenta. O gerente de Negócios da GKO Informática em Porto Alegre, Iardlei Agassis, conta que este foi um projeto diferenciado. Isso porque o programa foi introduzido nas Ferramentas Gerais no momento em que a companhia maturava a implementação de seu sistema ERP, o EBS, fornecido pela Oracle, software de gerenciamento de negócios que contempla os departamentos técnico, contábil e administrativo das organizações.
A primeira iniciativa para a implementação do sistema de fretes consistiu em realizar um planejamento para identificar as informações necessárias para a montagem do projeto, denominado “modelo de negócios”. O diretor Comercial da GKO Informática, Ricardo Gorodovits, explica o trabalho. “Este, como todo projeto de implantação, se iniciou com um levantamento de dados que incluiu todas as tabelas de frete que a empresa possuía, quantas e quais eram as transportadoras e o nível de estrutura de TI que possuíam, as demandas das áreas contábil e fiscal, que funções do sistema seriam priorizadas e qual o cronograma a ser seguido”, diz. Ao todo, este levantamento durou um mês.
Neste momento, Agassis diz que já foi possível verificar alguns problemas. “As Ferramentas Gerais tinham muitas transportadoras e diversas tabelas de frete, mais de quatro por fornecedor de transporte”, constatou. Além disso, o executivo salienta que havia algumas particularidades fiscais. “Cada empresa trabalha com um tempo contábil e com uma forma de cálculo de frete diferente. Podemos ter, por exemplo, uma conta frete, e no caso das Ferramentas Gerais eram várias contas frete”, resume. Gorodovits ressalta que isso não inviabilizou a implantação do GKO Frete, mas que este é um bom momento para reavaliar processos e parceiros.
Identificado o cenário – número de contas frete, de transportadoras e de tabelas –, o passo seguinte foi convocar os fornecedores de transporte das Ferramentas Gerais para explicar o projeto. “A maioria já conhecia a tecnologia e sabia que, a partir do momento da introdução, haveria um controle rígido do frete”, diz. Agassis exemplificou dizendo que, caso houvesse informação dúbia, não seria possível pagar o frete. “Apenas essa informação já causava certa reação e aumentava a atenção quanto ao envio das documentações”, revela.
A principal mudança seria nas documentações. O papel sairia de cena para dar lugar à troca de dados por meio digital. As mudanças nas transportadoras foram imediatas, uma vez que muitas não possuíam um departamento de tecnologia da informação (TI) estruturado.
“Elas começaram a se policiar e a montar equipes, uma vez que, se não tivessem um TI organizado para atender às Ferramentas Gerais e se adequar ao mercado, perderiam o contrato”, define. Na opinião de Agassis, este é um dos principais pontos do projeto. Para ele, é fundamental a colaboração do TI das transportadoras. Já para o diretor Comercial da GKO, o nível de estrutura de tecnologia dos fornecedores de transportes é determinante para a rapidez na implantação. “Muitos de nossos usuários contratam transportadoras pequenas ou autônomos, o que sempre exige maior esforço para melhorar os processos”, salienta Gorodovits.
Vencida a etapa das reuniões com as transportadoras, era hora de parametrizar o sistema, ação que consome cerca de duas semanas. O trabalho consiste em cadastrar todos os dados dos fornecedores de transporte, como, por exemplo, endereço, CNPJ, contatos e tabelas de frete. Vale lembrar que, se a transportadora possuir filiais, as in-formações de cada uma delas também devem ser parametrizadas no GKO Frete. Os dados das Ferramentas Gerais – matriz, unidades e itens comercializados –, além dos percursos, também são introduzidos no sistema. Neste ponto, conta Agassis, há uma peculiaridade. “Se a empresa lançar um produto, esse item não precisará ser cadastrado no sistema. Isso porque, por meio de uma interface, assim que a nota fiscal referente à novidade entra na empresa, os dados são automaticamente cadastrados no GKO Frete”, explica.
Aplicação
O momento seguinte do projeto foi a implementação, seguida pela etapa de testes. A analista de Negócios da GKO Informática em Porto Alegre, Kátia Becker, ressalta que essa fase foi realizada numa base virtual, nada, ainda, sendo feito no ambiente de produção das Ferramentas Gerais. “Trabalhamos num ambiente paralelo, sem vínculos com a operação real”, assegura.
Agassis revela que, geralmente, são três ambientes utilizados – teste, produção e homologação –, destinados a análises integradas, onde são avaliados os módulos de forma integrada, desde a criação dos dados no ERP e na transportadora.
No caso das Ferramentas Gerais, foram usados dois ambientes, teste e produção. “O primeiro serve para analisarmos a ferramenta, suas interfaces, e verificar se as informações das transportadoras estão vindo de forma correta.” Nesse período, garante, já foi possível passar alguns dados para as Ferramentas Gerais. Sem revelar números, o gerente diz que nos primeiros conhecimentos de transporte o sistema já mostrou diferenças e a possibilidade que havia para a redução de custos.
O executivo recorda que essa fase de teste não dependeu apenas do trabalho da GKO. “Como tivemos que implementar o GKO Frete justamente no período em que eles consolidavam seu ERP, algumas informações – como código dos itens, quantidade e peso da mercadoria – não condiziam com aqueles dados que tínhamos quando parametrizamos o sistema”, relata. Apesar disso, não houve mais problemas, sendo necessários apenas alguns ajustes.
Operação
Após o período de verificação, que nas Ferramentas Gerais durou três meses, foi o momento colocar a tecnologia em prática. “Migramos os dados obtidos no período de teste para o ambiente corporativo da matriz da empresa”, diz. Agassis ressalta que a análise inicial é realizada apenas com os dados enviados por um fornecedor de transporte, para que seja avaliado, mais uma vez, o funcionamento do sistema. “Escolhemos a transportadora que mais empregava tecnologia e já trabalhava, por exemplo, com o envio de dados via EDI (Electronic Data Interchange, ou troca eletrônica de dados)”, informa.
O gerente afirma que, após uma semana, um segundo parceiro de transporte da empresa foi introduzido no sistema. “É rápido, pois o cálculo de frete de um fornecedor não interfere no do outro”, garante. O executivo completa dizendo que a introdução de todas as transportadoras levou cerca de um ano, ritmo definido pelas Ferramentas Gerais.
Logo no início, alguns resultados já podem ser mensurados. Agassis conta que, na última visita à empresa, no início do mês de janeiro, 70% do frete eram analisados por meio do sistema da GKO, o que, de acordo com ele, já gerava uma redução de pelo menos 10% nos custos com transporte. Na ocasião, os 30% restantes que não eram verificados estavam relacionados à troca de transportadoras, mudança de tabela de fretes e, ainda, à adequação do departamento de TI de alguns fornecedores de transportes.
Resultados
Já o supervisor de Transportes das Ferramentas Gerais divulga dados mais recentes, que mostram a evolução do processo. Segundo ele, hoje, 90% do frete na empresa é verificado com o auxílio do GKO Frete. O trabalho é acompanhado por três colaboradores.
Marinsek conta que, para alcançar esse índice, a organização adotou medidas severas, sempre baseadas nas informações obtidas pela análise do GKO Frete. Ele cita que a primeira ação foi reduzir o número de transportadoras. “Tínhamos cerca de 70 fornecedores; hoje temos 30”, revela. A otimização não levou muito tempo. O supervisor calcula que, em quatro meses, o número de transportadoras foi reduzido em 50%.
As decisões não param. “Nossa meta até julho é reduzir ainda mais os números de transportadoras”, anuncia. O perfil dos parceiros de transporte das Ferramentas Gerais é composto por empresas de carga fracionada que realizam operações em nível nacional. Regionalmente, são utilizados os serviços de empresas menores. “Conseguimos identificar alguns gargalos, como por exemplo a presença, numa mesma região, de mais de uma transportadora fazendo a operação. O sistema nos permitiu identificar qual delas estava com o valor de frete mais adequado e tinha o melhor nível de serviço”, diz.
A retirada dos fornecedores já traz reflexos positivos nas contas da empresa. “Reduzimos o custo de frete sobre a receita líquida”, garante. A empresa não revela o índice obtido, mas informa que o ideal para o negócio é 2,5%. O supervisor comemora e revela que a companhia reduziu em cerca de 0,50% o valor total de frete gerado ao mês, índice para ele considerável, se levado em consideração o volume de transporte realizado pela companhia, cujos índices absolutos a empresa não revela. Sem revelar números, o executivo garante, também, que houve melhora no acerto das entregas.
O departamento contábil foi outro beneficiado com a introdução da tecnologia. “A morosidade na conferência nos causava alguns atrasos nos pagamentos”, reconhece Marinsek. A demora se devia ao fato de todo o processo ser realizado manualmente, sendo preciso digitar os dados das notas para depois repassar para que o financeiro fizesse a demanda contábil e o pagamento. “Com o GKO Frete esse processo é automático. Usando o recurso do EDI temos um trânsito de documentos com as transportadoras, e elas conosco. Apertamos um botão e o frete está checado e o pagamento é liberado”, completa.
Planejamento
Para o supervisor de Transportes das Ferramentas Gerais, o trabalho agora é manter o que foi implementado e dar continuidade ao projeto, definido em três etapas. “Iniciamos com a customização do pagamento do frete de saída. Nosso segundo passo é implementar a mesma sistemática para o frete inbound, finalizando com a aplicação de módulos de ocorrências”, descreve. Segundo Marinsek, a empresa colocará mais força na avaliação das transportadoras. “Até julho deste ano devemos estar com estas novas funcionalidades operando”, comunica.
Já Agassis, da GKO Informática, ressalta que a função da companhia é demonstrar a operacionalidade dos módulos. Ele conta que são 99 ocorrências pré-formatadas, o que permite saber, por exemplo, se a entrega foi feita ou houve extravios no caminho entre o CD e o cliente.
O gerente Corporativo de Planejamento de Logística das Ferramentas Gerais, Evandro Morais, faz uma ressalva. “A complexidade do nosso negócio e a peculiaridade da distribuição que praticamos exige um TMS que sustente essas variáveis. O sistema precisa ser confiável e nos ofertar uma gama de indicadores para monitoramento, quase que em tempo real, do comportamento do frete das Ferramentas Gerais. Acima de tudo, tem de nos oferecer possibilidades de correção na busca da melhor relação entre custo e nível de serviços. Nesse sentido, o GKO tem nos atendido satisfatoriamente”, diz.
