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GKO FRETE / GKO / Auditoria de frete: identificando erros e duplicidades nas cobranças.
jul 10
TMS GKO Frete auditoria de frete

Auditoria de frete: identificando erros e duplicidades nas cobranças.

  • 10 de julho de 2018
  • GKO
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  • GKO, GKO FRETE, Notícias
  • gestão de fretes, GKO, TMS, TMS Embarcador

A auditoria de frete consiste na conferência das faturas enviadas pelos transportadores contratados. O seu principal objetivo é a verificação de divergências como erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora.

De forma simples, a auditoria de frete é um meio de validar os valores que estão sendo cobrados, em comparação ao que foi negociado com os fornecedores de serviços de transportes. É uma análise técnica, pois o aumento nos custos de fretes pode acontecer por diferentes razões e não só pelo aumento da tarifa, ou seja, sua finalidade é identificar incongruências e falhas nas operações para serem corrigidas e otimizar o trabalho.

Diversidade das tabelas de preço.

As transportadoras realmente são muito flexíveis nas definições de suas tabelas de preço, ao ponto de customizá-las para cada cliente. Aparentemente isso é bom, pois ela procura realmente vir ao encontro as necessidades específicas de cada cliente. O ônus é que para evitar a evasão de receitas, as transportadoras acabam criando uma série de regrinhas que abrangem tarifas adicionais e que, se não forem muito bem controladas, dão margem para cobranças bem generosas.

Componentes das tabelas de preçosTMS GKO Frete auditoria de frete

São no mínimo “dezenas” de componentes utilizados para compor os preços e é a composição deles que acaba dificultando o controle. Muitas vezes para calcular apenas um componente, uma série de variáveis precisam ser consideradas.

Por exemplo, vamos questionar o cálculo do pedágio. Precisamos saber se:

  • é calculado sobre o peso ou valor da mercadoria
  • considera faixas sobre o peso
  • incide nota a nota ou incide no final com todas as notas agrupadas
  • leva em consideração o peso real ou cubado
  • utiliza fração ou é arredondado para inteiro
  • incide taxa extraordinária
  • …

Cada componente do frete pode ou não considerar uma série de variáveis que sofrem negociação caso a caso.
Infelizmente para escapar algum detalhe de nosso controle não precisa muito esforço e normalmente o que acontece? O preço aumenta.

Altos volumes X Tamanho da equipe X Incidência de erros

São centenas ou milhares de conhecimentos que devem ser conferidos e por ser um processo que não agrega valor ao produto das empresas tende-se a deixar a equipe a mais enxuta possível, ou seja, dificilmente existe equipe suficiente para garantir um bom trabalho. É aí que os erros acontecem.

Diante do que foi falado fica evidente a importância de uma auditoria de frete na gestão de uma empresa, principalmente para controle e redução de gastos. Com a auditoria podemos melhorar o relacionamento com clientes e fornecedores, como também com as transportadoras.

A auditoria de frete pode proporcionar para qualquer empresa alguns benefícios básicos como:

  • Controle centralizado dos processos: usando um sistema para gestão de frete pode-se controlar todas as operações e autorizações para pagamentos;
  • Análise precisa das informações: aproveitando da base de dados é possível simular cálculos de valores, auxiliando em busca de melhores custos e negociações futuras;
  • Otimização nas entregas: melhora na gestão de transporte aumentando a qualidade das operações e elevando a eficiência dos prazos de entrega e satisfação dos clientes;
  • Facilidade com EDI: permite a troca de arquivos de forma ágil com as transportadoras, notas embarcadas, recebimento de conhecimento emitido e faturas de fretes;
  • Controle financeiro dos fretes: a auditoria de frete permitirá maior controle financeiro gerando economia na operação.

 

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Sobre o autor

A GKO se dedica ao desenvolvimento e apoio à implantação de soluções de base tecnológica na área de logística e especializou-se na área de gestão de fretes para embarcadores.

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