Ter um negócio eficiente e enxuto vem sendo prioridade no desenvolvimento das empresas. Não se fala mais de linearidade e estabilidade; o mundo é cada vez mais volátil, incerto, complexo e ambíguo, e as empresas não flexíveis que desgostam da mudança tendem a se tornar obsoletas. Felizmente, novos métodos e estratégias surgem para que essa transformação possa trazer mais robustez aos processos.
Diante dessa alteração pela qual os mercados estão passando, as empresas precisam reorientar seu planejamento estratégico para um caminho lean, cortando custos e otimizando operações. A situação torna-se ainda mais crítica quando o assunto é a logística, que vem sendo muito valorizada, inclusive como fator de agregação de valor aos clientes, seja de grandes ou pequenas empresas.
O Business Process Outsourcing não é apenas mais uma ferramenta teórica entre tantas outras que prometem resultados de excelência, mas sim um recurso estratégico, que se bem implementado, pode gerar resultados reais, principalmente se estamos falando da complexidade enfrentada na gestão logística.
O que é Business Process Outsourcing (BPO)?
A sigla BPO tem como tradução literal “Terceirização de Processos de Negócio”. De forma simplificada, esse método é aplicado quando algumas funções de um processo são transferidas para prestadores de serviço.
Esses prestadores de serviço trazem a grande vantagem de ter maior autoridade sobre os temas tratados, reduzindo custos extras com retrabalho e proporcionando maior segurança nas atividades que são contratados para desempenhar.
Além disso, a empresa reduz custos referentes à mão de obra, estruturas, equipamentos e tecnologia, sendo esta última de grande relevância para atividades logísticas. Muitas vezes a empresa não consegue justificar o custo de um software pelo baixo volume, perdendo a chance de aplicar otimizações e tornar a função mais precisa.
Qual a importância do BPO na gestão de frete?
A gestão de fretes é uma atividade que engloba inúmeros pontos que, se não tratados com atenção, podem gerar custos dobrados para a empresa, quebra na eficiência e inclusive desgaste com clientes.
Algumas vezes, uma simples atividade como contratar uma transportadora pode render horas de trabalho, devido a tarefas como encontrar o melhor frete, se preocupar com a otimização do veículo, planejar e acompanhar a rota. Ainda, é preciso confirmar a entrega e verificar se o que foi cobrado está de acordo com o orçado.
Felizmente, a tecnologia na logística cresce cada dia mais, proporcionando inúmeras soluções que tornam essas atividades mais rápidas e aumentam o nível de confiança do processo. Mas vale a pena a empresa investir em softwares e especialização da equipe se não é o seu nicho principal de mercado?
Muitas vezes, o investimento não se paga simplesmente porque não há vantagem estratégica para a empresa investir. Então, o BPO na gestão de frete torna-se a melhor opção para trazer competitividade para essa empresa.
Como utilizar o BPO na gestão de frete?
O primeiro passo para que uma empresa saiba como utilizar o BPO na sua gestão de transportes é buscar quais são as necessidades e gaps existentes dentro do processo atual que precisam ser melhorados, assim como listar todas as atividades que englobam essa função e como elas podem ser otimizadas. Diante disso, podemos citar alguns pontos que certamente coincidirão com os processos do seu negócio:
- cotações de frete;
- cálculos de frete;
- planejamento de demandas para otimização do veículo;
- faturamento e emissão de documentação;
- gestão de despacho;
- acompanhamento das entregas;
- auditoria de fretes;
- avaliação das transportadoras.
O levantamento dessas informações será o guideline durante todo o processo de mudança e indicará qual é a melhor opção de BPO, assim como quais são as prioridades que devem ser seguidas durante a implementação do processo.
Listar as oportunidades e ameaças pode ser uma boa estratégia para antever problemas e calcular os ganhos que a troca da operação pode trazer. No final das contas, a sua empresa e a prestadora de serviços devem trabalhar como parceiras, com objetivos em comum que sejam muito claros para ambas as partes.
Nem todas as atividades acima serão terceirizadas, pois algumas delas são estratégicas, tais como: cotações de frete e outras possuem grande envolvimento da operação, como por exemplo o planejamento de demanda. Agora existem atividades que, pela sua natureza, são passíveis de terceirização. Vamos falar sobre algumas delas.
Como funciona a auditoria de frete?
Para garantir que os valores cobrados pelas transportadoras estão de acordo com o que foi planejado e contratado, é preciso que seja feita a conferência entre o programado e o realizado.
A atividade de auditoria de fretes consiste na verificação de cada fatura de frete enviada pelas transportadoras. O objetivo é verificar se houve alguma divergência, cobranças duplicadas, erros de digitação; ou seja, qualquer fator que possa trazer seus resultados para fora do esperado.
Esse tipo de atividade tende a ser desgastante quando feito manualmente. A probabilidade de erros é alta e a tarefa pode consumir muito tempo, embora seja essencial para um negócio. Existem, porém, ferramentas que podem tornar essa função mais simples, como a automação de todo o fluxo por meio de softwares especializados.
Com uma operação terceirizada por uma equipe experiente e mais recursos, os laudos serão enviados de forma automática para sua empresa, com análises e planos de ação prontos para serem efetivados, a fim de que os problemas sejam resolvidos mais rapidamente.
Como fazer a avaliação de transportadoras?
Conhecer quem presta os serviços de transporte é fundamental para evitar erros e problemas relacionados a atrasos de entrega e extravios, fatores que podem danificar a imagem da sua empresa.
Entregar um produto de um cliente nas mãos de um prestador de serviço desconhecido é arriscado. Ao mesmo tempo, manter o controle de ranking e feedbacks de cada entrega feita pode também ser uma atividade desafiadora, principalmente se seu volume é alto.
Sabe como resolver esse problema? A melhor solução é optar pelo BPO na gestão de frete.
Como fazer o acompanhamento do frete?
O terceiro ponto relacionado às atividades da gestão de frete se refere ao acompanhamento do frete. Diante da explosão de crescimento do e-commerce, as empresas perceberam que, para manter a confiabilidade com os clientes, é de indispensável importância que os dados de entrega possam ser acessados de maneira fácil e rápida.
Já parou para pensar como seria o acompanhamento do frete sem tecnologia? Seria preciso entrar em contato com a transportadora, para que ela entre em contato com o motorista a fim de localizar a carga.
Hoje em dia, todo esse acompanhamento pode ser feito de forma automática, por meio de duas principais opções: código de rastreio e acompanhamento por GPS.
O código de rastreio acompanha o status da entrega a cada ponto. Isso acontece quando as entregas passam por outros centros de consolidação antes de serem despachadas para o destino final. No caso do GPS, é possível acompanhar a entrega em tempo real ou solicitar à transportadora o status quando for necessário.
Com o BPO na gestão de frete, a comunicação torna-se mais rápida. Definindo a forma de acompanhamento desejada por sua empresa, quem fará esse trabalho será a equipe da empresa contratada, que também será responsável por resolver qualquer problema que possa aparecer.
Quais são as etapas para a implementação do BPO na gestão de frete?
O escopo da implementação do BPO é o mesmo, independentemente da área na qual será aplicado. Tendo em vista que implementar o Business Process Outsourcing é algo que deve estar alinhado com a estratégia da empresa, essa tomada de decisão precisa estar bem definida entre os gestores.
Alguns passos podem ser seguidos para que o BPO aconteça sem problemas. Citamos alguns deles a seguir.
Estruturar processos
O primeiro ponto a ser tratado é a estruturação do processo ou departamento que será transferido para o outsourcing. É importante determinar quais procedimentos a empresa terceirizada precisará seguir para manter os demais processos funcionando, de forma sincrônica.
Ainda que um processo seja terceirizado, o fluxo é da empresa contratante; logo, a comunicação entre ambos os lados é de extrema importância para que não ocorram problemas. Sendo assim, entender amplamente as atividades e desenhar a estrutura ideal são pontos essenciais a serem observados.
Pesquisar empresas especialistas no ramo
A qualidade no serviço e o atendimento das expectativas estão diretamente relacionados ao nível de experiência e estrutura da empresa contratada. Buscar os líderes atuantes no mercado fará com que os resultados se concretizem.
Um ponto importante é definir quais serão os pontos de contato entre sua empresa e o parceiro para que a comunicação seja eficiente.
Alinhar as expectativas e definir KPI´s
Além da lista de atividades que serão transferidas, a sua empresa precisa deixar muito claro quais tipos de recursos deseja que sejam utilizados e quais são as expectativas gerais em relação ao outsourcing.
Por esse motivo, compartilhar o estado atual, mostrando os resultados de forma transparente a partir de KPIs (Key Performance Indicators), é uma forma de buscar atingir os pontos focais que fizeram com que houvesse essa mudança. Depois disso, os mesmos KPIs devem ser mantidos para que a avaliação seja contínua.
Avaliar os riscos
Qualquer mudança traz riscos, e estes precisam estar completamente mapeados antes de iniciar a transição para o BPO. A equipe que recebe os inputs da atividade da gestão de frete precisa estar de acordo e receber todas as informações, que precisam ser transparentes e disponível a todos.
Os gestores precisam fazer a gestão de riscos com cautela e tentar prever quais seriam os possíveis problemas causados pela mudança, em especial durante a fase de adaptação. Isso permite que medidas de contenção sejam elaboradas, a fim de evitar que os possíveis problemas cheguem até os clientes.
BPO X Tecnologia
Para que o BPO na gestão de frete seja efetivo, é necessário que o potencial parceiro disponibilize estrutura, recursos humanos especializados e uma plataforma de tecnologia que garanta a qualidade do processo.
Nesse caso, a empresa oferecerá uma base completa de Transport Management System (TMS), promovendo acompanhamento total das entregas, maior otimização de custos e auditorias especializadas.
Qual a diferença entre BPO e terceirização?
Na prática, os conceitos se confundem um pouco, pois as diferenças se encontram em alguns detalhes, principalmente os relacionados ao desenvolvimento e nível de serviço oferecido à empresa contratante.
A aplicação do BPO é uma escolha estratégica. Ao transferir o processo para uma empresa terceirizada, o cliente está designando as responsabilidades de gestão e desenvolvimento da função à especialista. Esta deve prover melhorias ao processo atual, oferecendo novas soluções tecnológicas, experiência e, quando aplicável, estruturas físicas para a empresa cliente.
A expectativa é que a qualidade seja ampliada e que os recursos aumentem, possibilitando melhores entregas. Assim, o processo aporta também o KPO, Knowledge Process Outsourcing, ou seja, a Terceirização de Processos de Conhecimento.
A terceirização é um processo mais simplificado e convencional, que não é tão abrangente. A gestão acaba não sendo de responsabilidade da empresa contratada, que oferece basicamente mão de obra para fazer atividades específicas, e não processos inteiros.
O BPO na gestão de fretes surgiu pela necessidade dos embarcadores manterem uma equipe enxuta, especializada e focada em atividades estratégicas e de alta sinergia operacional, repassando a terceiros processos repetitivos, passíveis de informatização, mas com alto consumo de mão de obra.
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