A qualidade do serviço de transportes é um elemento muito importante para empresas embarcadoras conseguirem fazer a gestão de frete. Esse fator influencia diretamente na satisfação do cliente, tendo como consequência a intervenção nos resultados do negócio e na imagem que ela vai passar para o mercado.
Devido à sua complexidade, trata-se de um processo sensível e difícil de ser controlado, suscetível a muitas variáveis que podem intervir e causar problemas. Essas variáveis trazem riscos, como atraso na entrega ao cliente, perda de mercadorias e falta de segurança durante o transporte.
Todos esses fatores, se negligenciados, prejudicam a forma como o cliente vê a empresa, dificultando que ele feche novos negócios e resultando em uma propaganda negativa para o mercado. Para que sua gestão de frete seja eficiente, separamos algumas dicas a serem seguidas. Confira!
1. Conheça a sua operação
Ter o conhecimento da operação como um todo é essencial para que a gestão de frete seja feita de forma precisa. As falhas acontecerão nos detalhes. Sendo assim, se uma análise de riscos é feita e o gestor desconhece esses elementos, eles se tornarão surpresa e estarão fora de seu controle, dificultando a resolução de problemas.
Uma das maneiras de fazer esse mapeamento é com a aplicação do VSM — Value Stream Mapping, que tem como objetivo identificar todos os processos que compõem uma operação, verificando movimentos, calculando tempo e descobrindo os gargalos que podem gerar problemas no futuro.
2. Acompanhe os indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho serão o termômetro para medir os resultados. É importante que esses KPIs sejam determinados de acordo com as reais necessidades da empresa. Logo, em primeiro lugar, é necessário listar quais são os aspectos mais críticos que a gestão de frete precisa acompanhar. Se questione: quais são meus processos críticos e onde se encontram os gargalos?
Depois disso, é fundamental preparar a equipe e deixar claro que, para resolver os problemas, os dados inseridos nos indicadores devem ser precisos e transparentes. Eles são uma ferramenta gerencial para controle de riscos e devem fundamentar as tomadas de decisões estratégicas.
3. Estipule o valor adequado ao serviço
O cliente deseja valores justos e o mercado está repleto de concorrentes prometendo o melhor serviço com o menor preço. Entretanto, o menor valor pode trazer prejuízos para a empresa.
Qualquer ônus causado pela faixa de preço escolhida resultará em prejuízo para o seu negócio. Portanto, é essencial trabalhar em prol da criação de uma vantagem competitiva, que o diferenciará dos concorrentes. Visto que, qualidade pode resultar em preços mais altos, porém, também traz a satisfação do cliente em receber a carga sem atrasos e de forma íntegra, sem avarias ou extravios.
4. Tenha bons parceiros
A gestão de frete se torna mais simples quando seus fornecedores são ao mesmo tempo, seus parceiros. O bom relacionamento entre as partes fortalece o elo de responsabilidade, necessário para ambos os lados.
Com isso, os níveis de segurança quanto ao serviço a ser prestado serão altos, deixando o cliente mais seguro em contratar sua empresa. A boa relação, também, pode influenciar nos custos e no atendimento de demandas urgentes.
5. Obtenha o controle de seus processos
A eficiência está relacionada a uma alta produtividade e a um baixo nível de erros operacionais, que causam retrabalhos e prejuízo ao resultado da empresa. Diante do grande volume de dados, documentações e burocracias que o gestor de frete tem que administrar, manter tudo sob controle pode ser um desafio.
Contudo, esse controle é a barreira para que as falhas de operação não cheguem ao cliente — e não pode falhar. Os detalhes não podem ser negligenciados, caso contrário, a organização arcará com prejuízos.
Então, saiba quais são as documentações essenciais para os processos, tenha a prova real entre os valores negociados e os cobrados dos fretes, acompanhe as entregas e busque sempre o feedback do seu cliente. É a partir das informações vindas dele que você deve se basear para aumentar os níveis de qualidade do seu negócio.
6. Faça análise de performance das transportadoras
Para não ter surpresas durante um serviço de fretes prestado, é importante conhecer as transportadoras que prestam serviços para a sua empresa. A melhor forma de obter esse conhecimento é mapear a performance de cada uma.
Estabeleça os parâmetros a serem observados e, a cada frete, pontue os elementos. Assim, você saberá quais transportadoras são as melhores, quais as que atendem mais adequadamente determinada região, entre outros detalhes.
7. Utilize a tecnologia de gestão de frete a seu favor
O ponto principal da eficiência na gestão de frete é a utilização da tecnologia. Hoje há muitas opções do mercado, desde as mais simples, que têm o básico de acompanhamento de fretes e gestão de entregas, até as opções mais completas, com gerenciamento de dados e auditoria dos fretes. Um sistema de gerenciamento de transportes pode auxiliar nas seguintes atividades:
- cálculo e precificação de fretes;
- comparação entre valores planejados e cobrados;
- simulações de fretes;
- geração do picking list de separação de entregas;
- controle de entrada e saída de veículos;
- agendamento e acompanhamento de entregas;
- facilitador de comunicação com as transportadoras;
- composição de relatórios para análises gerenciais.
A tecnologia deve servir como uma ferramenta, mas de qualquer forma, se faz necessária uma equipe capacitada e ágil para que os sistemas possam trazer os benefícios que prometem. Com isso, o tempo será melhor utilizado e a produtividade da equipe tende a aumentar, melhorando os resultados.
A gestão de frete é um elemento de grande importância dentro de uma organização embarcadora e deve ser feita de forma clara e precisa. A eficiência virá de acordo com a forma como as atividades forem exercidas.
Afinal, controles manuais tendem a deixar passar falhas que serão encontradas pelo seu cliente no momento de entrega da mercadoria. Por esse motivo, investir em um sistema que facilite as atividades e deixe o processo menos complexo é fundamental para que os resultados sejam positivos.
8. Antecipe a demanda
Não espere que o problema apareça. Você pode, por exemplo, antecipar sua demanda para garantir a gestão do frete. Para isso, faça um planejamento para excluir ou minimizar erros e falhas que atrapalhem as entregas. Inclusive, nesse ponto, é aconselhável estipular a provável demanda para os meses seguintes. Claro, que não será 100% certa, mas assim, é possível para organizar os processos baseados nos dados. Porém, estes precisam ser confiáveis e receber constantes atualizações.
9. Entenda como funciona o cálculo do frete
Existem duas categorias essenciais no frete. A primeira diz respeito aos que são pagos em suas compras para manter o negócio (inbound). Já a segunda está relacionada àqueles pagos para entregar seus produtos aos clientes (outbound). Logo, seu custo de venda está ligado à margem de lucro das mercadorias e serviços comercializados.
Desse modo, defina quais são os fornecedores mais frequentes, os clientes constantes e as rotas geralmente utilizadas para distribuição de mercadorias e operações de entrega previstas. Verifique a distância média desses caminhos, a quantidade e o valor médio dos produtos transportados e demais custos. Uma vez identificados, será possível separar as operações em que os custos são condizentes e dão lucro das que causam prejuízos.
Mais um detalhe sobre o frete é que seus custos têm diversas variáveis para compor o preço final. Entre eles, estão a origem da mercadoria, o destino dela, suas dimensões em peso, altura, largura e comprimento, o prazo de entrega, as taxas a serem pagas e muito mais.
10. Desenvolva uma estratégia de entrega
Depois de conhecer profundamente as necessidades de seu negócio e avaliar os parceiros para ter segurança de que vão atendê-lo com maestria, é preciso desenvolver uma estratégia de entrega para que os produtos cheguem aos clientes em boas condições.
Vamos exemplificar: a LogPartners, que também faz parte da GKO, auxilia na gestão de frete do embarcador. Logo, ela pode participar do processo de estratégia de entrega, já que conta com profissionais especializados em atendimento. Em sua plataforma, é possível combinar tecnologias TMS de planejamento, controle de execução e de custos, gestão de processo e pagamento de transportes.
11. Faça política de trocas e logística reversa
Desenvolva em sua organização uma política de troca e devolução de mercadorias, já que o consumidor tem o direito de desistir da compra em até 7 dias. Nesse momento, entra a logística reversa coletando os volumes devolvidos no endereço dos clientes para retornarem a indústria ou distribuidores.
Perante essa ação, seu negócio economizará tempo e custos. Do contrário, a falta de processos gerará perdas. Isso também demonstrará uma postura proativa quanto às soluções de problemas, além de profissionalismo na área em que atua.
12. Alugue galpões
Outra estratégia interessante é alugar galpões para otimizar a gestão de frete. Assim, um centro de distribuição bem localizado facilitará a entrega e estreitará o relacionamento com os clientes. Além, é claro, de reduzir custos e prazos, principalmente para empresas de médio e grande porte que distribuem para diversas regiões.
13. Utilize um planejamento de rotas
O combustível é um item relevante e que abrange boa parte do custo de frete. Por isso, quanto mais puder reduzir esse gasto mediante um planejamento de rotas, mais barato ele ficará. Com a otimização de entregas, é possível atender mais clientes. Essa prática proporciona satisfação dos consumidores porque recebem seus produtos rapidamente.
14. Determine metas
Para motivar a equipe e fazer sua empresa crescer, estabeleça metas. Porém, elas devem ser constantemente mensuradas e acompanhadas para saber se o negócio está obtendo resultados. Contudo, selecione um método, por exemplo, o SMART, que traz as seguintes metas:
- específica: informe o objetivo com clareza para que qualquer pessoa entenda ao examiná-lo e não fique com dúvidas;
- mensuráveis: selecione um percentual para atingir, podendo ser de quantidade de fretes realizados, de entregas dentro do prazo ou tempo para resolução de problemas;
- atingíveis: toda meta precisa ser determinada, mas com coerência, de modo que a equipe consiga cumpri-la para estimular os resultados;
- relevantes: também é preciso fazer sentido para quem vai executar e produzir resultados expressivos;
- temporal: deve ter data para começar e terminar.
Dessa maneira, você tirará seus colaboradores da zona de conforto. Todavia, lembre-se de que as metas devem ser positivas, monitoradas, efetivas e, se no meio do caminho necessitar de ajustes, faça-os.
15. Realize a gestão de riscos e perdas no transporte
Mais um ponto fundamental é fazer a gestão de riscos e perdas. Isso significa criar medidas e planejamento para se prevenir das adversidades durante os trajetos, sendo acidentes, roubos de cargas, peso acima do limite do caminhão que vai acarretar multa, até mesmo um problema de saúde com o motorista.
Na verdade, é preciso pensar e avaliar todas as situações de ponta a ponta, desde o armazenamento, passando pela distribuição, chegando à entrega. Uma vez feito isso, você saberá escolher o veículo mais adequado, resultando em melhoria nas técnicas, prevenção na troca de peças estragadas, número de funcionários para carga e descarga, entre outros benefícios.
Para começar, é essencial recrutar profissionais qualificados, oferecer treinamento constante na empresa para eles, identificar os erros e corrigir cada um deles. Portanto, as ações básicas se ampliarão para as mais complexas.
16. Treine a equipe
Como dito anteriormente, o treinamento é crucial para que a equipe esteja preparada. Assim, ensine as melhores técnicas para otimizar as operações, como o motorista a fazer um checklist do caminhão para identificar problemas. Aliás, essa atitude reduz acidentes e protege o profissional e a carga.
Inclusive, há veículos com tecnologia que auxiliam na verificação de falhas, que mostra como obter mais performance e eficiência. Essas inovações devem ser apresentadas a eles para gerar resultados positivos.
Afinal, o capital humano é tão relevante quanto máquinas, equipamentos e softwares. Por isso, compartilhe as boas práticas, dialogue com seus funcionários e responda suas dúvidas para oferecer o melhor atendimento aos seus clientes.
Enfim, há inúmeros fatores que interferem na boa gestão de frete. Assim sendo, faça uma autoanálise de sua empresa para conhecer as carências e o que está atrapalhando seu crescimento.
Com isso, a rotina das operações se tornam mais qualificadas, os caminhões são mais aproveitados e as entregas mais ágeis, trazendo fidelização dos consumidores. Dessa forma, você também pode reduzir custos e aumentar a lucratividade, bem como fortalecer a marca no mercado.
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