A auditoria de frete consiste na conferência das faturas enviadas pelos transportadores contratados. O seu principal objetivo é a verificação de divergências como erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora.
De forma simples, a auditoria de frete é um meio de validar os valores que estão sendo cobrados, em comparação ao que foi negociado com os fornecedores de serviços de transportes. É uma análise técnica, pois o aumento nos custos de fretes pode acontecer por diferentes razões e não só pelo aumento da tarifa, ou seja, sua finalidade é identificar incongruências e falhas nas operações para serem corrigidas e otimizar o trabalho.
Diversidade das tabelas de preço.
As transportadoras realmente são muito flexíveis nas definições de suas tabelas de preço, ao ponto de customizá-las para cada cliente. Aparentemente isso é bom, pois ela procura realmente vir ao encontro as necessidades específicas de cada cliente. O ônus é que para evitar a evasão de receitas, as transportadoras acabam criando uma série de regrinhas que abrangem tarifas adicionais e que, se não forem muito bem controladas, dão margem para cobranças bem generosas.
Componentes das tabelas de preços
São no mínimo “dezenas” de componentes utilizados para compor os preços e é a composição deles que acaba dificultando o controle. Muitas vezes para calcular apenas um componente, uma série de variáveis precisam ser consideradas.
Por exemplo, vamos questionar o cálculo do pedágio. Precisamos saber se:
- é calculado sobre o peso ou valor da mercadoria
- considera faixas sobre o peso
- incide nota a nota ou incide no final com todas as notas agrupadas
- leva em consideração o peso real ou cubado
- utiliza fração ou é arredondado para inteiro
- incide taxa extraordinária
- …
Cada componente do frete pode ou não considerar uma série de variáveis que sofrem negociação caso a caso.
Infelizmente para escapar algum detalhe de nosso controle não precisa muito esforço e normalmente o que acontece? O preço aumenta.
Altos volumes X Tamanho da equipe X Incidência de erros
São centenas ou milhares de conhecimentos que devem ser conferidos e por ser um processo que não agrega valor ao produto das empresas tende-se a deixar a equipe a mais enxuta possível, ou seja, dificilmente existe equipe suficiente para garantir um bom trabalho. É aí que os erros acontecem.
Diante do que foi falado fica evidente a importância de uma auditoria de frete na gestão de uma empresa, principalmente para controle e redução de gastos. Com a auditoria podemos melhorar o relacionamento com clientes e fornecedores, como também com as transportadoras.
A auditoria de frete pode proporcionar para qualquer empresa alguns benefícios básicos como:
- Controle centralizado dos processos: usando um sistema para gestão de frete pode-se controlar todas as operações e autorizações para pagamentos;
- Análise precisa das informações: aproveitando da base de dados é possível simular cálculos de valores, auxiliando em busca de melhores custos e negociações futuras;
- Otimização nas entregas: melhora na gestão de transporte aumentando a qualidade das operações e elevando a eficiência dos prazos de entrega e satisfação dos clientes;
- Facilidade com EDI: permite a troca de arquivos de forma ágil com as transportadoras, notas embarcadas, recebimento de conhecimento emitido e faturas de fretes;
- Controle financeiro dos fretes: a auditoria de frete permitirá maior controle financeiro gerando economia na operação.
