A auditoria de frete é primordial para manter o equilíbrio financeiro no transporte de cargas terceirizadas, pois evita que pagamentos incorretos sejam realizados. Como os embarcadores trabalham com mais de uma transportadora, é preciso manter o controle das mercadorias que estão sendo entregues por cada um deles.
No entanto, fazer isso de forma manual e internamente pelo time de logística, além de demandar tempo e dinheiro, não é nada produtivo. Dessa maneira, é aconselhável analisar como empresas especializadas em auditoria de frete podem contribuir para manter os custos de frete dentro do acordado com os parceiros de transporte. Por isso, apresentaremos as orientações de Aline Branco, gerente de operações logísticas da LogPartners, sobre as suas vantagens e como esse serviço pode ajudar os embarcadores. Acompanhe!
O que é a auditoria de frete?
Na verdade, a auditoria de frete é a atividade que verifica os valores presentes nos documentos enviados pelos transportadores, podendo ser Conhecimentos de Transporte eletrônico (CT-e) ou Notas Fiscais de Serviço Eletrônica (NFS-e). Seu objetivo principal é identificar discordâncias, erros e duplicidades na cobrança de serviços que não foram prestados pela empresa de transporte.
Isso garante que o que foi acordado entre o embarcador e transportador seja cumprido adequadamente. Diante disso, deixar de fazer esse serviço é abrir margem para que ocorram cobranças em duplicidade e entregas que não foram feitas, preços indevidos, erros na tabela de frete, reentregas, entre outros problemas.
Por que ela é importante nas empresas?
Essa atividade é importante para evitar que os embarcadores paguem valores incorretos ou fora do que foi negociado. Por isso, é preciso que haja acompanhamento constante, visando evitar prejuízo com cobranças erradas para se pagar apenas o que foi efetivamente concretizado.
Se o que for pago tiver alguma falha, isso envolverá os setores tributário, fiscal e contábil. Em suma, considerando a relevância desse procedimento, a auditoria precisa ser realizada diariamente com a intenção de reduzir equívocos e, assim, prevenir os prejuízos.
Como funciona o serviço de auditoria de frete da LogPartners?
A LogPartners é o braço da GKO Informática dedicado ao outsourcing da gestão de fretes do embarcador, nos setores de visibilidade, da eficiência operacional, de custos de transporte e auditoria de fretes.
O serviço contribui também para o acompanhamento de entregas de mercadorias e o planejamento de estratégias com uma equipe especializada. O interessado aproveitará os recursos por meio de uma central de conveniências compartilhadas.
Quais são os benefícios do serviço da LogPartners?
A auditoria de frete faz parte da gestão de fretes, em que se conferem as faturas dos transportadores para saber se eles estão cumprindo o que foi negociado. Isso é executado com o apoio de um software que verifica toda a documentação automaticamente em questão de segundos.
Esse software apoia na identificação de várias inconsistências evitando diversos problemas, tais como:
- reajuste fora do planejamento: a cobrança deve seguir apenas a tabela de preço e na validade;
- cálculo de frete não condizente com a tabela: capacidade de reduzir os custos logísticos ao prevenir superfaturamento e outras discrepâncias financeiras;
- cobranças em duplicidade: cobrar duas vezes ou mais pelo mesmo documento;
- cobrar por serviços não realizados.
Além disso, o outsourcing do processo de auditoria de fretes traz outras vantagens aos embarcadores, tais como:
- garante economia na conta de frete;
- evita erros fiscais e penalidades decorrentes;
- traz maior qualificação dos parceiros de transporte;
- assegura mais previsibilidade da conta frete e fluxo de caixa.
Quais são os riscos que as empresas correm ao não realizarem a auditoria de frete?
A LogPartners foca inteiramente na auditoria logística, com uma equipe qualificada para atuar na área, preservando o tempo valioso de gerentes e especialistas. Desse modo, seus empregados são poupados de lidarem com cobranças complexas. Logo, os mesmos são direcionados aos negócios para gerarem lucro.
Afinal, tempo e atenção sempre estão entre os recursos mais significativos. Portanto, não ter o serviço especializado e focado na auditoria de 100% das cobranças de frete pode gerar prejuízos recorrentes, que podem se tornar um montante significativo em um espaço de meses — e, consequentemente, um aumento no custo de frete da empresa. Geralmente, as organizações que optam pelo sistema têm um cenário complexo, sem nenhum controle, com muitas divergências de informações e pagamentos indevidos.
Como uma auditoria de frete pode ser feita de maneira eficiente?
Realize a conferência com periodicidade, faça a contestação das divergências que houver e invista em tecnologia para ter um controle centralizado dos processos. Em seguida, basta receber os documentos das coletas das transportadoras de forma eletrônica para o início da auditoria das faturas e a liberação delas para pagamento.
A Puma, marca esportiva de calçados, vestuário e acessórios, transferiu à LogPartners a gestão de seus fretes com o objetivo de obter mais eficiência e precisão de informações. Para exemplificar, a organização contratou os serviços de auditoria de frete e não teve mais erros de pagamento. Da mesma forma, aconteceu com a Sanofi e a Merck, organizações do setor laboratorial que tiveram uma redução considerável de equívocos nas cobranças.
De que forma a tecnologia contribui com a diminuição de erros no processo?
É difícil trabalhar sem a automação de processos. Por isso, a LogPartners investiu em sistemas de informação para reduzir falhas humanas, além de ter segurança nos dados e agilidade. Dessa forma, a ferramenta que auxilia a auditoria é o sistema GKO Frete, que elimina a conferência manual, visto que todas as informações corretas estão no sistema. Logo, é possível garantir o pagamento devido às transportadoras pelos serviços executados.
Com os serviços da LogPartners, os clientes recebem por semana os Key Performance Indicators (KPIs) contendo o status da auditoria de frete de todas as faturas. Além disso, mensalmente são enviados indicadores de desempenho com visões gerenciais dos controles e custos das entregas para fazer a verificação necessária.
Ficou interessado? Para contratar o sistema, entre em contato com a área comercial da GKO Informática!
