A implementação da auditoria de frete é um procedimento fundamental dentro das operações logísticas. Afinal, trata-se de um processo importante, repleto de desafios e que requer um cuidado especial por parte dos gestores.
O objetivo desse procedimento é garantir que os valores a serem pagos às transportadoras são os mesmos efetivamente contratados constantes nos contratos de transporte ou tabelas de preço.
Quer obter informações extremamente relevantes sobre auditoria de fretes? Neste post, vamos apresentar as principais informações sobre a auditoria de frete e os benefícios que essa prática traz para os negócios. Boa leitura!
O que é a auditoria de frete?
A auditoria de frete é um processo interno que garante que os valores cobrados pelas transportadoras estão corretos, seguindo todas as negociações acordadas garantido que os custos de frete estejam sob controle e evitando prejuízos financeiros.
A auditoria de frete verifica e confere a regularidade das faturas das transportadoras. Nesse sentido, o gestor tem a capacidade de identificar eventuais fraudes, erros de cobrança e duplicidades que não correspondem àquilo que foi estabelecido em contrato.
O recomendado, então, é agendar esse procedimento com uma boa frequência, diariamente ou mensalmente. Desse modo, as divergências são identificadas desde o início e podem ser rapidamente corrigidas sem provocar um grande rombo financeiro para as empresas.
Qual é a importância da auditoria de frete?
A auditoria de frete, quando bem feita, contribui para reduzir os desperdícios e evitar que a empresa tenha que desembolsar valores abusivos, sendo vítima de cobranças indevidas. Para isso, é essencial alinhar os setores tributário, fiscal, financeiro, logístico, entre outros. De um modo geral, o processo também influencia para que a empresa tenha uma lucratividade maior, além de garantir uma boa gestão das finanças.
A auditoria de frete pode ser realizada assim que o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) for emitido. Dessa forma, torna-se possível saber se as condições que foram estabelecidas e negociadas em contrato estão sendo devidamente cumpridas pela parte. Caso contrário, é possível optar pelo cancelamento do documento. De qualquer forma, a empresa transportadora deve ser informada sobre a existência dos erros.
Como fazer a auditoria de frete?
A auditoria de frete pode ser conduzida por um profissional da própria empresa que domine os conhecimentos necessários para realizar bem esse procedimento. Caso a empresa julgue melhor, ela pode subcontratar esse serviço, até porque reforça a regra básica de compliance: de quem contrata não audita
A primeira coisa a se fazer durante o procedimento de auditoria de frete é analisar se o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) está sendo devidamente cumprido, ou seja, se o valor que foi cobrado corresponde à quantia que foi negociada com a transportadora. Em caso de divergência de valores, é necessário comunicar o fato para a transportadora a fim de cancelar esse documento com erro. Isso deve ser feito assim que a inconsistência for verificada, uma vez que há um prazo para fazer o cancelamento.
Caso o erro esteja na fatura, o documento passará pela análise de vários departamentos, como controladoria, fiscal e tributário. De uma maneira geral, os erros mais comuns das auditorias de frete são:
- preços indevidos;
- cálculos com base em tabelas não negociadas;
- serviços que não foram executados;
- cobranças em duplicidade.
Confira, a seguir, algumas dicas de como otimizar a auditoria de frete.
Faça conferências periódicas
As transportadoras costumam enviar pré-faturas para os embarcadores como se fosse um rascunho contendo as informações da cobrança, com o objetivo de fazer a conferência e efetuar a confirmação para validar a fatura.
Portanto, analise as informações das faturas para conseguir garantir a entrega de produtos. Geralmente, as transportadoras enviam pré-faturas com antecedência. Assim que elas chegarem na sua empresa, você deve fazer a conferência dos valores no intuito de assegurar a eficácia das operações.
Use a tecnologia ao seu favor
Um software automatizado é um importante aliado para proporcionar a automação de processos e garantir resultados mais favoráveis para a empresa. Para isso, o ideal é investir em um bom sistema tecnológico com o objetivo de melhorar a produtividade, reduzir os eventuais erros e oferecer mais segurança nos dados.
Essas ferramentas viabilizam a troca eletrônica de dados e ajudam a manter o compartilhamento de arquivos de modo mais eficiente (notas embarcadas, recebimento de CTe emitido, faturas de frete etc.).
Confronte os valores
Analisar e comparar os valores ajuda a gerenciar o saldo e também é uma maneira de saber que os preços e os descontos aplicados pelas transportadoras estão dentro ou fora da tabela. Desse modo, fica mais fácil constatar erros e, então, refazer os cálculos. Assim que você verificar alguma irregularidade, conteste os valores e as informações e, então, entre em contato com a transportadora.
Determine indicadores
Os indicadores de controle determinados durante a auditoria de frete são importantes para delimitar uma ocorrência aceitável em cada fase das operações. Esses dados ajudam para analisar cortes e novos investimentos. Caso a média ultrapasse o valor do indicador definido pelos gestores da empresa, chega a hora de criar um plano específico e determinar soluções possíveis para solucionar o problema.
Quais são os benefícios da auditoria de frete?
O procedimento de auditoria de frete traz vários benefícios para as operações logísticas das empresas. Confira as principais vantagens que essa estratégia proporciona.
Maior controle de finanças
Ao implementar um procedimento de gestão e análise das operações do setor logístico, o gestor tem a capacidade de identificar falhas e resolver problemas de gestão de frete como as perdas e desperdícios de dinheiro. Ao sanar essa falha, a empresa consegue obter lucros.
Aprimoramento da gestão
A auditoria de frete ajuda a otimizar e aperfeiçoar as operações logísticas do negócio. Com isso, a gestão melhora, promovendo a entrada e saída de valores, a redução de erros, a análise da tabela de preços, a redução dos custos das atividades etc.
Quais erros devem ser evitados na auditoria de frete?
É importante observar esse procedimento para reduzir erros na gestão de frete. Conheça alguns pontos que merecem mais atenção durante todo o processo de auditoria!
Divergências entre os valores de frete
Não são raros os casos em que há diferenças nos valores entre o frete pago e o frete que foi negociado. Essa divergência de valor pode ser ocasionada por erros de cálculo ou ser causada por um esquema de fraudes que pode trazer prejuízos para a empresa. Nesse sentido, a rotina de auditoria de frete serve justamente para conferir os valores e reduzir a ocorrência desse problema.
Se o controle de valores for feito por meio de planilhas, o ideal é efetuar a conferência com um intervalo menor e uma amostragem maior, uma vez que há mais riscos de manipulação de dados e erros nas fórmulas dos cálculos, que poderiam levar à duplicidade de pagamento. Inclusive, existem ferramentas que realizam a conferência automática das informações, reduzindo assim os riscos de desperdício.
As possíveis origens desse problema podem ser: tabela desatualizada de valores no sistema ou na planilha, falhas no cálculo do frete, pagamentos feitos em duplicidade, erro ao indicar o peso da mercadoria que será transportada, entre outras.
Conluio ou fraude no pagamento de fretes
Esse problema pode ser identificado por meio da análise de fretes pagos que são realizados sem justificativa plausível, da falsificação no peso da carga com a intenção de aumentar o valor do frete cobrado e da adulteração da tabela de fretes sem o consentimento.
Essa situação é muito grave e, às vezes, sequer é descoberta. Geralmente, a parte responsável pelo pagamento dos fretes é a mesma que efetua a contratação da carga. Por isso, é importante ter alguns cuidados, como:
- designar pessoas diferentes para fazer contratar o frete e outra para aprovar o pagamento;
- criar um módulo que terá a função de aprovação de pagamentos de fretes;
- organizar um rodízio dos embarcadores e motoristas no intuito de evitar a formação de vínculos com a empresa transportadora;
- determinar a impossibilidade de o operador mudar a tabela de fretes sem a aprovação do gestor.
Ausência de contestação de sinistros e avarias
A falta de relatórios e a dificuldade no acesso ao histórico de dados são fatores que dificultam a resolução de questões graves, como sinistros, estragos e avarias na carga. Para evitar esse problema, é essencial efetuar um mapeamento da situação e tomar a providência cabível, como o registro de BO e a comunicação do fato à empresa seguradora para efetuar o acionamento do seguro.
As causas desse problema podem ser a falta de profissionalismo e preocupação da transportadora, locais com entrega impossibilitada, acidentes e sinistros sem o tratamento adequado etc.
Baixa qualidade no desempenho da entrega
A auditoria de frete também é útil para fazer o acompanhamento mensal de desempenho das entregas. Existem alguns indicadores específicos que ajudam a monitorar se as entregas estão sendo cumpridas no prazo determinado, como o OTIF (On-Time & In-Full). Essa ferramenta ajuda a identificar o índice de devolução de mercadorias e a ocorrência de entregas erradas e feitas após o prazo, bem como analisar o índice de satisfação e recolher as reclamações de clientes.
Fretes cobrados acima da média
A inflação dos valores acontece quando o preço cobrado pelo frete está acima do praticado pelo mercado. As possíveis fontes desse problema podem ser o alto índice de devolução de mercadorias e a realização de entregas erradas e feitas fora do prazo determinado, ocasionando reclamações dos clientes.
Cobrança de serviços que não foram prestados
A cobrança por serviços que não foram prestados decorre de erros na transportadora no momento de análise e organização de cobranças. Em caso de qualquer problema ou dúvida, o recomendado é retornar a cobrança para a empresa prestadora e requerer o comprovante de entrega do transporte da carga.
Se por ventura a cobrança seja considerada inadequada, a transportadora tem o dever de desconsiderar o valor do montante enviado. Sendo assim, ele não terá que arcar com o pagamento de despesas que não foram sequer geradas, o que evita que ela e seus fornecedores de transporte sofram prejuízos operacionais.
Quais as vantagens de terceirizar a auditoria de frete?
Confira abaixo os benefícios que a terceirização da auditoria de frete pode trazer para a sua empresa:
- conhecimento especializado e de qualidade;
- redução e extinção de fraudes;
- visão ampla e imparcial sobre os negócios;
- maior centralização de informações;
- análise e identificação das falhas administrativas.
Nesse sentido, terceirizar a auditoria de frete pode ser a solução ideal para trazer mais qualidade para as operações e melhorar o desempenho da sua empresa. Por falar nisso, a LogPartners é a empresa da GKO especializada na organização e terceirização da auditoria de frete.
A auditoria de frete é um procedimento que atua diretamente na coleta, organização e conferência das faturas referentes aos valores dos transportadores. O principal objetivo dessa atividade é detectar a ocorrência de erros, fraudes, duplicidades de pagamentos e cobranças indevidas, reduzindo o risco de pagamentos incorretos e otimizando as despesas com o frete. Além disso, é uma ótima estratégia para trazer mais confiança e credibilidade para a empresa.
