Muitas vezes, o embarcador não consegue alcançar maiores resultados em suas finanças e operações de transportes porque há falhas não identificadas, bem como ausência de planejamento. Nesse caso, somente uma auditoria de frete poderá encontrar os problemas e soluções.
O processo proporcionará redução de custos, mesmo com a terceirização de frota e demais serviços logísticos. Além disso, as atividades serão mais eficientes objetivando atingir metas e valores financeiros positivos. Descubra mais sobre o assunto e como aproveitar suas vantagens. Boa leitura!
O que é auditoria de frete?
A auditoria de frete consiste na conferência das faturas enviadas pelos transportadores contratados. O seu principal objetivo é a verificação de divergências, como erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram prestados por elas. De forma simples, é um meio de validar os valores que estão sendo cobrados em comparação com o que foi negociado com os fornecedores de serviços de transportes.
Portanto, trata-se de uma análise técnica, pois o crescimento nos custos dos fretes pode acontecer por diferentes razões, e não só pelo aumento da tarifa. O valor sobe também por cotações erradas dos preços, cálculos fora da tabela de frete e reajuste automático. Ou seja, sua finalidade é identificar incongruências e falhas nas operações para serem corrigidas e, ao mesmo tempo, otimizar o trabalho.
Como a auditoria de frete funciona na prática?
A auditoria de frete pode ser realizada por um profissional interno ou externo da empresa, desde que ele tenha qualificação suficiente para executar o serviço. Afinal, todos os documentos da organização serão analisados minuciosamente, garantindo precisão e autenticidade. Na prática, é necessário seguir as orientações a seguir.
Faça conferências recorrentes
Diariamente, as transportadoras enviam as pré-faturas para os embarcadores. Elas são uma amostra dos serviços executados para que a empresa confira e confirme se estão corretas. Em seguida, a terceirizada gera as faturas para pagamento. Mesmo que se faça essa conferência na primeira fase, é preciso repeti-la constantemente para verificar se os valores estão dentro do que foi acordado.
Use a tecnologia de auditoria de frete a seu favor
Invista em um sistema de automação de processos — Transportation Management System (TMS) — para reduzir erros, trazer segurança às informações do seu negócio e garantir agilidade na execução das tarefas. Essa ferramenta vai auxiliar muito a auditoria de frete, porque os processos já estarão informatizados, eliminando as conferências manuais.
Compare os valores
Levante o saldo de cada transportadora que o atende para comparar os valores cobrados e descontos que são dados. Isso trará maior controle financeiro, de modo que você saberá quem está atuando acima do mercado. Consequentemente, poderá optar pela que presta um serviço mais qualificado e que não cobra caro, obtendo maior lucratividade.
Identifique erros
Quando se identifica os erros, descobre-se quais os motivos que geraram determinada cobrança pela transportadora. Logo, é possível fazer novos cálculos diante do que já foi estabelecido e oferecer desconto por algum estrago, extravio ou atraso na entrega das mercadorias.
Opte por uma boa ferramenta de auditoria de frete
O sistema de troca eletrônica de dados (EDI) precisa garantir o compartilhamento de documentos de forma ágil, como nota fiscal eletrônica (NF-e) embarcada, recebimentos de Conhecimento de Transporte (CT-e) enviados, de faturas e demais arquivos.
Por que é importante que a auditoria de frete seja precisa e eficiente?
A auditoria de frete é relevante porque ajuda a empresa a não pagar por serviços e valores além do combinado. Contudo, deve-se manter um monitoramento visando evitar cobranças indevidas, pois quando isso ocorre, atingirá os departamentos tributário, fiscal, controladoria, financeiro etc.
Procure realizar uma auditoria a partir do momento em que o CT-e foi emitido. Dessa forma, você terá certeza de que a transportadora está cumprindo com o contrato. Do contrário, avise-a e solicite o cancelamento dentro do prazo.
Quais são os maiores benefícios proporcionados?
Diversos são os benefícios da auditoria de frete, porém, é preciso estar atento a todos os detalhes, bem como realizar os investimentos necessários para que ela cumpra seu papel e proporcione maiores ganhos ao embarcador. Por isso, confira as vantagens abaixo.
Segurança
As informações geradas pela empresa quando estão dentro de uma plataforma eletrônica estão mais protegidas. Isso porque o acesso a elas será liberado somente para profissionais autorizados. Por conseguinte, o risco de perda é minimizado, já que é exigido senha, além de haver backups.
Centralização dos processos
O sistema utilizado pela auditoria precisa ser direcionado à gestão de frete. Essa exigência é importante para que se obtenham inúmeros dados e consiga-se controlar as operações. Mais um requisito está na facilitação ao contratar uma transportadora.
Análise das informações com precisão
Ao utilizar a tecnologia de auditoria de frete, você terá informações precisas, em tempo real e mensuráveis. Poderá também simular os cálculos, analisar o histórico do seu negócio e controlar os custos de cada etapa. Assim, você tomará decisões mais acertadas, uma vez que serão baseadas em dados.
Facilidade na EDI
Com a troca eletrônica de dados (EDI), os arquivos são compartilhados instantaneamente, independentemente do seu tipo. Assim, é possível receber e enviar faturas, notas embarcadas, CT-e, contratos e outros. Tudo de maneira segura.
Redução de erros com auditoria de frete
A contratação de uma auditoria de frete é fundamental para encontrar erros nos processos e nas operações, já que o volume de cargas transportadas no dia a dia são grandes. Logo, erros surgem e precisam ser controlados. Assim, a auditoria oferece um mapeamento das ocorrências.
Controle sobre as finanças
Ao manter um sistema informatizado e integrado, o gestor tem uma visão holística sobre os custos, fretes e receitas, de forma que consegue planejar o fluxo de caixa, agilizando o pagamento das empresas de transporte e reduzindo os gastos relacionados à logística. Com isso, garante-se o cumprimento das tabelas e regras efetivadas na negociação entre embarcadores e transportadoras.
Otimização nas entregas
A auditoria de frete melhora a gestão de transporte, aumentando a qualidade das operações e elevando a eficiência dos prazos de entrega e a satisfação dos clientes. Isso porque as mercadorias podem chegar ao destino antes da data programada, proporcionando fidelização por parte do consumidor.
Concorrência mais qualificada
Mais uma vantagem é que o processo de seleção de parceiros se torna mais qualificado, aceitando apenas aqueles que têm nível de controle e qualidade nos seus processos. Essas situações nivelam a concorrência por cima.
Fidelização de clientes
Quando a organização apresenta baixo índice de erros em suas operações, o cliente passa a confiar ainda mais no embarcador e ele acaba conhecendo quais transportadores são mais adequados para seus clientes.
Erros fiscais evitados
Se as falhas forem fiscais, os custos serão mais elevados, seja no pagamento indevido de impostos ou com valores menores e demais penalidades. Da mesma forma, a auditoria de frete verificará isso, corrigirá e aprimorará os processos dos envolvidos, com objetivo de aumentar a economia para todos.
Como surgem as divergências de frete e como resolvê-las?
Geralmente, as divergências de preços acontecem por controles que não estão informatizados na operação logística, como o uso de planilhas eletrônicas que não trazem atualização constante.
Isso provoca desconfiança e falta de transparência na troca de dados com os clientes. Para reduzir as falhas, os documentos precisam ser padronizados, com limitação de acesso para que evitem alterações. No entanto, o indicado mesmo é investir em sistemas parametrizados que atendem às necessidades de sua empresa.
Outra maneira de corrigir erros e evitar problemas para transportadoras e clientes é estabelecer níveis aceitáveis, ou seja, indicadores de controle. Quando for ultrapassada alguma marca, será realizado uma análise de causa para traçar a resolução. Todos devem ser assinalados e informados à transportadora.
Quais são os componentes das tabelas de preços?
As empresas de transportes realmente são muito flexíveis nas definições de suas tabelas de preço, ao ponto de customizá-las para cada cliente. Aparentemente, isso é bom, pois ela procura realmente satisfazer as necessidades específicas de cada um. O ônus é que para evitar a evasão de receitas, as transportadoras acabam criando uma série de regras que abrangem tarifas adicionais e que, se não forem muito bem controladas, dão margem para cobranças bem generosas.
Há diversos componentes utilizados para compor os preços, e é o arranjo deles que acaba dificultando o controle. Muitas vezes, para calcular apenas um elemento, uma série de variáveis precisa ser considerada. Por exemplo, vamos questionar o cálculo do pedágio. Para isso, precisamos saber se:
- é calculado sobre o peso ou valor da mercadoria;
- considera faixas sobre o peso;
- incide sobre a nota ou no final com todas as notas agrupadas;
- leva em consideração o peso real ou cubado;
- utiliza fração ou é arredondado para inteiro;
- tem taxa extraordinária.
Cada componente do frete pode ou não considerar uma série de variáveis que sofre negociação caso a caso. Infelizmente, para escapar algum detalhe de nosso controle, não é preciso muito esforço. E normalmente o que acontece? O preço aumenta.
São centenas ou milhares de conhecimentos que devem ser conferidos. Por ser um processo que não agrega valor ao produto das empresas, tende-se a deixar a equipe o mais enxuta possível. Ou seja, dificilmente existem colaboradores suficientes para garantir um bom trabalho. É aí que os erros acontecem.
Diante do que foi mostrado, fica evidente a importância de uma auditoria de frete na gestão de uma empresa, principalmente, para controle e redução de gastos. Com esse processo, pode-se melhorar o relacionamento com clientes, fornecedores e transportadoras.
Para apoiar no processo de auditoria de fretes, a GKO desenvolveu duas soluções: a de software, que é o GKO FRETE, um sistema especialista na gestão do frete, e de serviços que é a LogPartners, um serviço de terceirização da auditoria de fretes.
Para saber mais acesse os sites GKO FRETE e LogPartners.
