Um dos maiores e mais modernos grupos gráficos da América Latina, a All4Labels, revolucionou seu sistema de gestão de fretes com o software GKO FRETE, desenvolvido pela GKO Informática. Se, anteriormente, os conhecimentos de frete eram apenas repassados para pagamento, após a utilização do novo software a empresa passou a controlar toda a sua operação de transporte.
De acordo com Emerson Kieras, coordenador de Tecnologia da Informação (TI) da All4Labels, antes da implantação a empresa negociava, mas não auditava ou conferia se todos os conhecimentos estavam de acordo com as tabelas das transportadoras. “Não tínhamos um bom nível de controle sobre nossas operações e passamos a utilizar o GKO FRETE, que nos trouxe uma diminuição do tempo de entradas de conhecimentos de fretes e de pagamento de faturas, um up grade em termos de negociação com esses prestadores de serviços, transparência total na conferência de 100% das faturas e uma grande aderência ao nosso sistema ERP. Somado a isso, o GKO FRETE possibilitou a redução de 30% no tempo de digitação das faturas e do trabalho do financeiro com os títulos para pagamento”, explica.
Segundo o profissional, os benefícios da implantação continuam. “Com a utilização do sistema, obtemos informações detalhadas sobre custos dos transportes por região, capacidade de carga e medições de qualidade dos transportadores. Além disso, com a integração GKO FRETE e ERP conseguimos disponibilizar a informação das ocorrências a todos os gestores de vendas, um ganho para o responsável pela logística, que a toda hora precisava estar consultando o status das entregas e repassando aos gestores”, conta.
Léa Pires, Coordenadora de Projetos da GKO Informática, explica que o sistema propôs à All4Labels melhor controle dos fretes e acompanhamento das entregas. “Na prática, eles pagam realmente o que foi contratado, além de eliminarem erros de digitação no livro fiscal e qualquer outra digitação relacionada ao frete”, explica.
A implementação que, ao todo, levou quatro meses, foi dividida em etapas. A primeira envolveu a definição e aprovação do escopo do projeto, seguida do desenvolvimento das interfaces e configurações, parametrizações e cadastros. Posteriormente foram realizados testes unitários e integrados, treinamentos, homologação e, por fim, o início da produção do software na empresa. “Para a utilização do sistema foi proposto uma redução de tempo em entrada de conhecimentos de frete, que antes era feito por meio de digitação, bem como a diminuição do tempo no processo financeiro de pagamento e baixa destes títulos. Também foi proposto que com o sistema tivesse uma melhora no aproveitamento de caminhões, visando utilizar sempre o máximo de carga possível em cada viagem. Como principal foco, foi aplicada uma “auditoria” em 100% dos conhecimentos, tanto em valores como em impostos”, conta Kieras.
De acordo com Lea Pires, com a implementação, a All4Labels passou a controlar todo seu frete de vendas, com auditoria, negociações transparentes, possibilidade de consulta do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) no SEFAZ, escrituração fiscal deste CTe e, ainda, a integração das faturas auditadas para o contas a pagar (ERP). “Nosso maior desafio foi aumentar a parceria junto aos transportadores e implementar a transferência eletrônica dos arquivos.”
