Se você embarcador deseja ter um controle e otimização de seus ativos, redução nos custos com transportes, aumento na utilização de seus ativos, diminuição da ociosidade de seus veículos, melhoria no nível de serviços (Coleta e Entrega) e aumento na satisfação dos clientes, então necessita de uma Torre de controle.
Dependendo do tipo de contrato, mesmo a frota não sendo sua, a gestão ou cogestão deve ser feita por sua empresa.
Ao olharmos para o passado, notaremos que a logística sempre esteve presente em nossas vidas e nas gerações anteriores, principalmente nas atividades militares onde comandantes tinham que resolver com maestria a movimentação de tropas, munição e equipamentos de socorro médico.
Porém com o fim da segunda-guerra mundial notamos uma evolução da Logística que segundo alguns autores (Novaes, 2005) determinam em fases a evolução Logística.
- Primeira Fase – (Atuação Segmentada),
- Foco no Estoque e no Preço dos Fretes
- Segunda Fase – (Integração Rígida),
- Evolução na Programação da Produção (MRP). Busca por planejamento produção
- Terceira Fase – (Integração Flexível)
- Advento do (EDI)integração de Dados entre Empresa, computação e gestão da informação já tem uma maturidade significativa.
- Quarta Fase – (Integração Estratégica) ou Supply Chain Management
- Integração Logística entre diversas empresas
- Redução do Custo Total da Cadeia
- Satisfação do Consumidor
Dessa forma, notamos que tudo que há na vida passa por uma evolução e esta evolução também aconteceu na Logística. Nos propomos a sermos ousados e inserirmos mais uma fase, como maturação da Logística, que para nós já é um caminho sem volta, a fase em questão seria:
- Quinta Fase – (Logística 4.0) e IOT
- Torre de Controle
Inserimos a Logística 4.0 e a internet das coisas (IOT) como uma evolução já existente, sendo real e necessária para todos, seja Cliente ou Fornecedor, bem como os meios que fazem com que toda a cadeia logística funcione adequadamente, nosso famoso Supply Chain Management.
Dessa forma, inserimos nesta Fase a nossa Torre de Controle, sendo esta, uma realidade e uma verdade absoluta que veio para ficar.
Torre de controle ou gestão por incêndio
Sabemos que a malha rodoviária é responsável por 60% do escoamento de cargas no país. Propositadamente inserimos este título como uma forma de dizer do que é percebido na Logística de Transporte, sabemos que as empresas de Transportes, Operadores Logístico e Embarcadores fazem o impossível muitas vezes para que as cargas cheguem ao destino final, as vezes esquecendo da máxima da logística, ou seja, com o menor Custo, no Tempo certo e na Qualidade proposta.
Neste artigo vamos focar na Torre de controle para os Embarcadores, e é neste sentido que queremos esboçar o porquê de sua implementação.
Voltando ao enunciado deste tópico, notamos que muitas vezes trabalhamos por uma Gestão voltada para o Incêndio, ou seja, somos verdadeiros bombeiros apagando incêndio ao longo da cadeia.
Quantas vezes notamos que somos puxados pelos clientes (valendo a lei do: quem grita mais alto leva) e não por um planejamento e processos adequados?
A falta de um processo bem desenhado e controlado intensifica negativamente os efeitos dos mais variados problemas que ocorrem no dia a dia da operação, tais como: pedidos de venda errados, falhas no planejamento de cargas, falta de documentos de viagem, indisponibilidade da frota, erros na expedição, erros na coleta ou entrega.
Do que é composta uma torre de controle
Uma torre de controle é composta de vários componentes, tanto de entradas como de saídas.
Como componentes de entradas temos:
- Recursos Humanos
- Processos
- Tecnologia e
- Infraestrutura Operacional
Como componente de saída temos:
O cliente como foco principal. As demais saídas que iremos pontuar abaixo são balizadores que farão com que os embarcadores possam ser ágeis e competitivos no mercado.
As principais saídas que teremos em uma torre são:
- Informações pertinentes ao Trajeto de Coleta e Entrega para os clientes
- Informações Relativas às operações para os clientes.
- Informação dos Ativos Operacionais – Nosso ou gerenciados por nós (Cavalo – Carreta – Motoristas)
- Informações à alta Gestão e Demais Departamentos
Porém para se obter uma alta qualidade de performance na Torre é necessário que haja integração entre os recursos.
Integração entre os recursos da torre de controle
Para que haja uma maturidade e evolução entre os recursos de Entrada da Torre de Controle é necessário que haja sinergia entre eles, ou seja, precisamos que os Recursos Humanos (Colaboradores da Torre) tenham seus Processos e scripts bem definidos, com a utilização da Tecnologia e Integração entre elas, e que toda a Infraestrutura Operacional esteja apta a atender a solicitação/requisição da Torre de Controle.
Neste sentido esboçamos um pouco sobre o que esperar de cada um dos recursos citados acima.
Tecnologia
Se fossemos ser objetivos diríamos que a principal atividade de uma Torre de Controle é ser COLABORATIVA e munir de informações todos os participantes da cadeia logística, ou seja, teríamos que ter VISIBILIDADE de toda a operação e disponibilizar para os nossos pares ao longo da cadeia logística.
Hoje em dia ao analisarmos alguns embarcadores, notamos muitas vezes que problema não é a “ausência” de ferramentas tecnológicas, notamos que muitas deles possuem até em excesso, o problema está na inexistência de integração entre as mesmas.
Dessa forma, é ocasionado uma baixa performance operacional, exigindo que o colaborador trabalhe com 2 ou até mesmo com 3 monitores para controlar as operações.
O que as empresas ainda não se atentaram até aqui, é que em tempo de logística 4.0, IOT e Inteligência Artificial, os sistemas deveriam e teriam obrigação de trabalharem a nosso favor e não ao contrário.
Quantas vezes percebemos que para se obter determinados resultados em um sistema de controle e gestão, necessitamos ter no meio 2 ou mais colaboradores para inputs, isso passa a ser absurdo, mas acontece, o momento atual é de olhar para estes sistemas e propor integrações entre eles e fazer com que a torre trabalhe por exceção, ou seja, atuando naquilo que mereça foco e atenção.
Processo
Em um cenário perfeito onde todas as ferramentas tecnológicas acima estejam integradas, necessitamos de processos bem definidos e claros que agilize as informações entre os 3 principais elos da cadeia logística: cliente final, transportadores e embarcadores permitindo assim um melhor gerenciamento dos pontos de ruptura e dos erros operacionais.
Dessa forma, temos a obrigação de montar processos claros e disseminá-los para todos os envolvidos na cadeia logística, bem como propor melhorias para os envolvidos no elo logístico.
Só teremos evolução em nossa torre de controle se os processos forem bem escritos, treinados e estes não serem estáticos, ou seja, devem ser aplicado o PDCA sempre que houver uma alteração ou mudança no escopo do processo.
NÃO TEREMOS TORRE DE CONTROLE SEM PROCESOS.
Para aplicabilidade da Torre todos os processos devem ser escritos e compreendidos facilmente, estes deverão ser específicos para cada tarefa e função sobre quem deverá atuar em determinada situação ou evento.
Necessitamos ser precisos, não devemos nos iludir e ir direto para o cenário otimista ao escrever um procedimento, devemos ser sinceros e ir otimizando os processos ao passo que a maturidade da torre aconteça.
Devemos procedimentar todas as exceções que existirem, pois estas servirão para montagem de nossos futuros Planos de Contingência.
Outro requisito necessário que tanto comentamos aqui é sobre a ferramenta PDCA (Planejar, Documentar, Controlar e Agir), esta deverá ser compreendida e executada por todos do time da Torre de Controle.
Também devemos deixar claro sobre Níveis de atendimento Serviços (SLA), pois estes deverão ser específicos para cada cliente ou situação, escrevendo cada passo a ser medido, controlado nas operações, ou outros eventos se houver necessidade.
Recursos humanos
Para se obter êxito e lucratividade com a implantação da Torre de Controle, necessitamos da presença do fator humano, pois de nada adiantaria possuirmos ferramentas tecnológicas de última geração, processos bem definidos, estes bem escritos e treinados se não possuíssemos o nosso maior ativo, nosso maior bem, os nossos colaboradores.
Porém precisamos ter discernimento com relação a escolha das peças (colaboradores) para atuarem na Torre de Controle.
A Torre de Controle demanda profissionais: altamente comprometidos, flexíveis, ágeis e com boa capacidade analítica e com pré-disposição para agir proativamente.
Quantos colaboradores necessitamos para tocar uma Torre de Controle?
Geralmente para cada Modelo de Estrutura de Torre, (veremos mais a frente), necessitaríamos de uma Trinca com:
- Coordenador Logística
- Analista Logística e
- Assistente Logística
O que devemos ter em mente é que o número exato de colaboradores irá depender da MODALIDADE a ser aplicada e dos processos a serem elencados, bem como o número de NIVEL DE SERVIÇO (SLA) proposta na operação.
A tendência natural de uma Torre de Controle é que ela trabalhe com menos estresse e mais com gestão e controle, pois o foco da Torre será ‘sempre’ atuar na exceção.
Infraestrutura operacional
Temos que ficar atentos aos requisitos necessários para a montagem da torre de controle:
- Ambiente: instalações, postos/baias de trabalho
- Tecnologia: software, servidores, estações e painéis e
- Equipamentos: cavalo e carretas (próprias e/ou de terceiros)
Quais atividades serão desempenhadas na torre de controle?
Com os recursos bem definidos e alinhados, a Torre de Controle irá gerir suas atividades e tender a zero os erros operacionais.
Abaixo vamos elencar algumas atividades que realmente fazem parte das Atividades de uma Torre de Controle, são elas:
- Planejamento e Controle das Operações
- Monitoramento da Performance Operacional, atuando sempre na exceção
- Visibilidade de toda a operação
- Gestão das entregas
- Tratativas nas ocorrências
- Gestão de risco e
- Logística reversa
Poderíamos enumerar mais atividades, porém a lista seria grandiosa, dessa forma, enumeramos algumas, apenas para sintetizar o que é de Responsabilidade de uma Torre de Controle.
Para todas atividades acima, devemos ter KPI (Key Performance Indicator) que traduzindo em termos gerais significa: “Indicadores de Performance”.
Tudo que é realizado na Torre de Controle deverá obrigatoriamente ser medido, analisado, por isso a necessidade dos Recursos (Pessoas, Processos e Tecnologia) estarem alinhados.
São inúmeros os indicadores que uma torre terá que gerir, porém se fossemos elencar daria um artigo completo único e exclusivo sobre indicadores, porém o que temos que ter em mente é que os indicadores, ao passo que há evolução natural da nossa Torre de Controle, tendem a reduzir, até chegarmos em um número ideal de análise.
Dessa forma, o que salientamos é que não existe um número (x) de indicadores, o que alertamos é para que não corramos o risco de criar indicadores para medir outros indicadores, dessa forma, cairíamos em erros crassos de gestão.
A proposta é dividir os indicadores em:
- ESTRATÉGICOS
- OPERACIONAIS e
- REQUERIDOS
Sendo estes todos alinhados com a Gestão Estratégica da empresa e da Torre de Controle.
Quando implantar a torre de controle?
Sabemos que a implantação de uma Torre de Controle é complexa e trabalhosa, porém prazerosa quando alcançamos os objetivos.
Para implantarmos a Torre de Controle devemos alinhar nossos objetivos, metas e repassar para todos os colaboradores, e estes deverão estar convictos dos benefícios e vantagens na implantação da torre de controle.
A Torre de Controle já é uma realidade e uma necessidade em muitos embarcadores e todos aqueles que precisam monitorar processos na cadeia logística, terão que implantar.
Devemos levar em consideração vários fatores, tais como:
- nosso nível de OTIF
- o nível de reclamação de nossos clientes
- percentual de entregas erradas
- qualidade do relacionamento com as transportadoras
- problemas no redespacho
- qualidade de trabalho dos colaboradores – como o nosso pessoal está trabalhando, como entram e saem ao final do dia, se o nível de stress é elevado e se estão levando trabalho para casa, ou o famoso celular tocando no decorrer da noite
- necessidade de dar visibilidade das entregas ao time interno e aos clientes
Dessa forma, se um ou mais destes fatores apresentarem problemas, saiba que chegou a hora da empresa pensar em ter uma Torre de Controle.
Autor
Mauro Reis (linkedin.com/in/mauro-reis)
Diretor de Serviços da itLoger
Sobre a itLoger
A itLoger é uma consultoria de resultados, que entrega muito mais que processos, relatórios e indicadores. Entrega melhorias na gestão, proporcionando aumento dos resultados e eficiência nos processos, com atuações alinhadas às metas de cada projeto.
